Регистрация и учёт поступающих в организацию документов

Процесс регистрации  позволяет создать базу данных о  документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы  организации по всем документам.

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчёты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации (обращения, заявления и жалобы граждан), договоры, корреспонденции от других организации, требующие ответа или решения, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник  канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации. Приведём примерный перечень нерегистрируемых документов:

- рекламные проспекты,  каталоги, извещения, плакаты;

- письма присланные  в копии для сведения;

- проекты внутренних  документов и т.д.

На практике в настоящие  находят применения три системы  регистрации документов:

1. централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

   2. децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в журналах по месту их разработки или исполнения, т.е. в структурных подразделениях секретарями подразделений;

3. смешанная -  сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной среди  рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые  их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по личному составу и по основной деятельности, протоколы, акты, докладные записки и т.д.) , а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учётно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом  регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

Регистрацией документа  должен заниматься опытный сотрудник  канцелярии или секретарь-референт. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в учреждении, уметь выделить и чётко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует заголовок, владеть компьютером.

При регистрации документов используют следующие основные справочные материалы:

• список структурных подразделений организации с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефоны;
• перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилии руководителей и заведующих канцеляриями, номеров их телефонов;
• Перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными, перечень документов, не подлежащих регистрации;
• список ответственных исполнителей, которые, согласно Инструкции по ДОУ, могут подписывать документы от имени организации, с указанием их фамилий и номеров телефонов; номенклатуру дел;
• справочники - адресный и административно-территориального деления; другие специальные источники;
• Инструкцию по ДОУ организации, перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения, табель форм документов.     

 

 

2.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ

           ДОКУМЕНТОВ

 

Прием поступающих в  организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

• ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
• полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

При получении факсимильного сообщения  проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.

В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".

После вскрытия конвертов проверяется  правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа  и всех приложений. При необходимости  к полученным документам следует  приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих  случаях:

• в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
• в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• получена доплатная корреспонденция;
• полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.¹

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже  просроченным сроком исполнения. В  этом случае штемпель на конверте может  служить доказательством дня  получения документа.²

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.³

Отметка о поступлении может  проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим  штемпелевателем.⁴

При проставлении отметки  о поступлении документа в  организацию необходимо учитывать следующие моменты:

• если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
• если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
• если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";
• если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
• если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее  время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка  документов должна осуществляться в  день их поступления в службу ДОУ  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее время.⁵

В организации целесообразно  установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  полученные работниками в командировках  в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.

 

 

2.3 РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ

 

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы). Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов.

Все поступающие в организацию  документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте  до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа — установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90%всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность(время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа и  в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.

Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп

На первом этапе  регистрации заполняют разделы  карточки (машинописным или рукописным способом):