Автоматизация документооборота и бизнес процессов

 

 

 

 

Возможности

• Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс.
• Ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций.
• Автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами.
• Формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов).
• Документационная поддержка бизнес процессов.
• Планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес процессов.
• Автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль их выполнениея).
• Организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени.
• Обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т. п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия.
• Обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы).
• Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

 

Преимущества 

• Сократите количество потерянных документов на 95%.
• Автоматизируйте прохождение документа по отделам организации.
• Повысьте эффективность планирования и управления ресурсами.
• Используйте в 5 раз меньше бумаги.
• Учитывайте рабочее время и контролируйте исполнение поручений более эффективно.
• Используйте единую систему обмена сообщениями внутри организации.

 
Автоматизация делопроизводства на предприятии.

В большинстве компаний значительную часть времени отнимают процессы регистрации и внесения в архив  различных внутренних документов: приказов, распоряжений, организационно-распорядительной документации, писем и другого. Как  правило, секретари тратят около 20% своего рабочего времени на учет таких  документов и донесение их содержания до сведения сотрудников.

В базовой поставке системы  «Е1 Евфрат» предусмотрен поток «Внутренние документы», позволяющий оперативно регистрировать все внутренние документы организации, при необходимости согласовывать их в подразделениях организации и рассылать их на ознакомление заинтересованным сотрудникам. Зарегистрированные в системе документы хранятся в общей папке, уровень доступа к которой можно гибко настроить между сотрудниками или группами сотрудников. Таким образом, использование системы делопроизводства «Е1 Евфрат» делает работуу с внутренней документацией более удобной и позволяет освободить до 10 % рабочего времени секретарей.

Электронный архив

В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов  «Е1 Евфрат» реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). «Е1 Евфрат» обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.

 

Возможности

Зарегистрированные в  СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над  документом и/или снятия его с  контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в  папках (делах) с учетом установленных  сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными  документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска ― это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных  документов. Результаты поиска вместе с правилами отбора могут быть сохранены в виде личной папки, в  которой впоследствии пользователь будет видеть обновленные результаты поиска по тем же правилам. Для удобства работы с архивом документов система  позволяет представлять сохраненные  запросы в виде иерархической  папочной структуры как для общего, так и для личного использования с учетом прав доступа.

Для документов, имеющих  текстовое представление, система  обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе ― контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», контекстный поиск по словам и словосочетаниям, записанным в этом поле. Также можно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа. Поиск производится с учетом морфологии русского языка. Отдельный вид поиска ― поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.

 

• Создание единой базы электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации.
• Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»).
• Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т.д.
• Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка.
• Создание отчетов и аналитических справок.
• Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

Преимущества 

• Ищите документы в 30 раз быстрее.
• Сократите время подготовки выборки документов в 20 раз.
• Определяйте права доступа к архиву для различных групп сотрудников.
• Однозначно задавайте места хранений бумажных копий документов.
• Сократите расходы на корпоративный архив в 7 раз.
• Обращайтесь в архивную службу в 20 раз реже.
• Получите возможность доступа к истории изменений всех архивных документов.
• Не тратьте время на ведение учета архивных документов.
• Сократите количество потерянных документов на 95%.
• Объедините документы удаленных подразделений в общем хранилище.

 
Внедрение электронного архива в ЭНИТ.

Примером может служить  проект для российского представительства  Национального Управления Италии по туризму (ЭНИТ).

ЭНИТ ведет постоянную переписку с головным офисом, а  также российскими и зарубежными  партнерами. В результате в офисе  скопился большой объем деловой  корреспонденции, которая требовала  учета и хранения. Чтобы упростить  эту задачу, было принято решение  о создании архива электронных документов.

Электронный архив ЭНИТ ведет  работу с двумя потоками документов — исходящими и входящими. Система  обеспечивает ввод документов в систему  посредством сканирования, их регистрацию, систематизацию, архивное хранение и  оперативный поиск. В электронном  архиве реализована возможность  частичного или полного переноса базы данных на внешний носитель. Основной спецификой проекта является то, что  вся корреспонденция, поступающая  в представительство, составлена на итальянском языке. При этом архив  настроен на стандарты делопроизводства, действующие в ЭНИТ, также создана  технологическая цепочка по переводу всех существующих исходящих и входящих документов в электронный вид.

 

 

Информационная  безопасность и отказоустойчивость

Система «Е1 Евфрат» имеет в своем составе ряд средств для обеспечения конфиденциальности и информационной безопасности.

В настоящее время вопросам обеспечения информационной безопасности стали предъявляться повышенные требования. Это связано как с  ростом промышленного шпионажа, так  и с резким увеличением случаев  компьютерного вандализма. Особенно жесткие требования по обеспечению  защиты данных предъявляются со стороны  государственных структур, поскольку  это касается вопросов национальной безопасности. Именно поэтому компания Cognitive Technologies уделила особое внимание вопросам информационной безопасности при разработке системы «Е1 Евфрат».

Встроенный в систему  Е1 модуль информационной безопасности соответствует самым высоким требованиям в области защиты данных и может использоваться для обеспечения информационной безопасности как по дискретной, так и по мандатной модели безопасности. Модуль обеспечивает комплексную защиту данных и от внешнего, и от внутреннего несанкционированного доступа, а также гарантирует сохранность и целостность документов в случае технических сбоев и аварий.

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности, при  этом каждому пользователю определен  объем информации, к которому он допущен. Права доступа к документам (просмотр, присоединение файлов, редактирование, а также возможность просмотра/редактирования определенных частей документа) определяются в момент их создания, а также  согласно определенным заранее на сервере  политикам безопасности, определяющим правила доступа к данным.

В системе «Е1Евфрат» ведутся  списки пользователей, имеющих права  на регистрацию, контроль прохождения  документов, создание шаблонов отчетов  и журналов, доступ к любым документам на чтение и изменение, а также  администрирование системы.

 

Следует отметить, что процесс  управления правами доступа пользователей  к документам носит динамический характер. То есть права доступа  пользователя к документам носят  не постоянный характер, а определяются на основании текущих задач, которые  он выполняет. Система информационной безопасности контролирует права доступа  каждого пользователя на всех этапах работы с документом и предоставляет  ему только те документы или их фрагменты, которые ему определены в соответствии с назначенной ролью. Это позволяет исключить нежелательные случаи, когда необходимость соблюдения требований безопасности влечет за собой снижение оперативности и результативности рабочих процессов.

 
 

Такжеблагодаря использованию внешних межсетевых экранов (брандмауэров) в системе «Е1 Евфрат» обеспечивается защита данных от внешний воздействий и проникновений ― компьютерных вирусов, «червей» и т.д. При этом с целью повышения эффективности информационной безопасности используется принцип глубоко эшелонированной защиты, когда система разделяется на функциональные блоки с защитой каждого блока отдельным брандмауэром.

Возможности несанкционированного доступа и нарушения конфиденциальности документооборота практическиисключены в силу следующих причин:

• весь сетевой трафик между сервером и клиентской программой может проходить по защищенному каналу по открытым сетям (HTTPS) с использованием SSL;
• «Е1 Евфрат» использует сертифицированную систему авторизации и аутентификации пользователей. Хранение и управление паролями осуществляется средствами ОС, пароли никогда не передаются по сети в открытом виде;
• использование промышленных СУБД, чьи постоянно совершенствующиеся подсистемы безопасности позволяют защитить от несанкционированного доступа к хранимым данным;
• проверка прав доступа к любым защищаемым объектам и операциям системы осуществляется исключительно через выделенный диспетчер доступа, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним с помощью специально написанных посторонних программ;
• для обеспечения юридической значимости, целостности и достоверности данных используются сертифицированные механизмы электронной подписи, применяемые в системе в соответствии с Федеральным законом №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

В систему «Е1Евфрат» встроен  модуль «Монитор безопасности», обеспечивающий протоколирование действий пользователей  системы. Данный модуль был реализован в рамках проектов с силовыми структурами  в составе реализованного на платформе  Е1программно-аппаратного комплекса, и проходил аттестацию на работу с  информацией, составляющей государственную  тайну.

С точки зрения средств  обеспечения надежности система  «Е1Евфрат» обладает набором специализированных программных средств для осуществления резервного копирования данных системы с последующим их восстановлением, протоколирования действий пользователей, разграничения прав доступа и аутентификации пользователей.

Возможности «Е1 Евфрат» позволяют обеспечить построение защищенного документооборота, включая документооборот в органах государственной власти, относящихся к «силовому» блоку. В частности, в «Е1 Евфрат» обеспечиваются: персональная аутентификация пользователей, шифрование данных, использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП), протоколирование событий и действий пользователей, применение ролевой, дискреционной и мандатной модели доступа к документам и процессам.