Лекции по «Телекоммуникационные и компьютерные технологии в связях с общественностью»

 

Возможности использования  программы Microsoft Excel для обработки результатов социологических исследований

Ввод данных и технология контроля правильности ввода информации

При ручном вводе большого количества цифр в ПК, а также при начальном  заполнении таблицы (если это делалось на бумаге) могут быть допущены ошибки, поэтому для всех ячеек электронной  таблицы рекомендуется устанавливать  условное форматирование. Этот технологический  прием позволяет задать границы  возможных значений чисел в таблице  и отслеживать «неправильные» значения. Для этого необходимо выделить диапазон ячеек, в которых должны быть расположены (или уже располагаются) числа. В  меню «Формат» кликнем на строке команды «Условное форматирование». В появившемся диалоговом окне «Условное форматирование» укажем, что значение, лежащее вне диапазона, например, от 1 до 2, должно иметь особенный формат отображения его на экране. Для этого заполним соответствующие поля формы и, кликнув по кнопке «Формат» зададим некоторый «оригинальный» формат для ошибочных значений, например, установим, что при вводе неправильного значения цвет фона ячейки должен становиться красным. Такая настройка электронной таблицы позволяет избежать ошибок при вводе информации. На ввод любого целого числа, отличного от 1 или 2, машина будет реагировать заливкой ячейки красным цветом. Ввод правильного числа вновь сделает фон ячейки белым (или установленным пользователем для ячеек с «правильными» значениями).

 

Подсчет результатов

Функция СЧЁТЕСЛИ

Подсчитывает количество ячеек  внутри диапазона, удовлетворяющих  заданному критерию.

Синтаксис

СЧЁТЕСЛИ(диапазон; критерий)

Диапазон — диапазон, в котором нужно подсчитать ячейки.

Критерий  — критерий в форме числа, выражения или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать.

Таким образом, используя эту функцию, можно дать команду компьютеру сосчитать  ячейки таблицы, содержащие то или иное значения кода (например, «3») в указанном  диапазоне ячеек (например, в строке или столбце). Поясним, как это  сделать:

• Выберем любую свободную ячейку таблицы и кликнем по ней.
• Кликнем на кнопке  f_x , расположенной слева от строки формул или введем в выбранную ячейку знак «=», указав тем самым компьютеру, что в дальнейшем эта ячейка будет вычисляемой.
• Если был произведен клик по кнопке  f_x , то на экране появится окно мастера функций.

Для того, чтобы ускорить поиск требуемой функции в достаточно объемном списке функций программы Excel рекомендуется выбрать нужный («Статистический») подраздел этого списка. Далее в списке функций выделить требуемую строку «СЧЕТЕСЛИ» и кликнуть по кнопке «ОК».

• В результате этого действия на экране появится диалоговое окно, в котором можно задать требуемые значения аргументов функции - диапазона ячеек и критерия. После клика по кнопке «ОК» в ячейке электронной таблицы будет отображен требуемый результат.

Аналогичным образом организуются вычисления с использованием других функций из библиотеки программы  Excel, речь о которых пойдет ниже.

Для подсчета всех заполненных цифрами  ячеек таблицы можно использовать функцию СЧЁТ. Эта операция бывает полезной при оценке полноты заполнения таблицы, поскольку на практике не всегда удается заполнить таблицу полностью. Описание функции СЧЁТ приведено ниже.  

СЧЁТ

Подсчитывает количество чисел  в списке аргументов. Функция СЧЁТ используется для получения количества числовых ячеек в интервалах или  массивах ячеек. Подсчитывает кол-во ячеек в диапазоне.

Синтаксис

СЧЁТ(значение1; значение2; ...)

Значение1, значение2, ...   — это от 1 до 30 аргументов, которые могут содержать или ссылаться на данные различных типов, но в подсчете участвуют только числа.

Если  таблица содержит, например, результаты какого-либо социологического исследования, то использование числового кодирования ответов респондентов является желательным, но не всегда обязательным элементом обработки результатов. Пересчет вариантов ответов с помощью функции СЧЕТЕСЛИ можно организовать и с использованием символьных критериев, а не только числовых. При обработке таблиц, содержащих в своих ячейках не только цифры, но и слова, альтернативой использования функции СЧЁТ является функция СЧЁТЗ, описание которой приведено ниже:

СЧЁТЗ

Подсчитывает количество непустых значений в списке аргументов. Функция  СЧЁТЗ используется для подсчета количества ячеек с данными в  интервале или массиве.

Синтаксис

СЧЁТЗ(значение1; значение2; ...)

Значение1, значение2, ...   — это от 1 до 30 аргументов, количество которых требуется сосчитать. В данном случае значением считается значение любого типа, включая пустую строку (""), но не включая пустые ячейки. Если аргументом является массив или ссылка, то пустые ячейки в массиве или ссылке игнорируются.

Если исследователь предпочитает пересчитывать не заполненные, а пустые ячейки таблицы, то может быть использована функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ:

СЧИТАТЬПУСТОТЫ

Подсчитывает количество пустых ячеек  в заданном диапазоне.

Синтаксис

СЧИТАТЬПУСТОТЫ(диапазон)

Диапазон   — это диапазон, в котором требуется подсчитать количество пустых ячеек.

 

Определение значений, лежащих  в заданных интервалах

Еще одной из наиболее часто возникающих  при обработке значений электронной  таблиц задач является подсчет значений, попадающих в тот или иной заранее заданный интервал.

Например, группировка респондентов по возрастным категориям («молодежь», «средний возраст», «пожилые», «старики»), или по уровню доходов («нищие», «бедные», «обеспеченные», «богатые»). Для проведения такого анализа в программе Excel может быть использована функция ЧАСТОТА, описание которой приведено ниже.

 

ЧАСТОТА

Вычисляет частоту появления значений в интервале значений и возвращает массив цифр. Функция ЧАСТОТА может  быть использована, например, для подсчета количества результатов тестирования, попадающих в интервалы результатов. Поскольку данная функция возвращает массив, она должна задаваться в  качестве формулы массива.

Синтаксис

ЧАСТОТА(массив_данных;массив_интервалов)

Массив_данных — массив или ссылка на множество данных, для которых вычисляются частоты. Если массив_данных не содержит значений, то функция ЧАСТОТА возвращает массив нулей.

Массив_интервалов — массив или ссылка на множество интервалов, в которые группируются значения аргумента массив_данных. Если массив_интервалов не содержит значений, то функция ЧАСТОТА возвращает количество элементов в аргументе массив_данных.

Для того, чтобы воспользоваться данной функцией необходимо задать массив интервалов, представляющий собой список чисел, определяющих границы каждого из рассматриваемых в дальнейшем интервалов. Так, например, если разместить в группе соседних ячеек числа «20», «30», «40», «50», которые в дальнейшем будут использоваться как значения массива интервалов, то ПК вычислит число попаданий значений из массива данных в диапазоны «меньше 20», «от 20 до 30», от «30 до 40», «от 40 до 50» и «больше 50». Как видно из перечисленного, количество чисел результата на одно больше чем количество значений в массиве интервалов. Поэтому при использовании данной функции необходимо сначала выделить именно такое количество ячеек электронной таблицы. Далее, алгоритм задания функции и ее аргументов аналогичен описанному выше. На завершающем этапе для отображения всех результатов необходимо нажать на клавиатуре клавишу «F2» и сочетание клавиш «CTRL+SHIFT+ENTER».

Выявление наибольших и  наименьших значений

При обработке результатов исследования часто встает вопрос о выявлении  наиболее и наименее «популярных» значений. Сделать это можно, либо используя  методы визуального анализа, построив соответствующую диаграмму, либо с  помощью функций РАНГ, МИН, МАКС, НАИМЕНЬШИЙ, НАИБОЛЬШИЙ.

РАНГ

Возвращает ранг числа в списке чисел. Ранг числа — это его  величина относительно других значений в списке. (Если список отсортировать, то ранг числа будет его позицией.)

Синтаксис

РАНГ(число;ссылка;порядок)

Число — число, для которого определяется ранг.

Ссылка — массив или ссылка на список чисел. Нечисловые значения в ссылке игнорируются.

Порядок — число, определяющее способ упорядочения.

• Если порядок равен 0 (нулю) или опущен, то Microsoft Excel определяет ранг числа так, как если бы ссылка была списком, отсортированным в порядке убывания.
• Если порядок — любое ненулевое число, то Microsoft Excel определяет ранг числа так, как если бы ссылка была списком, отсортированным в порядке возрастания.

Заметки

РАНГ присваивает повторяющимся  числам одинаковый ранг. При этом наличие  повторяющихся чисел влияет на ранг последующих чисел. Например, если в  списке целых чисел дважды встречается  число 10, имеющее ранг 5, число 11 будет  иметь ранг 7 (ни одно из чисел не будет иметь ранг 6).

Использование этой функции целесообразно при  поиске ответа на вопрос: «Насколько популярен  у аудитории именно этот вариант  ответа?». Если требуется определить наименьшее и наибольшее из значений массива данных, то необходимо использовать функции МИН и МАКС:

МИН

Возвращает наименьшее значение в  списке аргументов.

Синтаксис

МИН(число1;число2; ...)

Число1, число2, ... — от 1 до 30 чисел, среди которых требуется найти наименьшее.

Если аргументы не содержат чисел, то функция МИН возвращает 0.

МАКС

Возвращает наибольшее значение из набора значений.

Синтаксис

МАКС(число1;число2; ...)

Число1, число2, ...  — от 1 до 30 чисел, среди которых требуется найти наибольшее.

• Если аргументы не содержат чисел, то функция МАКС возвращает 0 (ноль).

Если необходимо определить не наименьшее и наибольшее число, а число, которое  стояло бы 2, 3, 4 и т.д. в том случае, если бы ряд был упорядочен, то можно  использовать функции НАИМЕНЬШИЙ и НАИБОЛЬШИЙ:

НАИМЕНЬШИЙ

Возвращает k-ое наименьшее значение в множестве данных. Эта функция используется для определения значения, занимающего определенное относительное положение в множестве данных.

Синтаксис

НАИМЕНЬШИЙ(массив;k)

Массив — массив или диапазон числовых данных, для которого определяется k-ое наименьшее значение.

k — позиция (начиная с наименьшей) в массиве или интервале ячеек данных.

НАИБОЛЬШИЙ

Возвращает k-ое по величине значение из множества данных. Эта функция позволяет выбрать значение по его относительному местоположению. Например, функцию НАИБОЛЬШИЙ можно использовать для определения наилучшего, второго или третьего результатов тестирования в баллах.

Синтаксис

НАИБОЛЬШИЙ(массив;k)

Массив — массив или интервал данных, для которых определяется k-ое наибольшее значение.

k — позиция (начиная с наибольшей) в массиве или интервале ячеек данных.

 

Еще одним инструментом, доступным  при работе с программой Microsoft Excel, является возможность применения технологии работы с базами данных, которая позволяет проводить проверку вводимых значений, упорядочивание строк таблицы в соответствии с заданными критериями, осуществлять фильтрацию данных.

 

Работа с результатами серии  исследований. Функции Microsoft Excel для анализа рядов

В случае, когда исследуются, например, временные изменения какого-либо параметра, обычно строится некоторый  временной ряд по форме которого принимаются решения о соответствии динамики процесса требуемым критериям. Примерами исследуемых параметров могут быть «Популярность политической партии», «Объем реализованного тиража партийной газеты», «Уровень рентабельности производства», и пр. Критериями могут быть «Превышение минимально возможного уровня», «Соответствие заданным границам» и т.п.

Известные приемы работы с  временными рядами:

• визуальный анализ;
• сглаживание;
• интерполяция и экстраполяция данных;
• спектральный анализ;
• корреляционный анализ;
• регрессионный анализ.

Целью анализа  является, как привило, переход от описания ряда его значениями (или  отсчетами), которых может быть очень  много, к описанию некоторыми статистическими  характеристиками, определяющими средние  величины и отклонения от них. Данных характеристик немного и процесс  восприятия информации аудиторией упрощается. При этом можно использовать следующие функции из библиотеки программы Excel:

СРЗНАЧ

Возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов.

 

МЕДИАНА

Возвращает медиану заданных чисел. Медиана — это число, которое  является серединой множества чисел, то есть половина чисел имеют значения большие, чем медиана, а половина чисел имеют значения меньшие, чем  медиана.