Шпаргалка по "Документоведению"

Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применение соответствующего оборудования.

К аудиовизуальным документам относятся: кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, видеодокументы.

Билет № 12

Электронный документ –  документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его подлинность.

 

Билет № 13

Носитель документированной  информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Технические документы изготавливаются на особых сортах бумаги (ватман, калька).

Материалом для кинодокументов служит пленка на триацетатной, нитратной или ацетатной основе.

Для машиночитаемых документов используются перфокарты, магнитные ленты, ленты  для видеозаписи, магнитные карты, жесткие и гибкие диски, дискеты, флоппи-диски,  оптические диски, диски типа CD-ROM и т.п.

Носитель информации оказывает  самое непосредственное влияние  на долговечность и стоимость  документа.

 

 
Билет № 14

 

Билет № 15

Слово «оригинал» происходит от латинского «originalis», что означает первоначальный, самобытный.

Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором.  В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов.  Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах. Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными.

 По внешнему виду  оригиналы текстовых документов  могут быть беловиками или черновиками. Черновик – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом. Черновик отражает работу автора над его текстом.

Беловик – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений. Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа.

Термин «подлинник» в переводе с латинского означает «достоверный, действительный».

Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа. Чтобы оригинал официального документа стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс.

Среди подлинников  различают  автографы – документы, переписанные или правленные (после перепечатки) рукою автора. С развитием современной техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов.

Признак уникальности сохраняется  также за документами, полученными  не текстовыми способами документирования. Для чертежей оригиналом считается  первоначальный набросок на ватмане  и чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумента являются негативы, фонодокументов – первоначальная запись звука, т.е. матрица граммзаписи, валики фонографа, ленты электрической и магнитной записи.

Слова «копия» происходит от латинского «copia» – «множество».

Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Прежде всего, копии можно разделить  на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск – это копия отосланного документа. Понятие «отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве.

Копии по способом получения делятся  на ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала  от руки или перепечатке на пишущей  машинке.  Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.

Копии разделяются в  зависимости от способа удостоверения  на: нотариальные копии, официально заверенные копии, простые заверенные копии, незаверенные копии.

Особый вид  копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дипломатические копии – их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).

 

Билет № 16

 

Билет № 17

Оригинал электронного документа  существует только в электронном  виде. Все идентичные оригиналы электронного документа являются оригиналами  и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

 

 

Билет № 18

 

Формуляр  документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

 

Билет № 19

Формуляр современного управленческого  документа определяется в процессе унификации его формы и содержания.

Под унификацией в широком теоретическом  смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.

Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Основными задачами совершенствования  содержания документа должны быть:

при унификации – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;

при стандартизации – установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные  формы документов.

В настоящее  время состав реквизитов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации,  а  также общие  правила  их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При оформлении организационно-распорядительных документов согласно СТБ    6.38-2004 используются следующие реквизиты:

 

 

Билет № 20

 

 

Билет № 22

 

 

Билет № 23

 

Билет № 24

 

Билет № 25

 

Билет № 26

 

Билет № 27

 

Билет № 28

 

Билет № 29

 

Билет № 30

 

Билет № 31

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

 На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги. Устанавливается два вида бланков: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

На бланк для письма наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной  власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся  ограничительные отметки и линии  для реквизитов: дата, регистрационный  индекс, ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа.

 

 

Билет № 32

На общий бланк наносятся  реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы  государственной власти и управления (для органов государственной  власти и управления)» или код  по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

место составления или издания.

На общий бланк наносятся  ограничительные отметки и линии  для реквизитов: дата, регистрационный  индекс.

Для оформления реквизита «Название  вида документа» на общем бланке отводится  свободное место между реквизитами  «Наименование организации» («Наименование  структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и  «Регистрационный индекс».

Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».

Изображение Государственного герба  Республики Беларусь помещается на бланках  документов и угловых штампах  государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба  Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

 

Билет № 33

Реквизит «Адресат».

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

Например:
	Министерство юстиции Республики Беларусь

 При адресовании документа  структурному подразделению в  именительном падеже указывается  наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

Например:
	Министерство юстиции Республики Беларусь
	Управление адвокатуры и лицензирования юридической деятельности

 При направлении документа  конкретному должностному лицу  наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:
	Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь
	Начальнику управления контроля, делопроизводства и материально- технического обеспечения  Кондакову Н.В.

 При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:
	Директору Государственного архива Минской  области Кушновой Е.В.

 При направлении документа  в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

Например:
	Республиканские органы государственного управления

 При направлении документа  руководителям нескольких однородных  организаций наименования их  должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

Например:
	Руководителям республиканских органов  государственного управления

 Почтовый адрес, как правило,  указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав  реквизита «Адресат» при адресовании  документа разовому корреспонденту. Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.