Регистрация и учёт поступающих в организацию документов

 

Экспедиция - подразделение, осуществляющее приём и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции. Экспедиция выполняет:

- приём поступающих  документов, их сортировку и распределения  по структурным подразделения  организации;

- доставку документов  в структурные подразделения;

- обработку и отсылку  отправляемых документов;

- количественный учёт  документооборота;

Также существуют и подразделения . Подразделение по учёту и регистрации корреспонденции:

- осуществляет учёт  и регистрацию документов;

-  ведёт контроль  за оформлением исходящих и  внутренних документов (в отношения визирования, согласования, соответствия принятым требованиям);

- осуществляет формирование  и ведение справочно-информационного  массива;

- осуществляет учёт  документов «Для служебного пользования», с грифом «Конфиденциально», находящихся  в структурных подразделениях;

- производят оформление  и рассылку распорядительных  документов по указанию начальника  канцелярии;

- составляет номенклатуру  дел канцелярии, формирует дела  в соответствии с номенклатурой,  подготавливает дела к сдаче  их в архив организации;

Подразделение по контролю исполнения:

- осуществляет контроль  за своевременным исполнением  документов. Информирует руководство  организации о ходе исполнения  документов;

- осуществляет контроль  за сроками исполнения структурными  подразделениями поручений руководства организации;

- анализирует контроль  исполнения документов и подготавливает  соответствующие справки для  руководства.

Подразделение по рационализации работы с документами:

- разрабатывает и внедряет  мероприятия по совершенствованию  работы службы ДОУ (структура службы, новые информационные технологии и т.д.);

- разрабатывает положения,  инструкции, памятки, альбомы унифицированных  форм документов и др.;

- осуществляет и контролирует  внедрение новых стандартов, норм, правил в отношении работы службы ДОУ и оформления документов;

- организует и проводят  мероприятия по повышению квалификации  работников службы ДОУ и специалистов  организации в области документационного  обеспечения управления.

Группа (исполнитель) по учёту  писем и жалоб граждан:

- осуществляет приём  и регистрацию заявлений, предложений  и жалоб граждан;

- готовит на рассмотрение  руководству организации полученную  корреспонденцию по наиболее  важным вопросам;

- направляет корреспонденцию  в структурные подразделения  на исполнение;

- осуществляет контроль  за соблюдением сроков исполнения  писем, извещает о результатах  их рассмотрения заявителем;

- обобщает материалы  по рассмотрению писем граждан,  разрабатывает и представляет  руководству предложения по устранению  имеющихся недостатков;

- организует приём  граждан руководством организации.

Группа оформления документов:

- осуществляет работу  по перепечатке служебных документов  для всех структурных подразделений;

- осуществляет считку  и правку перепечатанного материала;

- производит стенографирование выступлений участников заседаний и совещаний с последующей расшифровкой и распечаткой текста;

Копировально-множительное бюро:

- выполняет копирование  и тиражирование документов;

- подготавливает, брошюрует  рекламную продукцию;

Архив:

- производит приём,  учёт, хранение и использование  дел;

- оказывает методическую  помощь в оформлении дел, подлежащих  сдаче в архив;

- осуществляет контроль  за правильность составления  номенклатуры дел в структурных  подразделения организации;

-  осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;

- подготавливает дела  к передаче на хранение в  государственный архив.

 

 

1.4 УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

Развитие науки и  техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических  и культурных связей, активизация  общественных процессов привели  к резкому увеличению объёмов  информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась ещё в начале ХХв., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путём проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документами  является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.¹

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации  их форм, установления единообразных  требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости без данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.  

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учёт и отчётность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации; например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системной документацией.² Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т.п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, распорядительная и исполнительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются  решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так  важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

- установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

- разработку единой  модели (схемы) построения документов  системы с использованием, как  правило, формуляра-образца;

- разработку структур  документов;

- создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к  документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и  хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры  технических средств.

Результаты проведенной  унификации документов доводят до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

Стандарты разрабатываются  на продукцию, работы, услуги. Под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направления на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.³ Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

С принятием данного  Закона изменилось  само понятие  «стандарт». Если раньше это был  нормативный документ, то теперь Закон  закрепил принцип добровольного  применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов).

Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую  для управления в определённой сфере  деятельности.⁴ 

В настоящее время разработаны  и действуют следующие УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной  документации;

- унифицированная система банковской  документации;

- унифицированная система финансово,  учётной и отчётной бухгалтерской  документации бюджетных учреждений  и организации;

- унифицированная система отчётно-статистической документации;

- унифицированная система учётной  и отчётной бухгалтерской документации  предприятия;

- унифицированная система документации  по труду;

- унифицированная система документации  Пенсионного фонда Российской Федерации;

- унифицированная система внешнеторговой  документации.

На каждую унифицированную систему  документации разработан государственный  стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма  документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определённом порядке на носителе информации.⁵

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа⁶, например подпись, печать, текст и т.д.   

Набор реквизитов официально письменного документа, расположенных в определённой последовательности, называется формуляром документа.⁷

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путём построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требование к построению конструкционной сетки и основные реквизиты»⁸.     

 

 

ГЛАВА 2

РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЁТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ  ДОКУМЕНТОВ

 

2.1 ОБЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ

 

Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись  учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или  получения».¹ Регистрация необходима для учёта, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы.