Шпаргалка по "Документоведению"

Документы, оформленные на бланках  или стандартных листах бумаги формата  А4, должны иметь заголовок. Заголовок  к тексту допускается не указывать  на документах, оформляемых на бланках  или стандартных листах бумаги формата  А5. Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

 Например:

приказ (о чем?) «О совершенствовании  структуры аппарата управления»;

положение (о чем?) «О канцелярии»;

протокол (чего?) «собрания акционеров»;

правила (чего?) «внутреннего трудового  распорядка»;

должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;

акт (о чем?) «О выделении документов к уничтожению»;

акт (чего?) «ревизии»;

письмо (о чем?) «Об изменении  сроков выполнения договора».

 В заголовке к тексту разрешается  употреблять сокращения слов  и словосочетаний, используемых  в стандартах и классификаторах  Республики Беларусь, сокращенные  наименования организаций и общепринятые  сокращения.

Например:
О внедрении СТБ 6.38-2004

 Заголовок в кавычки не  заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не  ставится.

 

Билет № 39

Реквизит «Резолюция».

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

На документе должно быть не более  одной резолюции. Последующие резолюции  руководителей оформляются, если в  них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа  допускается оформление резолюции  на отдельном листе с указанием  на нем регистрационного индекса  и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.

 

Билет № 40

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения  их подлинности. Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать  часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Например:
Директор института	Подпись	С.А.Сидоров

 

Билет № 41

Реквизит «Гриф приложения».

Гриф приложения располагается  в правом верхнем углу первого  листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова  «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами  без знака № ), названия вида документа  в дательном падеже, его даты и  регистрационного индекса.

Например:
	Приложение 2 к приказу директора  института 18.11.2008 № 9

 Порядковый номер приложения  не указывается, если оно одно. На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения. Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

Реквизит «Отметка о  наличии приложения».

Отметка о наличии приложения располагается  ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы  левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке  о наличии приложения указывается  только количество листов и экземпляров.

Например:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.

 Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Например:
Приложение:	1. Инструкция по делопроизводству  на 12 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

 Если к документу прилагается  документ, имеющий приложение, то  в отметке о наличии приложения  указывается общее количество  листов приложений.

Например:
Приложение:	письмо Национального банка  Республики Беларусь от 08.11.2008 № 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

 Если приложение направляется  не всем адресатам, то в отметке  о наличии приложения указывается,  в какой адрес направляется  приложение.

Например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.

 Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения»  не оформляется; указание о наличии  приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «... представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

 

Билет № 42

Реквизит «Отметка о заверении  копии».

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого  документа, в том числе реквизиты  бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

 Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2008

 При пересылке копии документа  в другие организации или передаче  ее на руки физическому лицу  заверительную надпись удостоверяют  печатью организации. На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

 Например:

Верно

Подпись А.П.Германович

 Копии документа, полученные  путем тиражирования подлинника  средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение  подписи и предназначенные для  рассылки или внутреннего пользования,  не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи. Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

 

Билет № 43

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело».

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело проставляется  на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело располагается  на нижнем поле первого листа документа  слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в  котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

 Например:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2008 № 11-10/130

Подпись

16.05.2008

 При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

 Например:

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.11.2008

Реквизит «Отметка о  контроле».

Отметка о контроле располагается  на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе располагается  на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

 Например:

Корнеев 200 59 79

 Отметка об исполнителе может  быть дополнена индексом структурного  подразделения, в котором готовился  документ (на первой строке), первыми  буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа,  датой создания документа, именем  файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

Например:

3 Маковецкий 220 95 01

АР 26.05.2008 Письмо.doc

 При оформлении документа  на компьютере реквизит «Отметка  об исполнителе» выполняется  шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов. Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

Реквизит «Отметка о  поступлении».

Отметка о поступлении (регистрационный  штамп входящих документов) проставляется  на нижнем поле первого листа документа  справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

 

 

 

Билет № 44

Юридическая сила документа – свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшей его организации и установленным порядком оформленный.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное  и качественное их исполнение и поиск.