Шпаргалка по дисциплине "Делопроизводство"

Поэтичность речи способствует ее восприятию. Например, архитектор Ф.О. Шехтель как-то обратился к своим слушателям с такими словами: «Едва ли есть сказка более волшебная, чем сказка о трех сестрах: Архитектуре, Живописи и Скульптуре. С тех пор, как существует наш мир, мы не перестаем зачаровываться этой постоянной сказкой, в которой в неменьшей степени участвует Музыка, Поэзия и остальные музы...». Слушатели надолго запомнили это выступление.

Прямые обращения

Желательно в речи чаще применять прямые обращения. Такой прием способствует активизации мышления слушателей, т. к. они, тем самым непосредственно вовлекаются в решение излагаемых проблем.

Начало речи Цицерона против Каталины, на которой училось много поколений ораторов, звучало так: «Доколе же ты, Каталина, будешь злоупотреблять нашим терпением? Как долго еще ты в своем бешенстве будешь издеваться над нами?»

Выражения типа: «Попытаемся решить этот вопрос совместно с вами», «А теперь подойдем к этому же вопросу с другой стороны...», «Рассмотрим эту проблему с иной точки зрения», «Что мы знаем об этом деле?», «И что же мы видим? » приглашают слушателя к активному взаимодействию с лектором. Используйте личные местоимения и сокращенные формы, принятые в разговорной речи.

Требования к речи:

1. Простота и ясность изложения (следует избегать уличных и слишком сложных выражений, а также воздерживаться от применения непонятных терминов).
2. Последовательность и четкость объяснения.
3. Убедительность и логичность приводимых доводов.
4. Нацеленное выступление (выступающий должен заранее знать, что он хочет сказать и, соответственно, подбирать аргументы).

Требования к форме речи:

1. Отчетливое произношение.
2. Нормальный и средний темп.
3. Соразмерность силы голоса.
4. Смена темпа, умение сделать паузу, чтобы дать возможность собеседнику осмыслить сказанное вами.
5. Богатый словарный запас речи. Отсутствие лишних слов, жаргонных и вульгарных выражений.

Подготовка к публичному выступлению

Подготовиться заранее к публичному выступлению можно ярко представить себе выступление и успех, который мы после него имеем, т.к. наш мозг плохо отличает выдуманный опыт от реального воспользуемся этим. Повторим несколько раз. Кроме этого, лучше конечно познакомиться заранее с аудиторией, в которой вы будете выступать, если конечно это возможно, познакомиться и с людьми, которые будут слушать ваш доклад, это придаст вам уверенности. А люди, уже вас видевшие, будут воспринимать более благосклонно. Одним из действенных методов борьбы со страхом выступлений является напевание или произношение про себя много раз фразы(аффирмации) текст которых подбадривает, вдохновляет на подвиги, собирает морально. Фразы и тексты должны быть положительными, без отрицаний. Например, "я люблю выступать публично", "публика ждет моего выступления","выступление это радость", "я хорошо выступаю перед публикой". Просто, но проверено учеными экспериментально - работает.

Успешное публичное выступление, да и выступление перед одним человеком, начинается с подготовки речи. Необходимо узнать заранее, где, и перед кем вам предстоит выступить: взгляды и интересы, ее численность, чего она ждет от оратора(т.е. от вас), какую реакцию вы хотите получить от нее. И уже, узнав, кто вас будет слушать готовиться к публичному выступлению. Надо исходить, из средних показателей интеллекта, и развития. Не стойте сложных логических цепочек, и не переменяйте профессиональный сленг и термины, если ваше сообщение не адресовано профессионалам. Не используйте слов, значения которых не знаете.

Напишите текст речи, используя правильную аргументацию. Сначала, мы изучаем тему, читаем книги, потом пишем текст речи. А потом подбираем к нему примеры из жизни, статистические данные, узнаем мнение известных людей, и др. Это и будет аргументами в нашу пользу. Правильно подобранные аргументы, залог хорошего выступления. После того, как текст публичного выступления написан, надо дать его кому-то прочитать, а лучше выступить пред ним. Но, человек этот должен разбираться в тематике доклада. Он прослушает, выделит недостатки и задаст вопросы. Если на вопросы вы не ответили, значит плохо знаете исходный материал, ответили, хорошо, скорее всего их зададут и ваши слушатели в аудитории. Теперь можно подправить недостатки текста, выделенные нашим слушателем.

Невербальная часть публичного выступления

Надо тщательно продумать свой имидж, и что и как и где вы будете говорить на публике. Невербальная часть выступления, довольно важна, поскольку, как не странно, около 60% информации, человек получает именно из невербальных источников. Кроме того, невербальная информация,воспринимается мозгом, как более правильная,и нечестность собеседника, чувствуется на подсознательном уровне. Расстояние, от рассказчика, его внешний вид, тембр голоса, паузы между словами, интонация, жесты мимика, это все входит в невербалику.

При подготовке своего внешнего вида, к публичному выступлению, надо иметь в виду, что сходство между слушающими и воспринимающими речь, увеличивает силу влияния на аудиторию.Это касается прически, одежды, украшений, обуви, манеры вести себя. Похожий человек, воспринимается как свой, и доверия к нему, и его словам гораздо больше. А артикуляцию и дикцию перед выступлением лучше потренировать. Для того, чтобы узнать, как вы при этом выглядите, и как будет лучше, можно потренироваться перед зеркалом. Кроме этого, важен голос, произношение, и смысловые выделения. Это просто узнать, записав свою речь на магнитофон. Поэтому обратим на это внимание, при подготовке публичного выступления. Для того, чтобы речь получилась успешной надо выполнять некоторые правила. Но самое главное настрой и непринужденность. А это достигаться хорошей подготовкой, и преодоление страха.

Публичное выступление

Страх, который может вас охватить перед самым началом выступления, вызывает напряжение грудной клетки, спазмирует ее затрудняя доступ кислорода к легким, и сжатие горловых связок. Сжатие горла приводит к пересыханию гортани, зажиму голоса, и слова застревают в горле, а из-за недостатка кислорода в крови весь организм начинает хуже работать, в частности головной мозг, т.е. вы просто перестаете нормально соображать и зацикливаетесь на своих ощущениях, что еще больше разгоняет маховик страха. Выше выступление перед публикой, не будет успешным, если, вы зациклитесь на своих ощущениях. Не сидите и не ждите, когда вас вызовут, как на казнь, это только усугубляет положение. Займитесь чем нибудь полезным, перечитайте еще раз речь, подвигайте челюстью туда -сюда, раз 20-30, походите на пятках, попробуйте расслабиться подвигайте конечностями, стряхните груз с рук и ног. Можно проделать простые физические упражнения, например, присидения, сжимание и разжимание рук, некоторые ораторы вообще носят с собой эспандер. Эти простые и полезные упражнения стабилизируют ваше состояние, кровь будет разносить кислород, а лишняя энергия израсходуется, ее просто не хватит на тремор, мозги отвлекутся,и не будут разгонять эмоцию страха дальше, а значит вы станете более уравновешенным, а следовательно это добавит вам смелости и уверенности. Если есть возможность полежать можно воспользоваться, кровообращение идет легче, и насыщение крови и мозга кислородом происходит лучше, положение комфортное это более-менее стабилизирует состояние.

В начале выступления

Первое впечатление создается в первые 5-7 секунд, поэтому надо побороть страх перед аудиторией, и начинать надо сразу. Улыбайтесь. Создайте эмпатию, ситуацию взаимного доверия и приятия. Иногда когда улыбка очень и очень широка, а зубы идеальны собеседник испытывает какое- то неприятное чувство. И это неспроста. Экологами установлено, что улыбка на бессознательном языке воспринимается как демонстрация великолепного набора инструментов для убийства- зубов. Животные, встречаясь, оскаливают зубы и рычат, это значит, вооружен и очень опасен. У человека это трансформировалось в улыбку. И чем шире улыбка, тем приятнее человек воспринимается. Наше подсознание говорит, что с таким человеком лучше не связываться. А на вас улыбка, даже не искренняя, действует успокаивающе. Мозг воспринимает ее как отсутствие опасности, и начинает успокаиваться. И чувство радости и эмоционального подъема приходят на самом деле. 
К тому же, улыбаться нужно потому, что человек, в жизни мало сталкивается с искренним доброжелательным отношением, а так хочется, ведь в каждом из нас сидит ребенок.  
В начале речи идет приветствие. Приветствуют обычно словами "Уважаемые коллеги", или "Уважаемые слушатели" и т.п., даже если они таковыми не являются, в приветствии да и в тексте, допускается некоторая лесть и превышение статуса, но никогда не принижение его, например, при вступительных экзаменах говорят "Уважаемые будущее абитуриенты". Кроме того обычно саму речь начинают с шутки, или с изложения факта, который заинтересует большинство публики. А само выступление не должно быть монотонным. Можно разнообразить свою речь, сделать не похожей на остальные. Можно задать самому себе вопрос, например, вы спрашиваете у меня почему это так, и самому на него ответить. Попробуйте постепенно повышать и понижать высоту голоса, замедлять и ускорять темп речи, выделять важные места не только паузами, что нужно делать обязательно, но и интонацией, обращайте внимание на знаки препинания, короче поработайте над речью. Существует целая наука о паузах- паузология, наверное не зря. Нормально воспринимается речь, произносимая со скоростью примерно 120 слов в минуту. Эти навыки сделают вашу речь яркой и запоминающейся.

Даже если вы испытываете сильный страх перед аудиторией, старайтесь не подавать вид, что это так, не теребите галстук, не разглядывайте ногти, и не поправляйте постоянно очки, лучше несколько раз поглубже вдохните, это насытит кровь кислородом, и вы более-менее успокоитесь. Старайтесь по возможности принять удобную позу, неудобная поза будет вам мешать сосредоточению на вашей речи. Согнутые и нагнутая вниз голова типична для состояния обиды, втянутые плечи для состояния страха, а поза влияет на общее состояние организма, организм вспоминает реакцию на пережитые негативные эмоции. Кроме того поза должна быть дружественной и открытой. Открытой поза считается когда ноги и руки не скрещены. Закрытость понимается на подсознательном уровне негативом, а так как около 60% информации передается невербально, это очень важно. Кроме того, невербальная информация воспринимается как более верная, поскольку подделать ее довольно трудно. Едва заметный наклон туловища, или склонение его в сторону слушающих понимается подсознанием как заинтересованность, тоже воспринимается хорошо, откидывание головы или отклонение назад наоборот воспринимается плохо. Также хорошо воспринимается и расширение зрачков, для этого достаточно просто несильно покусать губы, или сделать себе немного больно, от боли зрачок расширяется, кстати расширяются они и от страха. В древние времена итальянские женщины использовали экстракт беладонны закапывая его в глаза - в результате зрачек расширялся, делалось для того, чтобы взгляд был заинтересованно наивным, мужчинам вроде нравилось.

Кроме позы, в публичном выступлении важное значение играет мимика, взгляд должен быть направлен на того, кому рассказывают, периодически обводите глазами аудиторию, заодно и увидите понятно ли то, что вы говорите. Но сосредоточите остальное внимание на каком либо человеке, который вам знаком, хорошо если это ваш друг, или проявляет внимание к тексту, психологически это легче. Кстати хорошо "прочитываются" на лице положительные эмоции радость, счастье, любовь, удивление, отрицательные эмоции передаются хуже, но отрицательные эмоции более отчетливо выражены на левой стороне лица, что связано с работой мозга. Не подносите постоянно руки ко рту, и носу это ухудшает восприятие текста, портит дикцию, кроме того на невербальном уровне воспринимается как ложь. К невербальному общению относится также жесты, интонация и окраска тон и тембр голоса, скорость речи и др. Невербальные средства общения:жесты, мимику можно попробовать отрепетировать дома перед зеркалом, но не факт, что они будут такими же в аудитории на все 100%. А тембр голоса паузы между словами, окраску голоса, скорость речи можно узнать записав свою речь на магнитофон. Прослушав себя вы можете сделать вывод, что нужно изменить.

Начинаем наше публичное выступление.

Говорим не медленно, но и не слишком быстро. 
Введение занимает 10-20% Всей речи. Во введении раскрываются основные проблемы, актуальность, разработанность темы, выдвигаются основные тезисы и определяются взгляды рассказчика.

В основной части своей речи вы выдвигаете тезисы и пытаются их доказать основная часть занимает – 60-65%. Основная часть – это обоснование основного тезиса. Варианты системного построения аргументации:

- проблемное изложение, выявление  и анализ противоречий, путей  их разрешения;

- хронологическое изложение;

- изложение от обстоятельств к следствиям, от частного к общему;

- индуктивное изложение, от общего  к частному.

В основной части рассматриваются разные аспекты, которые способствуют лучшему и полному осмыслению слушателями идеи. При этом важно не перерасходовать время, обязательно оставив его для заключительной части.

В заключении обычно формулируются выводы, которые следуют из главной цели и основной идеи выступления. Правильно построенное заключение, как впрочем и вступление, способствует хорошему впечатлению от выступления в целом, но оно оставляет последнее впечатление, поскольку слышаться последним. В заключении обычно повторяются основная идея и возвращаются к тем моментам основной части, которые вызвали воодушевление и интерес слушателей. Окончить выступление можно решительным заявлением, подводящим результат выступлению. Заключение составляет - 20-30% времени. Но естественно, что такая раскладка по времени примерна, это скорее ориентир, к которому надо стремиться, но необязательно полностью соответствовать, разложение по времени происходит индивидуально.

Но невозможно быть идеальным и угодить всем, примерно 5 -10 % аудитории всё равно останется недовольной, это вполне нормально, и не стоит на этом зацикливаться и искать идеал угодить всем невозможно. Кроме того, идеал, это когда нечего убавить, а не когда нечего добавить, добавить всегда есть что. Постарайтесь уложиться в выделенное время как говориться краткость сестра таланта. Если вы не можете справиться со страхом сами, есть множество вариантов от него избавиться, даже не прибегая к услугам психотерапевтов, например быть уверенным в себе, знающим то, о чем говорим, быть подготовленными к выступлению и возможным вопросам. Чем более человек компетентен, те менее он будет обращать внимание на мелочи, можно пересилить страх. Можно посмеяться над ним, и заодно над собой; можно изобразить его на бумаге смешным или забавным; выделить в страхе положительные моменты и отрицательные, и сравнить их может этот страх дает вам больше чем отнимает. Можно заняться медитацией, или визуализацией, японские самураи например, перед боем представляли что умрут, или уже умерли, и остается только одно- отомстить за свою смерть врагу, и поэтому были непоправимы.