Шпаргалка по дисциплине "Делопроизводство"

Эффективному менеджеру власть необходима, но эффективный менеджер никогда не будет проявлять свою власть в приказной манере, ожидая беспрекословного подчинения.

Власть – это возможность влиять на поведение других (рис. 3.6).

Влияние – это поведение одного человека, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения другого человека.

Существуют две формы влияния, которые могут побудить исполнителя к более активному сотрудничеству:

• убеждение;
• участие сотрудников в управлении.

Для эффективного использования влияния менеджеру необходимо выполнять ряд условий:

• потребность, к которой аппелируют, должна быть актуальной;
• человек, на которого влияют, должен рассматривать влияние как источник удовлетворения или неудовлетворения (в той или иной степени) какой-то потребности;
• человек, на которого влияют, должен ожидать с достаточно высокой вероятностью, что исполнение задания приведет к удовлетворению или неудовлетворению его потребности;
• человек, на которого влияют, должен верить, что его усилия имеют хороший шанс оправдать ожидания руководителя.

Особенно эффективным является влияние лидера, признанного коллективом. Применительно к управлению лидерство – это способность оказывать влияние на отдельные личности и группы, направляя их усилия на достижение целей организации.

Контроль

Контроль, учет, анализ – система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления принятым управленческим решениям.

Контроль – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.

Содержание контроля как функции менеджмента заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды (рис. 3.7).

Контроль – комплексная функция, включающая функции учета, оценки, анализа.

Задачи контроля:

• сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция – учет);
• оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (функция – оценка);
• анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция – анализ);
• прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.

Значение контроля:

• завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента;
• производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

Процесс контроля включает:

• установку стандартов, выработку критериев оценки;
• изменение фактических результатов;
• принятие необходимых корректирующих действий.

По форме осуществления контроль может быть:

• внутренним – система контроля организуется предприятием самостоятельно;
• внешним – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.

Рис. 3.7. Принципы функции контроля 

В табл. 3.7 приводятся характеристики основных видов контроля.

Эффективная система контроля характеризуется:

• стратегической направленностью;
• ориентацией на результаты;
• соответствием контролируемому виду деятельности;
• своевременностью (нужная информация нужным людям до того, как произойдет кризис) и гибкостью;
• экономичностью и простотой.

Учет – управленческая деятельность по финансированию состояния объекта управления с начального до конкретного момента времени.

Содержание учета как функции менеджмента состоит в учете выполнения производственной программы, наличии материальных и финансовых ресурсов и т.д.

По виду учет делится на:

• оперативный – текущее управление определенными видами хозяйственной деятельности или отдельными операциями;
• финансовый (бухгалтерский) – информация о кругообороте всех средств и ресурсов в процессе хозяйственной деятельности предприятия;
• статистический– дополняет предыдущие виды учета информацией о процессах, не имеющих стоимостной оценки; может быть сплошным и выборочным.

 

Таблица 3.7

Характеристика основных видов контрольной деятельности

 

Анализ – управленческая деятельность, обеспечивающая выявление причин отклонения желаемого состояния системы от фактического и осуществляющая разработку мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Содержание анализа как функции менеджмента состоит в изучении выполнения производственной программы, эффективности использования материальных и финансовых ресурсов.

Цели экономического анализа —

• определить эффективность производственно-сбытовой деятельности предприятия;
• выявить направления деятельности на текущий и перспективный периоды.

Анализ может быть внешним и внутренним.

Внешний характеризует:

• имущественное состояние предприятия;
• финансовую устойчивость;
• платежеспособность;
• рентабельность деятельности;
• привлечение источников капитала;
• отношения предприятия с внешней средой.

Внутренний характеризует:

• формирование прибыли;
• структуру себестоимости;
• ценовую политику;
• себестоимость по видам продукции;
• характер ответственности должностных лиц.

 

 

96.Організаційно-розпорядчі методи  управління.

Объективные основы и содержание организационно-распорядительных методов управления

В условиях разделения и кооперации труда существуют объективные организационные отношения, которые отражают связи между людьми (органами) по поводу распределения и закрепления за ними управленческих функций. В реальной действительности эти отношения проявляются как заинтересованность людей в труде организованном, когда имеются организационные предпосылки для высокоэффективного совместного труда. Ведь здесь у человека возникает обязанность перед коллективом выполнять определенный вид работы, являющейся частью общественного труда. Отсюда организационные отношения включают такие аспекты деятельности людей (органов), как долг, полномочия, ответственность, дисциплинарные требования и пр.

Система организационных отношений формируется сознательно. Ее формирование обеспечивается в процессе реализации двух функций управления — организации и координации с помощью организационно-распорядительных методов, которые позволяют создать социально-экономическую систему, обеспечить ее сохранение, совершенствование и развитие.

Организационные отношения, методы и механизмы их действия требуют двойного анализа:

Во-первых, они должны быть рассмотрены в статике, т. е. в предметном аспекте;

Во-вторых, в динамике, т. е. в процессе их функционирования.

Содержанием организационных отношений является механизм использования организационно-распорядительных методов. Именно здесь раскрывается организационный механизм управления. Этот механизм определяется законами организации, конкретными организационными отношениями между людьми (органами) в процессе целенаправленного воздействия на объект управления — на коллективы и отдельных работников, на их отношения. Данные отношения находят свое конкретное выражение в «вертикальных» (субординационных) и «горизонтальных» (координационных) связях.

Таким образом, организационные, или организационно-распорядительные, методы управления необходимо определить как способы воздействия, основанные на использовании объективных (организационных) отношений между людьми.

В чем же заключаются особенности этих методов?

Во-первых, они выражают прямое директивное воздействие на систему в целом или на ее элементы в отдельности.

Во-вторых, они дают возможность руководителю принимать однозначное решение, не позволяющее исполнителю выбирать между различными образами действий, как это присуще экономическим методам.

В-третьих, они основаны на обязательности положений, инструкций, приказов, распоряжений, указаний и резолюций руководителя, невыполнение которых рассматривается как нарушение производственной дисциплины и влечет за собой дисциплинарное взыскание.

Существуют различные типы организации, но лишь один из них в данных условиях способствует наилучшему выполнению работы.

Можно выделить следующие типы организации:

1.            Организация, основанная на жестком распределении функций управления, регламентировании деятельности, тщательном контроле и повышенных дисциплинарных требованиях, четкой ответственности. Такой тип организации требует строгого учета, предвидения всех проблем, возникающих в управлении. Он имеет важные положительные качества, соответствует высшей степени организованности и в определенных условиях дает значительный эффект управления. Нередко он сковывает инициативу людей, столь ценную в современных условиях развития производства. Часто такой тип организации рождает бюрократизм в работе аппарата управления.

2.            Организация, основанная не менее жестком распределении функций и регламентировании деятельности. Это более гибкий тип организации. Он имеет свои преимущества в недостатки. Его преимуществами являются гибкость, быстрое реагирование на возникновение непредвиденных новых проблем, более широкие возможности неформального подхода к их решению. Если возникает проблема, не укладывающаяся в существующий порядок распределения функций, формируются комиссии по проблеме. Отрицательными чертами этого типа организации являются трудности контроля работы комиссий, дополнительные усилия по их формированию и расформированию, некоторое усложнение организации управления.

3.            Организация, основанная преимущественно на учете социальных факторов. Здесь главный акцент делается на подбор и подготовку кадров, формирование работоспособных групп для совместной деятельности, постановку целей и задач их работы и лишь затем на их функциональное и структурное оформление. Разделение функций осуществляется по неформальным признакам. Такие группы способны работать весьма организованно,   они гибки в своей работе, дисциплинированны, им присущ дух творчества. При практическом построении организации данного типа возникают трудности, так как социальные особенности и качества людей подвижны и изменчивы.

В практике управления производством названные типы организации в чистом виде не применяются. В каждой реальной организации преобладает один из указанных трех типов, который зависит от руководителя и аппарата управления. Руководитель выбирает тот или иной тип организации, исходя из целей управления, субъективных представлений, привычного стиля работы, оценки сложившейся ситуации, проблем, возникающих в процессе управления. Выбирая и формируя определенный тип организации или сочетая все формы организации управления в той или иной пропорции, исходя из конкретных условий деятельности и психологических особенностей работников, социального климата, он тем самым организационно воздействует на людей.

Существует различие между содержанием и формой управленческого воздействия. Воздействие может, как иметь, так и не иметь четкого организационного оформления. В тех случаях, когда руководитель, стремясь достичь определенных целей, вместо приказов и распоряжений использует неформальные коммуникации и контакты, четкое организационное оформление отсутствует. Часто такое воздействие называют социально-психологическим, но не потому, что оно носит неформальный характер. Социально-психологическое воздействие может быть и формальным, т. е. иметь вполне жесткие организационные формы и оставаться при этом социально-психологическим. То же самое можно сказать и об экономических методах управления.

В соответствии с таким пониманием методов управления можно говорить и об организационных формах экономических и социально-психологических методов управления, т. е. о формальной стороне их реализации, и в то же время можно говорить об организационных методах управления, которые выделяют по их содержательной специфике.

Таким образом, если существуют организационные воздействия и если руководитель и аппарат управления имеют возможность оперировать ими, выбирая из них наиболее приемлемые и эффективно действующие, значит, существуют организационные методы, отличные от других методов. Наличие организационных форм в реализации экономических и социально-психологических методов не изменяет этого обстоятельства, а свидетельствует только об особой роли организационных методов управления в системе методов и их неразрывной связи с другими методами управления.