Шпаргалка по "Документоведению"

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

дата;

регистрационный индекс;

подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

 

 

Билет № 45

 

Текст документа - информация, зафиксированная письмом или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю основную часть документа.

Прежде всего, необходимо решить вопрос, нужно ли составлять документ, нельзя ли обойтись бездокументным обменом информацией. Законом нельзя предусмотреть все случаи, когда документирование обязательно, когда документ будет лишним. Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех случаях, когда они охраняют интересы народа и государства, содержат отчеты о деятельности государства, отдельных организаций.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, выделяют документы простые и сложные.

Простые документы  - это те документы, в которых рассматривается один вопрос.

Сложные документы - те документы, в которых рассматривается несколько вопросов.

Простые документы более  удобны в обработке, легче регистрируемы, их легче подшивать в дела, использовать в архиве. Обработка сложных документов может вызвать ряд трудностей. Их сложно регистрировать (в графу содержания журнала / карточки надо писать несколько вопросов, при направлении на исполнение, если вопросы касаются разных структурных подразделений организации, нужно устанавливать очередность выполнения или снимать копию с документа). Исполнение документа задерживается. Если исполнение вопросов, поднятых в документе, взято на контроль и исполнители и сроки исполнения разные, то на каждый вопрос приходится заполнять отдельную контрольную карточку. Еще сложнее решается вопрос при помещении документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, при формировании дел иногда снимают копии и делают выписки, помещая в разные дела в соответствие с номенклатурой.

Тем не менее, в ряде случаев  приходится составлять сложные документы. Сложными являются такие документы, как правила, приказы, протоколы, отчеты.

Письма и докладные  записки должны составляться по одному вопросу.

♦Структура  текста документа.

Текстовый документ обычно состоит из трех частей:

1. введение, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на другой документ;
2. изложение, где приводятся цифры, факты, доводы;
3. заключение, содержащее суть вопроса, т.е. предложения, распоряжения, просьбы

Одна из частей может отсутствовать, но заключение - обязательная часть документа. 
Примерная инструкция по делопроизводству рекомендует делить текст на две части:

• основание, причины составления документа (вводная часть);
• излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения / просьбы (основная 
  часть).

Вводная часть может  отсутствовать.

Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы, протоколы  и др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками. Но 4 знака, разделенных точкой - это максимум.

В зависимости от вида документа, принадлежности к той  или иной системе документации будет различаться формуляр документа, а также структура и оформление текста. Например, в нормативных правовых актах существует своя система нумерации составных частей текста: разделы, главы, пункты, подпункты, которые обозначаются словами, римскими и арабскими цифрами.

Как элементы текста иногда выделяются заголовок и приложение.

 ♦Композиционная (логическая) структура текста документа.

Композиционная  структура текста документа - это последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.

Композиция определяется:

1. видом и разновидностью управленческого документа;
2. формой представления текста (связный текст, таблица, анкета, график, диаграмма);
3. содержанием конкретного документа;
4. спецификой отдельного акта делового общения.

В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста задана самой формой представления текста.

Композиционная структура  текста таблицы будет выглядеть следующим образом: объекты, признаки их описания, конкретные показатели.

КСТ анкеты: объект, признаки его описания, конкретные показатели.

Тексты документов, представленных в грамматически связной форме, составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав и последовательность текста документа для каждого вида документа или его разновидности.  Например, тексты приказов по основной деятельности будут состоять из вводной (констатирующей) и распорядительной (обоснование) частей. Тексты приказов по личному составу будут состоять из тех же частей, но части будут расположены в обратном порядке. Текст протокола заседания строится по следующей схеме: вводная часть - основная часть (а основная часть по схеме: слушали - выступили - решили).

Особенности содержания документа, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необходимость отступления от заданной схемы. Например, в определенной ситуации возможны распорядительные документы без обоснования, письма без пояснения и т.д.

♦Язык и стиль служебных документов.

Официальный документ оформляется  в деловом стиле. Специфическими признаками делового стиля являются:

1. формулировки документов должны быть безупречно отработаны в юридическом отношении;
2. текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований;
3. нейтральный тон изложения;

4) лаконичность.

 

 

Билет № 47

 

Система документации – совокупность взаимоувязанных документов применяемых в определенной сфере деятельности

Система документации характеризуется признаками, которые присущи другим системам:

-деление системы на подсистемы;

-взаимосвязь внутри  и между системами;

-наличие внутренней  организации;

-автономность элементов  системы;

-способность к развитию.

 

Билет № 50

 

Унификация -  установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унификация и стандартизация тесно  связаны. Объекты унификации:

• форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;
• системы документации;
• тексты документов;
• виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные  формы объединяются в унифицированные  системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт Республики Беларусь.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых  документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

 

Билет № 53

Унифицированная система организационно-распорядительной документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм.

В настоящее время  в состав УСОРД  входят:

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методические указания по практическому  применению СТБ 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;

классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»;

пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;

альбом унифицированных форм документов, распределенных по подсистемам в  соответствии с решаемыми задачами.

Унифицированные формы  документов согласно новой редакции УСОРД систематизированы по следующим  подсистемам:

документация по созданию организации;

документация по реорганизации  организации;

документация по ликвидации организации;

документация по приватизации государственных организаций;

документация по распорядительной деятельности организации;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

документация по оперативно-информационному  регулированию деятельности организации;

документация по приему на работу;

документация по оформлению изменений  трудовых отношений;

документация по увольнению с работы;

документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

документация по оформлению командировок.

 

При разработке УСОРД  использовано оптимальное число  видов применяемых документов. Состав унифицированных форм документов включает:

акт; график; докладную записку; объяснительную записку; должностную инструкцию; заявление; положение; представление; правила; письмо-запрос; протокол; приказ; структуру и штатную численность; решение; уведомление; устав.

 

 

Билет № 54

Формуляр-образец документа – модель построение формы документа, устанавливающая форматы, размер полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Билет № 56

 

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

 В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на категории:

1. общегосударственные;
2. отраслевые / ведомственные;
3. формы документов предприятий.

Общегосударственная унифицированная форма - это унифицированная форма документа, входящая в состав УСД и обязательная для применения на всей территории Республики Беларусь в определенной сфере деятельности. Состав показателей, включаемых в УФД данной категории, определяют разработчики УСД.

Отраслевая унифицированная  форма - это унифицированная форма документа, утвержденная министерством или иным органом управления и обязательная для применения всеми предприятиями и организациями данного министерства или ведомства. УФД данной категории должны включать показатели, специфичные для данной отрасли или ведомства и отсутствующие в общегосударственных УФД.

Унифицированная форма  документов предприятия - это унифицированная форма документа, утвержденная руководством предприятия и применяемая только на данном предприятии. Унифицированные формы данной категории должны включать показатели, специфичные для конкретного предприятия и отсутствующие в общегосударственных и отраслевых УФД.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов.

Альбом форм документов (другое название - альбом форм УСД) (применяется в общегосударственной или отраслевой УСД) - это сборник эталонных УФД, содержащих информацию, необходимую для управления в конкретной сфере деятельности. Содержит УФД, включенные в ОКУД по данной системе, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов по функциям управления.

Альбом форм документов организации - сборник эталонных УФД, применяемых для документирования деятельности организации (в деятельности конкретного предприятия). Содержит формы документов, включенных в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

 

 

 

 

Билет № 67

 

Ценность документа - свойства документа, обуславливающие его культурное, социальное, научное, экономическое, политическое и практическое значение.

Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.