Регистрация и учёт поступающих в организацию документов

Министерство образования

ГОУ СПО «Усинский политехнический  техникум»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Дисциплина: «Документационное  обеспечение управления»

Тема: «Ведения делопроизводства. Регистрация и учёт поступающих в организацию документов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                          Белова Анастасия Васильевна

                                                                                          Специальность 032002-

                                                                                          Документационное обеспечение

                                                                                          управления и архивоведения

                                                                                          Курс III, группа ДОУ-02

                                                                                          Форма обучения: очная 

                                                                                          Научный руководитель:

                                                                                          Лыжова Ольга Евгеньевна

 

 

 

 

 

 

 

УСИНСК 2011

Оглавление

Введение...............................................................................................................................3

Глава 1

Ведения делопроизводства

1. Понятие делопроизводства и функции документа...........................................4
2. Структура и формы службы ДОУ......................................................................7
3. Основные функции структурных подразделений службы ДОУ.....................8
4. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.....................................................................................................11

Глава 2

Регистрация и учёт поступающих  в организацию документов

2.1 Общее положение..............................................................................................16

2.2 Прием и первичная обработка поступающих в организацию

       документов………………………………………………………………...….18

2.3 Регистрация и учёт поступивших документов…………………………...….21

Заключение…………………………………… ……………………………………........25

Список литературы………………………………………………………….....………...26

Приложения……………………………………………………………………………....27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Цель моей курсовой работы заключается  в рассмотрении и изучение ведения  делопроизводства и регистрации  входящих в организацию документов.

Цель работы предопределяет её задачи:

1. рассмотрение понятие  «Делопроизводство»
2. проанализировать структуру и формы службы ДОУ
3. функции структурных подразделений службы ДОУ
4. унификация и стандартизация документов
5. регистрация и учёт поступивших документов.

Как известно документы появились  одновременно с появлением письменности. По сохранившимся древним документам мы можем увидеть, что тогда уже были правила их написания. Грамоты – так назывались первые деловые документы К ним относились письма официального и частного характера, а также акты. Появление документации сделало необходимым систематизировать обработку документов (регистрация, написание, отправка). Ведение документации, а также заполнение, оформление, учет входящих и исходящих документов, их отправка вот, что такое делопроизводство. Делопроизводство входит в обязанности секретаря. Секретарь со стажем должен знать, как правильно оформляются все официальные документы (приказы, акты, официальные письма). Без документов делопроизводство невозможно. Можно по-другому сказать, что такое делопроизводство – ведение документооборота, а также документирование управленческой деятельности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1

ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

1.1 ПОНЯТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами¹.

Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и  порядка работы с документами  в структурных подразделениях возлагается  на руководителя организации или  предприятия. Деятельность организации  или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность  за делопроизводство, учет и сохранность  документов на предприятии.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов"².

В документах, выступающих  одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат  управления функций, отражаются все  формы управленческой деятельности. Этим обусловлена полифункциональность документа³.

  Функции документа подразделяются на общие, свойственные любому документу, и специфические, присущие отдельным видам документов. К общим функциям относятся:

- информационная; любой документ является носителем информации, его цель - сохранить эту информацию во времени и пространстве;

- социальная; всякий документ является выражением той или иной социальной потребности;

- коммуникативная; документ всегда выступает средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами;

- культурная; документ - это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.

Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций, которыми наделяются лишь некоторые группы документов.

Одна из основных функций  управления, реализуемых в деятельности властных структур, - функция организации системы и процессов управления - находит выражение в комплексе организационных документов. Это устав, положение, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты.

Функция планирования реализуется  в результатах планирования деятельности организации, которые фиксируются  в плановых документах.

Решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций и их структурных подразделений, отдельных должностных лиц находит отражение в распорядительных документах. Созданием информационно-справочной и справочно-аналитической документации завершается процесс сбора и обработки объективной и достоверной информации, которая составляет важный элемент и условия принятия обоснованных, своевременных и реальных управленческих решений.

Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные  документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства).

Результаты деятельности любой организации фиксируются  в отчётной документации, выполняющей роль обратной связи и обеспечивающей необходимый и своевременный контроль за выполнением принимаемых решений, что позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации.

Научно-историческую функцию  исполняют документы, реализовавшие  свои основные функции и поступившие  в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12-14%.  

 

 

 

 

1.2 СТРУКТУРА  И ФОРМЫ СЛУЖБЫ ДОУ

 

Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы - централизованная, децентрализованная или смешанная.

При централизованной форме  все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии или у секретаря-референта (в небольших организациях). Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации документационного  обеспечения выбирают с учётом масштабов  организации, объёма документооборота, состава структурных подразделений (имеются ли в них соответствующие работники и необходимые технические средства), расположения их и т.д.^*  Централизованную организацию, как правило, используют на малых и средних предприятиях; децентрализованную - в территориально разобщённых организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях (последний вариант характерен для западной системы делопроизводства).

В большинстве учреждений используют смешанную форму.

Что касается внутреннего  пространства (помещений) службы ДОУ (офис), то сложились два типа его организации - кабинетный и открытый. Кабинетный тип характерен для отечественного делопроизводства, открытый - для зарубежной практики.

Структура, функции и  ответственность службы ДОУ видны  из примерного положения о службе, которое может быть использовано в качестве основы для разработки Положения о службе ДОУ конкретной организации.

Положение о службе ДОУ  составляется отделом управления персоналом, руководителем службы, секретарём-референтом в зависимости от масштаба организации, визируется юрисконсультом и руководителем заинтересованных подразделений, утверждается генеральным директором (директором) организации.

Положение о службе ДОУ  оформляется на общем бланке организации.

 

 

1.3 ОСНОВНЫЕ  ФУНКЦИИ СТРУКТКРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СЛУЖБЫ ДОУ

 

Вторыми по важности организационными документами после Положения  о службе ДОУ являются положения  о конкретных структурных подразделениях службы.

Секретариат - подразделение службы ДОУ, предназначенное для обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-референт, технические секретари, секретари заместителей руководителя организации) выполняют следующие основные функции:

- рассматривает и подготавливает  к докладу руководства организации  поступающую корреспонденцию;

- подготавливает по  указанию руководителя организации  проекты отдельных приказов, писем,  справок и других документов  и согласовывает их со структурными  подразделениями;

- осуществляет анализ  справок и докладов структурных  подразделений и даёт заключения и предложения по ним;

- следит за правильностью  оформления и составления документов, проверяет качество подготовки  документов, представляемых на подпись  руководству организации;

- обеспечивает подготовку  соответствующих материалов к  совещаниям, созываемым руководством организации;

- производит оформление  протоколов заседаний, рассылку  протоколов и выписок из них;     

- осуществляет контроль  за исполнением решений коллегии;

- составляет сводную  номенклатуру дел организации  и представляет её руководству на утверждение;

- осуществляет бездокументное  обслуживания руководителей. Например: приём посетителей, телефонное  обслуживание, организация работы  приёмной и т.д.