Организация работы с документами

       Подготовка  документов к архивному  хранению.   

         Значение и практическая ценность  документов предприятия различны. Одни документы используются  длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.  

         Для долговременного хранения  документов создается архив предприятия.   

         Для ведения архива выделяется  штатная должность “архивист”  или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.   

         В задачи архива входят:

       -прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

       -информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

       -организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.  

         Специалистами установлен оптимальный  срок использования документов  в делопроизводстве - 3  года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.  

         Для определения сроков хранения  документов, подготовки документов  к архивному хранению и отбора  документов для уничтожения не  предприятии создается постоянно  действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.  

         Определение конкретных сроков  хранения документов проводится  по “Перечню документов, образующихся  в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.   

         При использовании Перечня необходимо  учитывать, что все организации,  предприятия разделены на 2 группы:

       1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.                                                                                                                                                                                                                                        

       2. Предприятия, организации вспомогательных  органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых  не создается документов постоянного хранения.  

         Наряду с Перечнем можно использовать  номенклатуру дел предприятия,  так как в ней указаны сроки  хранения дел.  

         По документам, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.   

         При исчислении сроков хранения  учитываются только годы. День  и месяц составления документов  значения не имеют.  

         К документам долговременного  хранения, передаваемых в архив,  относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.)  

         Бухгалтерские документы (за исключением  лицевых счетов по зарплате, годовых  отчетов, балансов) и переписка  предприятия, за редким исключением,  на архивное хранение не передаются. Следует учитывать , что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.  

         Все дела, подготовленные на архивное  хранение делятся на 2  группы:

       дела  по личному составу;

       дела  по основной (производственной )деятельности.   

         На каждую группу дел составляются  отдельные описи: опись №1 (дела  по основной деятельности) и опись  №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы  одного года. Дела в опись вносятся  по степени важности.  В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.  

         На документы, выделенные к  уничтожению, составляется акт.  

         Акты и описи составляются  и подписываются членами ЭК, рассматриваются  и утверждаются руководителем  предприятия.  

         Прием-передача дел в архив  производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.   

         Вместе с делами в архив  предприятия передаются журналы  регистрации или регистрационные  картотеки на документы. Только  после передачи документов в  архив предприятия разрешается  производить уничтожение документов, включенных в акт.   

         Документы долговременного и  постоянного хранения могут передаваться  в государственные архивы на  договорной основе.  

        

       Заключение    

         Работа с документами должна  иметь настолько отработанный  порядок (документооборот), чтобы  не отвлекать работников от  главных производственных целей предприятия.   

         Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

       Приложение

       1. Образцы регистрационных журналов

       Форма журнала регистрации входящий документов

       Форма журнала регистрации исходящих  документов

       Форма журнала регистрации внутренних документов

       2. Форма номенклатуры дел предприятия

       Наименование                                                                        УТВЕРЖДАЮ

       предприятия                                                                            Руководитель предприятия                                                                                                  

         подпись                 расшифровка

       НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ                                      Дата                                       подпись

       00.00.00 № 00

       Москва

       на 19__год

       Должность руководителя

       службы ДОУ                                                           Подпись                                                Расшифровка                                                                                                                                                  

         подписи

       ОДОБРЕНО

       Протокол  заседания

       ЭК  предприятия

       от 00.00.00 № 00

       Список  литературы

       “Делопроизводство”  В.И. Андреева

       Справочник  по делопроизводству  М.В. Стенюков

       Документы и делопроизводство А.С. Мельникова 
 

       Список  использованной литературы. 

     

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. – М.,1998.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003.
3. ГОСТ 17.914-72: Обложки дел длительных сроков хранения: Типы, размеры, технические условия. – М.: Изд-во стандартов, 1984.
4. ГОСТ Р 1.5-2002. Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. – М.: ИПК Изд-во стандартов,2003.
5. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. – М., 2006.