Автоматизация документооборота и бизнес процессов

Как отметил заместитель  директора департамента тестирования и сертификации НПО «Эшелон »(компания является ведущим производителем систем защиты в области информационной безопасности, и специализируется на проектировании комплексных систем обеспечения ИБ, проектировании и аудите систем управления безопасностью, разработке стратегий, политик, стандартов и процедур по обеспечению информационной безопасности) Виталий Вареница: «Непосредственное знакомство с работой системы информационной безопасности Cognitive показало, что она отличается высокой надежностью и способна эффективно противостоять всем существующим сегодня основным видам технологических угроз».

Непосредственное знакомство с работой системы информационной безопасности Cognitive показало, что она отличается высокой надежностью и способна эффективно противостоять всем существующим сегодня основным видам технологических угроз

Виталий Вареница, заместитель директора департамента тестирования и сертификации НПО «Эшелон» 
(компания является ведущим производителем систем защиты в области информационной безопасности и специализируется на проектировании комплексных систем обеспечения ИБ, проектировании и аудите систем управления безопасностью, разработке стратегий, политик, стандартов и процедур по обеспечению информационной безопасности)

Что касается информационной безопасности SaaS-версии системы «Е1 Евфрат», то в июне 2012 года был завершен процесс внедрения новейших систем безопасности для серверов, обеспечивающих работу системы автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат». Основная часть нововведений касалась защиты среды передачи данных, систем активной защиты, систем отражений DDoS-атак и технического обновления оборудования.

Серверы Е1 обладают четвертым уровнем отказоустойчивости и надежности ― Tier4, стандарта TIA-942. Основными качествами данного стандарта являются наличие возможности проведения любых работ без остановки оборудования и двукратная резервация инженерных систем.

 

Сверхбыстрое внедрение

Автоматизация бизнес-процессов  и документооборота за 5 дней

Методика сверхбыстрого  внедрения системы автоматизации  бизнес-процессов и документооборота «Е1 Евфрат», получившая название Draw&Run, предполагает интерактивное взаимодействие заказчика и специалистов по внедрению, а также использование имеющихся альбомов форм документов, маршрутов их движения и отчетных форм, включающих в себя итоги реализованных более чем за 10 лет проектов по внедрению системы Е1 в компаниях самых разных размеров, отраслей и степени географической распределенности, для адаптации их под потребности заказчика в режиме реального времени.

Применение методики внедрения  Draw&Run позволяет ввести систему автоматизации бизнес-процессов и документооборота «Е1 Евфрат» в опытную эксплуатацию в срок до 5 рабочих дней.

В отличие от пользовательского  ПО, при использовании которого временной  лаг между приобретением и  началом использования составляет не более 30 минут, корпоративное ПО характеризуется длительным (до полугода) сроком внедрения. Методика внедрения Draw&Run является новым шагом на пути уменьшения времени от приобретения корпоративной информационной системы до начала ее использования до показателей, сравнимых с аналогичными показателями пользовательского ПО.

Пример использования.

Концепция внедрения  Draw&Run

Основные принципы концепции:

Интерактивное взаимодействие специалистов – внедренцев и «владельцев» бизнес-процессов заказчиков.

Отсутствие технического задания, конфигурация системы создается  в режиме реального времени вместе с сотрудниками заказчика.

Единовременная параллельная автоматизация бизнес-процессов.

Использование альбомов готовых  форм документов, маршрутов их движения и отчетных форм.

Использование уникального  инструментария настройки и кастомизации системы Е1, позволяющего вносить в имеющиеся в альбомах формы и маршруты изменения любой сложности в режиме реального времени без дополнительного программирования.

 Автоимпорт документов

Большинство рутинных операций делопроизводства связано с регистрацией входящих документов, а разнообразие и разнородность каналов поступления  этих документов зачастую сильно усложняют ход бизнес-процессов.

• Система «Е1 Евфрат» имеет возможность автоматически регистрировать документы, поступившие в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания) или полученные из форм, размещенных на web-сайтах.
• Использование автоимпорта документов позволит освободить сотрудников организации от выполнения рутинных операций, связанных с вводом документов, и повысить достоверность вносимой в систему информации.

Автообработка документов Система Е1 Евфрат позволяет автоматизировать большинство рутинных и повторяющихся операций в бизнес-процессов, тем самым значительно повысить эффективность использования рабочего времени сотрудников. С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать такие не требующие вмешательства человека операции как: • регистрация документов;  • присоединение файлов;   • запуск документов по типовым маршрутам;   • создание связей между документами;  • отправка документов по электронной почте;  • назначение исполнителя документа, срока его исполнения и контролера;  • формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

 

 
Концепция Draw&Run.

Концепция Draw&Run кардинальным образом отличается от подходов, применяемых вендорами и интеграторами при внедрении других СЭД – в настоящее время стандартный срок внедрения систем автоматизации документооборота и бизнес-процессов составляет от полутора до четырех месяцев. Именно поэтому разработка методики внедрения Draw&Run предвещает революцию на рынке DMS- и BPM- систем, поскольку позволяет значительно упростить и ускорить процедуру внедрения подобных систем даже в самых крупных компаниях с большим количеством автоматизируемых бизнес-процессов.

Метод внедрения Draw&Run состоит из пяти последовательных этапов, причем время, отведенное на первые четыре этапа, не превышает пяти дней.

После описания бизнес-процессов  в Е1 их исполнение демонстрируется владельцу процесса, причем требуемые им изменения и правки описания процесса вносятся непосредственно в момент их получения. В качестве отправной точки автоматизации используется базовый набор бизнес-процессов, представляющий собой альбомы готовых форм документов, а также маршрутов их движения и отчетных форм. Из этих альбомов выбирают наиболее подходящее решение по автоматизации, после чего в соответствии с требованиями бизнеса заказчика осуществляется модификация данного решения в режиме «онлайн».

Сроки проведения последнего этапа – опытной эксплуатации – составляют от одного до 30 дней в  зависимости от масштабов автоматизации, количества пользователей и интенсивности  опытной эксплуатации системы заказчиком.

 
Drag&Recog

Функция Drag&Recog предназначена для переноса и быстрого распознавания реквизитов с отсканированного изображения документа в поля регистрационно-контрольной карточки (РКК). Использование функции Drag&Recog позволяет существенно экономить время при заполнении РКК документа.

 

Возможности

Применение Drag&Recog не предполагает особых усилий со стороны пользователя — на изображении отсканированного документа система выделяет область с реквизитом (также просто, как в привычных офисных или домашних программах), автоматически распознает реквизит и вносит в соответствующее поле электронного документа.

 

• Быстрое распознавание содержания документа с высокой степенью точности.
• Соотношение распознанного содержимого документа со стандартными реквизитами РКК.
• Автоматическое заполнение РКК из содержимого документа.
• Настройка автоматической постановки перенесенного документа на соответствующий ему маршрут.

Преимущества 

• Регистрируйте документы прямо со сканера.
• Сократите время регистрации документов более чем в 10 раз.
• Снизьте количество ошибок при заполнении РКК на 90%.
• Полностью автоматизируйте процесс регистрации некоторых типов документов, освободив более 15 человеко-часов в месяц.

Пример использования. 
Регистрация входящих документов.

В организациях, обрабатывающих большое количество входящей документации (входящие письма, обращения граждан), порой требуется нанимать отдельного человека для первичной обработки  и учета таких документов.

Внедрив систему «Е1 Евфрат» вы можете автоматизировать процесс регистрации таких документов: все, что нужно будет делать человеку ― это загружать документы в потоковый сканер. Таким образом, очевидна значительная экономия трудовых ресурсов.

Работа с шаблонами

Не тратьте  время на подготовку документов к  печати ― Е1 сгенерирует их мгновенно в автоматическом режиме

Подготовка бумажных документов в системе «Е1 Евфрат» может быть автоматизирована по разработанным шаблонам. Эта задача актуальна для исходящих писем, командировочных удостоверений, договоров, обращений граждан, приказов и др. При подготовке бумажного документа, если отсутствует привязка данного типа документа к определенному шаблону, пользователь может выбрать из справочника наиболее подходящий шаблон. После этого содержимое регистрационно-контрольной карточки документа автоматически переносится в необходимые поля документа, создаваемого в текстовом редакторе Microsoft Office Word. После этого документ может быть распечатан.

Возможности

Использование шаблонов позволяет  ускорить и упростить подготовку бумажных документов и обеспечить достоверность  вносимой в них информации. Функция  «быстрая печать» позволяет подготавливать и печатать документ без вызова Microsoft Office Word, а поддержка «динамических таблиц» позволяет создавать в шаблонах макеты таблиц, автоматически заполняемые содержанием документа.

• Формирование документа в формате Microsoft Word по заранее настроенному макету.
• Совместная работа с модулем автоматической обработки документов.
• Автоматическое присоединение сформированного шаблона в таблицу «Присоединенные документы» на РКК.
• Неограниченное количество шаблонов.
• Быстрая печать без вызова MS Office Word.
• Просмотр кратких карточек документов.
• Просмотр связанных документов и приложенных файлов.
• Запуск документов по стандартным маршрутам.

Преимущества 

• Оперативно распечатывайте документы из системы в требуемом виде.
• При необходимости легко и просто изменяйте стандартные шаблоны документов.
• Совмещайте электронный и бумажный документооборот в тех случаях, когда это нужно.
• Готовьте документы для налоговых проверок и аудита действительно быстро.

Пример использования. 
Шаблоны документов в проектной работе.

Проектная работа подразумевает  разработку большого объема различной  документации, форма которой сохраняется  от проекта к проекту. Функция  работы с шаблонами предоставляет  отличную возможность для оптимизации  этого процесса. Если для ведения  проекта применяется система  «Е1 Евфрат», в которой хранится большинство данных по проекту, то эти данные можно использовать для автоматической генерации документации по заранее созданным шаблонам. Такой подход позволяет существенно экономить ценное время менеджера проекта и службы технической поддержки.

Мобильный клиент

Для удобства руководителей  организаций нашихпользователей в системе «Е1 Евфрат» предусмотрен мобильный клиент, совместимый с операционными системами iOS (Apple), Android, Windows Phone и даже Symbian. Теперь вы можете оперативно управлять вашим бизнесом в любое время и в любом месте! Постоянный мониторинг состояния дел и доступ к нужной вам информации, решение проблемы несвоевременного согласования документов ― все это возможно с новым мобильным клиентом «Е1 Евфрат».

 

Возможности

• Работа со всеми популярными операционными системами.
• Поддержка любых браузеров.
• Просмотр и согласование документов.
• Выдача поручений и контроль их исполнения.
• Поиск документов.
• Просмотр кратких карточек документов.
• Просмотр связанных документов и приложенных файлов.
• Запуск документов по стандартным маршрутам.

Преимущества 

• Просматривайте документы, где бы вы ни находились.
• Следите за состоянием бизнеса и контролируйте ход всех бизнес-процессов в режиме реального времени.
• Осуществляйте согласование документов, даже если вы находитесь вне офиса.
• Выдавайте поручения со своего мобильного телефона.