Организация рабочих мест работников СДОУ в войсковой части

Все служебные  документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие  и необходимые постоянно –  на рабочей плоскости стола; используемые периодически – в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находиться на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения. [8, 45]

Одним из благоприятных условий  микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение.

Для обеспечения  рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа  
ЛБ-ЛХБ.

Распределение яркости света имеет важное значение, так как большинство документационных операций связанно с использованием зрения (чтение, письмо, работа на пишущей машинке и т.д.). Напряжение зрения вызывает напряжение мускулов тела и влечёт общее утомление.

Помещение служб  документации должны иметь естественное освещение, которое оказывает благотворное психологическое воздействие на человека.

3.2. Организация рабочего места ответственного исполнителя штаба

 

Так же как и у делопроизводителя в кабинете ответственного исполнителя штаба имеется стойка, которая помогает при работе, ни кто из по сторонних не заходит за её пределы, что позволяет сохранить конфиденциальность при работе с документами.

каждый предмет  и средство труда должны иметь  свое место, поскольку беспорядочное  расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного  стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

канцелярские  принадлежности (карандаши, ручки, скрепки  и т.п.) следует хранить в ящике  стола со специальными разделителями;

все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

документы, с  которыми работает ответственный исполнитель  штаба, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

документы и  средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая  последовательность выполнения работы;

движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил. [9, 59]

Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный  стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера.

При этом стол для  ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут  в противоположную от посетителей  сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находиться на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

Рабочий стол и  стол для ПК лучше располагать  ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много  работать с документами.

Кресло для  работы должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.

Тумбы для столов, включая и вакантные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Ответственный исполнитель штаба должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

Организация рабочего места ответственного исполнителя штаба с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного обслуживания.[7, 35]

Для зрительного  комфорта и общего впечатления от приемной большое значение имеет  и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализуют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

В соответствии с требованиями технической эстетики выбор окраски служебных помещений  должен производится с учётом особенностей климата, условий работы и характера  освещённости помещений. Использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние.

Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок своё рабочее место. В состав рабочего места секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов. [7, 29]

3.3. Организация рабочего места старшего помощника начальника штаба по кадрам и строевой части (СПНШ)

 

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, – обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника.

В отличие от делопроизводителя и ответственного исполнителя штаба у СПНШ может  не быть стойки, а может стоять стол для приема посетителей.

Обязательно должен стоять сейф, где хранятся личные дела военнослужащих, желательно не на видном месте.

Если в комнате  работают несколько человек, то в  соответствии с действующими нормами  норма площади служебных помещений  должна составить не менее 4м ² на одного работника. Общая площадь помещения, должна быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Интерьер помещения  следует хорошо обдумать. Помещение  должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным  освещением и озеленением. Наилучшим, признано естественное освещение.

Интерьер служебного помещения и оборудования рабочего места оказывает большое влияние  на эффективность работы любого сотрудника.

В соответствии с требованиями технической эстетики выбор окраски служебных помещений  должен производится с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений. Использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние.

Для сотрудников  служб документации необходимо создать  определённый зрительный комфорт. Важным является использование цвета в  качестве носителя информации, а также  для создания нужного порядка  на рабочем месте, для лучшей организации труда. Например, секретарь, использует цветовой “семафор” при раскладке документов в папки различных цветов.

Конкретные  цвета должны соответствовать функциям помещения. Помещения с высокой  температурой (южные районы страны) целесообразно окрашивать в холодные тона, а для помещений с низкой температурой (северные районы страны) больше подойдут тёплые тона. С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушевать особенности помещения. Например светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная уменьшает. Используя, различные цвета, можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки.

Требования  к рациональному освещению сводится к следующему: правильный выбор источника  света и системы освещения, создание необходимого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения. [8,62]

Вывод: Основной целью службы ДОУ войсковой части является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Желательно что бы кабинет Старшего помощника и ответственного исполнителя штаба находились рядом, так как это позволяет делать работу более быстрее и эффективней.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА КОМАНДИРА

 

Рабочее место командира представляет собой обособленную часть помещения предприятия, оснащенную в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда. Рациональная организация рабочего места командира предусматривает:

подбор необходимых  средств труда;

рациональное  их размещение;

обеспечение условий  труда, способствующих поддержанию  работоспособности руководителя и  исключающих нанесение вреда  его здоровью.

Размер площади  и оборудование кабинета командира зависят от количества участников совещаний или заседаний, проводимых в кабинете командира, от количества одновременно приходящих посетителей, различных технических средств и рабочих материалов, таблиц, т.е. планировка кабинета руководителя может быть различной в зависимости и от характера, и объема работы.

Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета  лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые  тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем  кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

Важное значение имеет оснащение рабочего места командира в целом.

Командиру очень часто приходится пользоваться телефоном, причем нередко сразу несколькими аппаратами.

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для снижения солнечного света можно  повесить на окна жалюзи.

Деловые встречи можно проводить:

за столом для совещаний. Это поставит командира и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче.

Документы для  ознакомления должны подаваться командиру  в  
12 часов каждого дня. Подписание документов происходит с 17 часов  
до 18 часов. [7, 32].

Вывод: Кадровые  органы  непосредственно  подчиняются  соответствующим командирам  (начальникам)  и  ведут  работу  с  военными  кадрами  в воинских частях под их руководством.

 В  воинский  частях, где штатом кадровый орган не предусмотрен,

планирование  и организация работы с военными кадрами возлагаются на

командира воинской части или лицо, назначенное приказом командира, поэтому рабочее место командира, как лицо части.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Актуальность  знания документоведения и владения делопроизводством сегодня, как никогда, велика и постоянно возрастает. Среди причин этого - и бурное увеличение разнообразия видов деятельности людей, и лавинообразное расширение номенклатуры изделий, товаров и услуг, и происходящие структурные изменения в отечественной экономике и во всем мире.

 Что касается  конкретно воинской части, то  общее руководство  и  контроль  за  работой  кадровых органов  в Вооруженных   Силах   осуществляет   главное    управление    кадров Министерства  обороны  Республики Беларусь,  которое организует свою работу в соответствии  с  положением  о  главном  управлении  кадров Министерства обороны Республики Беларусь. Организационная  структура  и  численность  кадровых органов определяются штатами.

  В    воинских    частях,    где  кадровые  органы  штатами   не предусмотрены,  планирование и организация работы с военными кадрами в полном объеме возлагаются на:

     старшего  помощника (помощника) начальника  штаба воинской части по кадрам и строевой части; одного  из  офицеров  структурного подразделения управления или штаба    воинской    части,    о    чем  ежегодно  издается   приказ соответствующего командира (начальника).

На кадровые органы воинской части возлагаются: