Шпаргалка по дисциплине "Делопроизводство"

Документы, отобранные на постоянное или длительное хранение, оформляются в соответствии с правилами работы архивов организаций. При этом дела заключаются в твердые обложки. Документы прошиваются суровыми нитками в четыре прокола (или переплетаются). Листы нумеруются черным грифельным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается, в случае ошибки старый номер зачеркивается, рядом с ним ставится новый. В конце каждого дела делается заверительная надпись (о количестве листов, включенных в дело, и особенностях нумерации) на отдельном чистом листе бумаги. Запрещается делать заверительную надпись на оборотной стороне последнего документа или на обложке дела. Обложки дел оформляются светостойкими, как правило черными, чернилами, можно маркером.

При оформлении обложки дела следует соблюдать следующие требования:

·                   указывать полное наименование организации (в скобках – официально принятое сокращенное, как в учредительных документах);

·                   указывать полное наименование структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы (запрещается – ОМТ, ОГМ и т.д.);

·                   заголовок дела должен точно и в краткой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела;

·                   к разновидностям документов указывать их крайние даты (к приказам, распоряжениям, протоколам, актам и т.д.). При обозначении даты дела указывается сначала число, затем месяц и год. Как правило, употребляется сокращенное цифровое написание, при этом необходимо применять арабские цифры;

·                   не указывать даты на обложках дел, содержащих планово-отчетную документацию, так как их даты содержатся в заголовках;

·                   количество листов проставлять на основании заверительной надписи дела;

·                   срок хранения дела проставлять в соответствии с перечнями или номенклатурой дел.

Архивный шифр дела проставляется после включения дел в описи, согласованные экспертной комиссией организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то архивный шифр проставляется после одобрения экспертной комиссией организации и согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

По результатам экспертизы ценности документов и оформления дел проводится их описание, то есть составляются описи. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Описи составляются по установленной форме, в соответствии с правилами работы архивов организаций.

Описательная статья описи имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части) – по номенклатуре дел;

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения (для документов долговременного - свыше 10 лет - хранения).

При этом необходимо следовать основному правилу описания документов: заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения документов дела должны строго соответствовать этим элементам, указанным на обложке дела.

При составлении описи необходимо также знать, что каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под своим номером.

Порядок нумерации дел в описи – валовый.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. В том случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, описи и акт после одобрения экспертной комиссией организации направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения.После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, после чего отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке.

 

 

90. Сутність і зміст базових  функцій управління.

Значение функций управления

Менеджмент – область управленческой и хозяйственной деятельности, обеспечивающей рациональное управление экономическими процессами, организации систем управления и его совершенствования в соответствии задачам социально-экономического развития. Менеджер – это специалист, которого нанимают для организации и управления каким-то участком, для осуществления управленческой деятельности.

Управление – это процесс планирования организации, мотивации и контроля необходимый для того, чтобы сформировать и достичь цели организации. Управление представляет собой осознанную целенаправленную деятельность человека с помощью, которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды общества, техники и живой природы. Управление должно быть направленно на успех и выживание. В управление всегда есть: субъект – тот, кто осуществляет управление и объект – тот, кем управляют действия субъекта управления, т.о. основная задача управления организовать работу других людей, при этом высшей формой искусством управления является такая организация, при которой у объекта управления создается ощущение, что ни кто им не управляет.

Процессный подход к управлению хронологически сформировался раньше всех остальных, он отражен в работах Ф.Тейлора, М.Вебера, А.Файоля.

В соответствии с ним важнейшим элементом управления являются циклически повторяющиеся, регламентированные операции и процедуры, формально закрепленные за отдельными управленческими должностями или органами управления. Говоря иначе, эффективный менеджмент предполагает точное и полное выполнение всех функций управления.

А.Файоль первоначально выделил следующие функции управления: планирование и предвидение, организацию и распорядительство, координацию и контроль. Более поздние исследователи дополнили этот список функциями стимулирования, коммуникаций, представительства, ведения переговоров предпринимательства и др.

Современные представления о функциях управления связаны с выделением трех групп функций: первичные или базовые, связующие и интегрирующие (оперативные) функции.

Выполнение базовых функций составляет основу процесса управления для любого руководителя, независимо от занимаемой должности и специфики деятельности. К ним относятся: планирование, организация, мотивация и контроль.

Связующие функции создают условия для эффективной реализации первичных функции и включают: налаживание коммуникации, принятие управленческих решений.

Интегрирующие функции обеспечивают оперативное руководство подчиненными, включают элементы базовых, и связующих функций управления. К ним относятся: руководство (администрирование) и лидерство.

Сначала представим графически, а затем охарактеризуем функции управления.

Рис. 1. Функции управления

Первичные функции управления

Планирование – определение целей деятельности и развития организации, тактики и стратегии их достижения, индивидуальных действий каждого участника процесса управления. Планирование должно быть непрерывным, для того, чтобы обеспечить поступательное развитие организации и постоянную корректировку намеченных планов в силу их вероятностных характеристик.

Организация – создание структуры органов, обеспечивающих достижение намеченных целей, распределение индивидуальных заданий между каждым членом организации, делегирование им полномочий, прав распоряжение ресурсами и ответственности за результаты труда.

Мотивация – обеспечение заинтересованности работников в выполнении соответствующих заданий и делегированных им обязанностей с использованием как негативных стимулов: жесткий контроль, давление, угрозы, наказания, так и позитивных: похвала, продвижение по службе, вознаграждения, базируясь на выявлении и учете потребностей сотрудников организации.

Контроль – процесс обеспечения достижения целей организации без отклонений, имеющий три подфункции:

а) установление стандартов или норм – для сравнения с фактическим состоянием дел. Стандарт – это конкретные цели, которые должны быть выполнены за фиксированный отрезок времени (стандарт качества, производительности);

б) измерение достигнутого по отношению к стандарту – учет и анализ, выявляет проблемы или отклонения, причины их возникновения;

в) действия по устранению серьезных отклонения, корректировке планов и стандартов – регулирование.

Связующие функции управления

Управленческие решения – разработка предварительных вариантов действий, выбор руководителем наиболее приемлемого, с его точки зрения, варианта достижения целей организацией из множества альтернатив.

Коммуникации – процесс обмена информацией между двумя и более людьми или организационными структурами, предполагает: фильтрацию, отбор, кодирование, установление обратной связи, декодирование, защиту информации.

Руководство и лидерство – каждодневное оперативное влияние руководителя на подчиненных с использованием личного авторитета и властных полномочий, координация их деятельности для достижения целей организации.

Функции менеджмента

Специфические особенности менеджмента, т.е. творчества менеджеров, реализуются с помощью определенных функций.

Функции – виды деятельности, с помощью которых субъект управления (руководитель, аппарат по руководству предприятием) воздействует на управляемый объект (трудовой коллектив).

Функции управления бывают:

• общие – часть управленческого цикла, характеризующаяся регулярным видом деятельности;
• конкретные – определяются по принадлежности к конкретной стадии производственного процесса;
• специальные – подфункция конкретной функции.

При этом объективно необходимые функции – это:

• организационно-техническая (согласование и координирование деятельности в процессе производства);
• социально-экономическая (контроль за трудом, использованием машин и механизмов).

Любое предприятие рассматривается как сложная система, для которой необходимо определить состав функций управления и учесть следующие факторы:

• ресурсы: материальные, трудовые, финансовые, оборудование, здания, сооружения, информация, производственная технология, продукт;
• содержание процесса управления: планирование, организация, регулирование, контроль, учет;
• цикл принятия управленческого решения: подготовка, утверждение, внедрение, оценка;
• стадии жизненного цикла продукта.

Для достижения некоторой цели необходимо реализовать содержание процесса управления (вариантов здесь может быть 1x5), ресурсное обеспечение (1x8), цикл принятия решения (пусть возможных вариантов 2). Тогда необходимо 1x5x8x2 – 80 функций.

В примере представлен вариант подхода к формированию полного набора управленческих решений при функциональной структуризации целей предприятия.

Содержание общих функций менеджмента

Современный подход к изучению процесса менеджмента бизнесом состоит в разделении управленческих функций. Первоначальный перечень пяти функций А. Файоля (рис. 2.6) расширен сегодня до семи (рис. 3.1).

Все эти функции должны рассматриваться с позиций комплексного подхода.

Рис. 3.1. Современные управленческие функции

Планирование

Планирование – управленческая деятельность, отражаемая в планах и фиксирующая будущее состояние объекта менеджмента в текущие моменты времени.

Содержание планирования как функции менеджмента состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и спроса на рынке.