Организация работы с документами

         Перенесение срока исполнения  документа по просьбе исполнителя,  мотивированной наличием уважительных  причин, осуществляется руководителем  предприятия после получения  докладной записки от исполнителя.  Решение о переносе срока исполнения  отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.  

         Карточки  контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.  

         Службой контроля осуществляются  следующие операции:

       -формирование картотеки контролируемых документов;  

       -направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

       -выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;  

       -напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

       -получение информации о ходе и результатах исполнения;

       -запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

       -регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

       -сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

       -снятие документов с контроля по указанию руководителей;

       -формирование картотеки исполненных документов.  

         Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.  

         Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  исполнения заданий, сообщения  результатов заинтересованным организациям  и лицам или другого документированного  подтверждения исполнения. Результаты  исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.   

        

       Систематизация  дел   

         Для обеспечения правильного  формирования и учета дел предприятия  должна составляться номенклатура  дел.  

         Номенклатура - это систематизированный  перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.  

         Номенклатура дел предприятия  разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.  

         Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).   

         Содержательная часть номенклатуры  дел представляет собой таблицу  из пяти граф: индексы дел, заголовки  дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.   

         Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.  

         При составлении заголовков дел  следует учитывать что: заголовок  должен полностью соответствовать  смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок  должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.  

         Заголовки дел в процессе их  формирования могут уточняться.  

         Состав заголовка дел образует  следующие элементы:

       название  вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.)

       название  предприятия или его структурного подразделения;

       адресат или корреспондент документа;

       краткое содержание документов дела;

       даты (период), к которым относятся  документы дела;

       указание  на копийность документов дела.  

         В заголовках дел, содержащих  переписку, указывается, с кем  и по какому вопросу (вопросам) она ведется.  

         В заголовках дел, содержащих  переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а  указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”   

         В заголовках дел, содержащих  плановую или отчетную документацию, указывается период времени на  который составлены документы,  вид документа (план, отчет).  

         В наименованиях дел, содержащих  организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.  

         В заголовках дел, содержащих  документы разного вида по  одному вопросу, не связанные  последовательностью делопроизводственных  операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка  в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.  

         Дела по вопросам не разрешенным в течение одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.   

         В номенклатуру дел предприятия  также включаются справочные  карточки, журналы учета документов.   

         При оформлении номенклатуры  дел необходимо оставлять в  каждом ее разделе резервные  номер дел (свободное место), которые  могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.  

         По окончании календарного года  в номенклатуре дел составляется  итоговая запись о количестве  заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения. 

       Формирование  дел.   

         При формировании документов  в дела используются следующие  признаки заведения дел.   

         Основанием для группировки документов  по номинальному признаку служит  название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).  

          При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (например: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).   

         Авторский признак предполагает  группировку в дела документов одного автора.   

         Для группировки переписки  используется корреспондентский признак.  При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.  

         Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например: “Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).   

         Группировка документов за какой-либо  определенный период осуществляется  по хронологическому признаку (например: “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия  и квартальных вложениях”).   

         Планово-отчетные документы группируются  в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому  признакам.  

         Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.  

         При формировании дел необходимо  учитывать следующие требования :

       -документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

       -подлинники оделять от копий;

       -годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

       -утвержденные документы - от их проектов;

       -включать в дело по одному экземпляру каждого документа.   

         Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.  

         В дело группируются документы  одного календарного года, кроме  переходящих дел, не закрывающихся  по окончании календарного года.   

         Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.   

         Документы, помещенные в дело  должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись,  отметку “В дело”.  

         Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.  

         Приняты определенные правила  группировки документов в дела  по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные  распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.  

         Приказы по основной деятельности  группируются отдельно от приказов  по личному составу; подлинные  экземпляры приказов по основой  деятельности систематизируются  и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.  

         Приказы по личному составу  группируются в соответствии  со сроками их хранения.  

         Утвержденные предприятием планы,  отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки группируются отдельно  от их проектов. Плановые и  отчетные документы хранятся  в делах того года, к которому  они относятся по своему содержанию, независимо  от времени их составления или даты поступления.  

         Лицевые счета сотрудников предприятия  по заработной плате группируются  в самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита  фамилий.  

         Протоколы заседаний Совета трудового  коллектива группируются по хронологии  и порядку номеров.  

         Переписка группируется за календарный  год и систематизируется в  хронологической последовательности: документ-ответ помещается за  документом запросом.  

         Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы,  отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.