Шпаргалка по "Делопроизводству"

1.Понятие о делопроизводстве. Место, роль и функции документов в управлении.Делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс документирования  и организации работы с документами в процессе создания документа. Составной частью  делопроизводства является документирование. Документирование – процесс составления и оформления документа.

2,Классификация  документов.По наименованию: приказы, распоряжения, планы, отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, письма, телеграммы, тех. ….Документы подразделяют на служебные (исходят от имени учреждений, организаций, -предприятий или представляющих их должностных лиц) и личные (созданные отдельными гражданами – автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения). Такие документы, как паспорт, удостоверение, документы об образовании и др. учреждения выдают гражданам на руки. Служебные подразделяются: ОРД (организационно-распорядительная документация) - организационная (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительная (постановления, распоряжения, приказы по оргвопросам); справочно-информационная (письма, телеграммы, докладные записки, справки, акты, протоколы); о личном составе (приказы о личном составе, личные дела, характеристики и т.д.); предложения, заявления и жалобы граждан. По месту составления документы могут быть внутренние (создает само учреждение в процессе своей деятельности) и внешние (эта документация приходит извне – от других организаций, от отдельных граждан). По сложности содержания – простые (отражают один вопрос, одну тему) и сложные (посвящены нескольким вопросам). по форме – индивидуальные (произвольно составленные); типовые (представляющие собой текст-образец) и трафаретные (когда часть документа отпечатана заранее – постоянная информация, а часть вписывается при его составлении – переменная информация, т.е. бланки). По стадиям создания – оригиналы (созданные в первый раз) и копии (повторное абсолютно точное воспроизведение оригинала как вручную, так и с помощью технических средств). Сегодня уже часто электронная копия имеет юридическую силу оригинала. Виды копий – выписка (копия части документа, которая выдается на руки), отпуск (полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело учреждения-отправителя, удостоверяется пометкой «верно» и подписью ответственного за делопроизводство), дубликат (имеет одинаковую силу с подлинником, выдают в случае утери владельцем подлинного документа).

       По месту составления (входящие, исходящие и внутренние);

      По срокам исполнения (срочные и несрочные);

    По сфере действия (служебные, или деловые; и официально-личные – с указанием конкретного лица);     По степени гласности (обычные – без ограничения доступа; и с ограничением доступа – секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, конфиденциальные);

  По юридической силе (подлинники  обладают полной легитимностью,  если подписаны должностным лицом,  подпись которого заверена оттиском  печати; копии, отпуски – по существу, это второй экземпляр оригинала, подписанный руководителем и заверенный печатью; дубликаты, подложные);

3,Унификация  и стандартизация управленческой  документации.Стандартизация – это установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов. Унификация – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения. Основные принципы:

4,Организационные  формы делопроизводства.   Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.д.    Существует 3 формы организации делопроизводства: 1.    Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение.   Достоинства централизованной формы организации делопроизводства:  ü Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами.  ü Высокий уровень качества обработки документов. Полная и равномерная загрузка работников.  2.    Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте.

5,Ответственность  руководителей за организацию  и ведение делопроизводства.    Статьей 25 Закона «О национальном архивном фонде и архивах РБ» установлено, что республиканские и местные органы государственного управления создают условия для документированного обеспечения управления своих аппаратов, принимают меры по повышению технической оснащенности делопроизводства, его эффективности и экономичности.      Все учреждения и организации обязаны соблюдать нормы требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.

6,Прием и обработка входящих документов.Входящий документ – док-нт, поступивший в учреждение. Большинство входящих док-тов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.

7,Порядок  работы с исходящими и внутренними  документами.Исходящий документ - официальный док-нт, отправляемый из учреждения. Большинство исх. док-тов являются ответом организации на вход.

8,Рассмотрение  и исполнение документов. Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации. Руководитель должен определить ответственного исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и установить индивидуальные сроки его исполнения.

9,Организация  контроля исполнения документов.   Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.  исполнение которых подлежит контролю; установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю; постановка документов на контроль исполнения; предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов; проверка соответствия документов по срокам и качеству на основе ранее установленных требований; снятие исполненного документа с контроля; учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов; информирование руководителя предприятия (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. В крупных офисах специальное подразделение по контролю исполнения (входит в состав службы ДОУ – документационного обеспечения управления), группа контроля (либо эти обязанности возлагаются на одного из работников предприятия - инспектора) - занимается контролем за своевременным исполнением документов и информирует руководство о ходе их исполнения. Типы и виды контроля: непосредственный контроль (осуществляют руководители структурных подразделений, непосредственные начальники исполнителей); общий контроль (руководитель предприятия или его заместитель); повседневный контроль (ответственный исполнитель); независимый систематический контроль (специально назначенное лицо - инспектор). Установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю, производится предприятием исходя из требований законодательства, нормативно-правовых актов и с учетом потребностей предприятия в документированной информации. Если в документе содержится требование об обеспечении контроля за его исполнением, если такое требование содержится в резолюции руководителя, если документ относится к перечню обязательно контролируемых, то такой документ ставится на контроль. В верхней части лицевой стороны его первого листа (у правового поля, на свободном от текста месте) делается соответствующая отметка, обозначаемая штампом (или красным фломастером) «К» или «Контроль». Кроме того, есть специальные бланки о постановке документа на контроль – содержание поручения, сведения о лице, Особое внимание в ходе проверок обращается на соответствие достигнутых результатов содержанию поручения (резолюции). В исключительных случаях может быть изменен срок исполнения документов на более поздний. Для этого не менее чем за 3 рабочих дня до истечения ранее установленного срока исполнитель с ведома своего непосредственного начальника представляет ответственному за контроль лицу мотивированную просьбу в письменной форме с указанием нового срока. С внедрением компьютерных технологий контроль за исполнением документов стал намного эффективнее.

10,Номенклатура дел, порядок ее разработки и утверждения.Номенклатура дел - это систематизированный список документов с указанием сроков хранения.Номенклатура дел составляется в ноябре-декабре месяце, вводится в действие с января наступающего года.Сначала составляется номенклатура дел в отделах, на основании дел отделов составляется номенклатура дел организации.Номенклатура дел составляется ежегодно.

11, Правила формирования и оформления дел.Формирование дел - это группировка док-тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.Формирование дел состоит из следующих операций: распределение док-тов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение док-тов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела. Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении.

12,Хранение документов. Подготовка документов к временному хранению.Подготовка док-тов к временному хранению включает: экспертизу ценности док-тов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности док-тов, передачу дел в ведомственный архив организации.

13,Экспертиза ценности док-тов осуществляется постоянно действующей ЭК учреждения, кот.

Экспертиза  ценности документов. Подготовка документов к сдаче в архив.Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: 1. В делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их подготовке к последующему хранению; 2.

14,Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.    Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

15 Документы по личному составу и правила их оформления.К документам по личному составу относятся:  Труд.  контракт – док-нт, кот. фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их.Виды бланков документов.

16,Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ.

17,Реквизиты документов, их расположение и правила оформления.СТБ 6.38-2004 стандартом установлено 32 реквизита: 1.  Государственный герб РБ. Располагается на верхнем поле по центру.

18,Оформление документов с использованием технических средств.1.    Печатание и оформление документов в редакторе Word. 2.    Поля страницы: верхнее и нижнее – 20 мм.; левое – 30 мм.; правое – 10 мм (допускается до 0,8мм.).3.    Шрифт- размер 15, обычный, за исключением индекса структурного подразделения, в котором готовился документ.

19,Организационные документы, правила их оформления.Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

20,Распорядительные документы, правила их оформления.Текст распорядительного документа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса.

21,Справочно-информационные документы, правила их оформления (протоколы, акты)Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.

22,Справочно-информационные документы, правила их оформления (докладная и объяснительная записки, справки).Докладная записка – документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке  прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

23Справочно-информационные документы, правила их оформления (телеграммы, телефонограммы, доверенности).Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

24 Деловые письма, правила их оформления.Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е.

25 Организация работы ведомственного архива.Ведомственные архивы – это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, осуществляющие прием и хранение док-тов этих гос.

26,Понятие этики делового общения. Этические нормы и принципы.  Общение представляет собой процесс взаимосвязи и взаимодействия общественных субъектов (классов, групп, личностей), в котором происходит обмен информацией, опытом, способностями, умениями и навыками, а также результатами деятельности.

27,Деловое общение: формы и компоненты.Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия общественных субъектов, в котором происходит обмен информацией, опытом, способностям, умениями и навыками, а также результатами деятельности.

Цель делового общения - постановка определенных целей и конкретных задач. Деловое общение проявляется  в трех формах:  Субординационная; Служебно-товарищеская форма общения; 3. Дружеская форма. В общении выделяют следующие этапы: 1. Установление контакта. При установлении контакта необходимо продемонстрировать доброжелательность и открытость общения. 2. Ориентация в ситуации  (люди, обстоятельства и т.п.).        3. Обсуждение вопроса, проблемы и принятия решения. 4. Выход из контакта.   Различают: прямое (осуществляется посредством личного контакта), и косвенное (осуществляется посредством литературы, средств массовых коммуникаций). Общение подразделяется на следующие формы:«По вертикали» -  в отношениях между руководителями и подчиненными правило этики можно сформулировать следующим образом: «Относитесь к своим подчиненным так, как вы хотели бы, чтобы к вам относился руководитель».