Лекции по «Телекоммуникационные и компьютерные технологии в связях с общественностью»

 

Программа Microsoft PowerPoint

 

Интерфейс программы.

Интерфейс программы  типичен для Windows приложений и других программ пакет Microsoft Office.

В верхней  части окна имеется строка заголовка, в правом углу которой расположены кнопки управления окном, позволяющие свернуть, развернуть/восстановить и закрыть окно приложения. Ниже расположена строка меню программы. Под ней кнопки панели инструментов. При работе в обычном режиме левая часть окна содержит список слайдов, который отражает содержание презентации, позволяет быстро изменять порядок показа слайдов в презентации, добавлять в презентацию новые слайды и удалять «лишние» слайда. Большую часть окна занимает поле для создания и редактирования слайда.  Как и в любом другом редакторе именно здесь отображается внешний вид слайда, возможно редактирование текста и графических изображений слайда. В нижней части окна программы имеется поле для заметок к слайду. Заметки не отображаются в режиме показа слайдов, но могут быть полезны для дальнейшей работы над презентацией. Так, например, в данном поле можно указать источник информации представленный на слайде и дату, на которую эта информация была актуальна, сделать пометки с пожеланиями о дальнейшем редактировании слайда и пр. Под списком слайдов имеются кнопки переключения режимов. Программа поддерживает несколько режимов работы над презентацией:

• Обычный режим;
• Режим структуры;
• Режим слайдов;
• Режим сортировщика слайдов;
• Режим показа слайдов.

Первые четыре режима предназначены для редактирования презентации. Последний – для демонстрации созданного файла во время презентации. При включении того или иного из режимов, предназначенных для редактирования, изменяются размеры перечисленных выше полей программы. Так в режиме структуры основную часть экрана будет занимать окно списка слайдов. В режиме слайдов – поле для создания и редактирования. В режиме сортировщика слайдов на экране видны несколько слайдов презентации (или все слайды презентации, если их общее количество в презентации невелико). Этот режим более удобен для изменения порядка следования слайдов в презентации, чем обычный. При задании режима показа слайдов редактирование содержания презентации становится невозможным. Это режим используется для демонстрации уже готовой презентации. В нем слайды по очереди выводятся на экран. Однако, если во время демонстрации обнаруживаются какие либо ошибки в работе, их легко исправить вернув программу в один из режимов редактирования.

Рекомендации  по использованию в работе того или  иного режима редактирования следующие:

Режим слайдов  наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.

Режим структуры  следует устанавливать для работы над текстом презентации. В этом случае возможно просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации.

Режим сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды.

 Основу  интерфейса программы составляет  набор команд, доступ к которым  возможен через строки различных  меню или кнопки вызова команд  на панели инструментов. Список  меню программы Microsoft PowerPoint:

• Файл;
• Правка;
• Вид;
• Вставка;
• Формат;
• Сервис;
• Показ слайдов;
• Окно;
• Справка,

не требует  особых комментариев. Исключение составляет лишь меню «Показ слайдов», предназначенное для настройки анимационных и звуковых эффектов, сопровождающих показ слайдов и делающих презентацию по настоящему зрелищной. Остановимся на командах этого меню подробнее.

 

• Команда «Начать показ» инициализирует начало показа слайдов презентации на экране.
• Команда «Настройка времени» выводит на экран панель, с помощью которой можно настроить время демонстрации слайдов. Поскольку разные докладчики обладают разным темпом речи, возможность регулировки времени демонстрации того или другого слайда представляется весьма полезной.
• Команда «Звукозапись» выводит окно диалога для записи звукового сопровождения презентации.
• Команда «Прямое вещание» дает возможность показывать презентацию в компьютерной сети.
• Команда «Настройка презентации» выводит на экран диалоговое окно для установки параметров появления слайдов на экране.
• Команда «Управляющие кнопки» вызывает дополнительное меню с кнопками, которые можно поместить на слайд для управления показом презентации.
• Команда «Настройка действия» выводит диалоговое окно для настройки действий мыши.
• Команда «Встроенная анимация» выводит окно, позволяющее применять к выделенному объекту предусмотренные создателями программы анимационные эффекты.
• Команда «Настройка анимации» предназначена для изменения настроек анимационных эффектов.
• Команда «Просмотр анимации» включает режим демонстрации анимационного эффекта того или иного объекта слайда.
• Команда «Смена слайдов» вызывает диалоговое окно для задания звуковых и анимационных эффектов, которыми сопровождается смена слайдов.
• Команда «Скрыть слайд» дает возможность отказаться от показа того или другого слайда во время демонстрации созданной презентации. Такая возможность позволяет быстро редактировать файл презентации при неоднократном представлении докладов на разных презентациях, адаптируя его к интересам аудитории и требованиям регламента.
• Команда «Произвольный показ» задает режим показа слайдов, составляющих презентацию, в произвольном порядке.  

 

Информационная  поддержка подготовки к презентации, реализованная в программе Microsoft PowerPoint

Информационная  поддержка подготовки к выступлению  на презентации заключается в  наличии шаблонов слайдов для проведения различных видов презентации. Разработчики программы предлагают для различных видов презентаций «традиционные» наборы слайдов, позволяющие не пропустить какого-либо из важных моментов, требующих освещения в ходе выступления. 

Поддержка возможна для следующих видов презентаций:

• отчет о положении дел;
• предложение стратегии;
• финансовый отчет;
• описание проекта;
• структура компании;
• информация отдела кадров;
• план продаж;
• бизнес план;
• рекламный буклет и др.

 

Шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда размещаются «заглушки», в которые можно вставить свой текст, графику, таблицы и диаграммы.  Кроме того, можно изменять художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При  этом изменится только внешний вид  презентации, а не его содержание.

Работа по шаблону полезна на начальном  этапе работы над докладом, однако, не следует ограничивать свою фантазию заданным компьютером содержанием. Любой из шаблонов может быть дополнен любым количеством слайдов. Часть  аспектов доклада, предлагаемых компьютером, может быть неактуальной для предстоящей  презентации и эти слайды необходимо удалить из файла презентации  или скрыть их показ.

 

Компьютерная  поддержка презентации, реализованная  в программе Microsoft PowerPoint

Компьютерная  поддержка презентации заключена  в возможности редактирования предлагаемых программой шаблонов слайдов, добавления новых слайдов, анимационных эффектов, настройки режимов представления  информации, а также возможности  демонстрации созданного файла в  ходе презентации.

 

Создание  новой презентации.

Новая презентация  может быть создана «с нуля» или  с помощью мастера автосодержания.

Мастер  автосодержания позволяет настроить создаваемый файл презентации на тот или иной способ предъявления презентации (доклады, совещания, интернет), так и на тот или иной формат выдачи информации (презентация на экране, черно-белые и цветные прозрачки, слайды). При этом данная технология, называемая мастер-технологией, заключается в необходимости выполнения по командам мастера последовательности шагов, на каждом из которых, заполняя предлагаемые компьютером поля ввода информации или устанавливая/снимая флажки той или иной команды пользователь осуществляет настройку параметров работы программы. На первом шаге мастер предлагает задать вид презентации, то есть воспользоваться возможностями информационной поддержки, заложенной в программе и выбрать один из имеющихся шаблонов (отчет о положении дел; предложение стратегии и т.д). Второй шаг – стиль презентации определяет формат выдачи информации. Третий шаг определяет такие параметры презентации как ее название, содержание нижнего колонтитула слайда, необходимость отображения на слайдах презентации номера слайда и даты его создания или внесения последних изменений в информацию, представленную на слайдах презентации. Далее работу над презентацией можно продолжать в одном из рассмотренных выше режимов редактирования слайдов.

Создание  новой презентации «с нуля» предполагает самостоятельную работу по заданию параметров работы программы без подсказок мастера. В этом случае компьютер предлагает сразу приступить к созданию первого слайда презентации.

 

Редактирование слайдов презентации   

 

Работа с образцами  и создание оригинального дизайна презентации

Вид  презентации  будет лучше, если оформить все ее слайды в одном стиле. Кроме того, часто возникает необходимость  размещения на всех слайдах одного и того же элемента дизайна.  Поэтому  в  PowerPoint  существует возможность задать для всех слайдов и страниц одинаковое оформление. Это делается в режиме работы с образцами дизайна.

Чтобы войти  в этот режим, нужно выбрать в  меню Вид команду Образец, а в открывшемся подменю — элемент презентации, образец которого  мы хотим исправить по своему усмотрению.

Для слайдов  в меню предназначена команда  — Образец слайдов. При выборе команды Образец слайдов видно, что в каждой области слайда содержится подсказка о том, что нужно делать для внесения тех или иных изменений в образец.

Можно установить тип, начертание и размер шрифта, задать параметры абзацев, изменить размеры  областей образца, вставить в него рисунок  или нарисовать какой-либо графический  элемент.

 

Все помещенные в образец элементы появятся на каждом слайде презентации, а внесенные  изменения сразу же отразятся  на всех остальных слайдах.

 

Таким образом, в PowerPoint  можно создать индивидуальный дизайн и определить элементы, которые должны быть одинаковыми для всей презентации.

 

Начальная разметка слайда

Выбрав строку «Создать слайд» в выпадающем списке меню «Вставка», обратите внимание на область Выберите автомакет справа. В ней можно определить разметку для нового слайда. В правом нижнем углу окна содержится ее краткая характеристика: «Титульный слайд», «Маркированный список» и пр. При двойном щелчке на образце разметки  на экране появится новый слайд, содержащий соответствующие «заглушки».

 

Ввод и оформление текста

Текст является одним из основных элементов представления  информации. Текстовую информацию можно  вводить в режимах редактирования: обычном режиме, режиме слайда или  режиме структуры. Ввод информации в  обычном режиме или режиме слайда аналогичен созданию надписей в графическом  режиме работы с программой Microsoft Word. Текст при этом вводится непосредственно в одно из полей слайда. В режиме структуры править текст удобнее, поскольку работа идет в одном окне, но теряется некоторая наглядность результатов работы и часто возникает необходимость в дальнейшем редактировании текстовой информации (изменении размеров шрифта и пр.) на достаточно большом количестве слайдов. Однако, во многих случаях режим структуры более удобен для работы с текстом.

Когда презентация  представлена в виде структуры, слева  на экране появляется панель структуры, в которой содержатся кнопки для  повышения и понижения уровня заголовков, для перемещения блока  текста вверх или вниз, для разворачивания и сворачивания структуры. Общие  приемы работы со структурой аналогичны работе с Word в режиме структуры документа. Так же, как и в редакторе Word, изменяются вид, размер и начертание шрифта, отступы, межстрочные интервалы, цвет текста и пр. параметры его отображения на экране. Новые, по сравнению с Word, возможности заключаются в задания анимационных эффектов над текстовыми объектами – словами и абзацами.

 

Художественное оформление презентаций и работа с графикой

Работа над  художественным оформлением является важным этапом разработки презентаций, т.к., во-первых, представленные в графическом  виде данные часто выглядят лучше  текстовых, во-вторых,  использование  графики позволяет выделить наиболее важные моменты презентации или  облегчить понимание трудных  положений доклада.

Программа PowerPoint предлагает  пользователю большое количество шаблонов дизайна, разработанных профессионалами. Задать для презентации шаблон дизайна можно при помощи команды Применить шаблон оформления меню Формат, открывающая справа панель шаблонов. Одинарный клик на имени шаблона дизайна применяет выбранный шаблон ко всем слайдам презентации.

Программа предоставляет  возможность создания графических  объектов, используя команды, вызываемые кликами по кнопкам панели рисования. При отсутствии этой панели в окне программы вызвать ее можно кликнув  по строке «Рисование» выпадающего списки команды «Панели инструментов» меню «Вид». Приемы создания рисунков аналогичны приемам, известным по работе с  редактором Word. Так же как и в других программах пакета Microsoft Office в PowerPoint имеется возможность вставки графических элементов из библиотеки ClipArt или графических объектов из файлов, имеющихся в распоряжении пользователя. Доступ к этим возможностям осуществляется через команды меню «Вставка».

 

 Использование  объектов, созданных в других приложениях

Для использования  в презентации уже созданных  фрагментов текста, электронных таблиц, графиков и диаграмм можно воспользоваться  возможностями программ Microsoft Word, Microsoft Excel и других приложений, поддерживающих возможность копирования объектов с использованием буфера обмена. Технология традиционна: выделить в приложении нужный объект (фрагмент текста, график, формулу, рисунок и пр.), скопировать его в буфер обмена, кликнув по кнопке «Копировать» или нажав комбинацию клавиш «Ctrl+C», перейти в окно программы PowerPoint, кликнуть на нужном слайде и разместить объект на слайде кликнув по кнопке «Вставить» или нажав комбинацию клавиш «Ctrl+V».