Организация рабочего места

Введение

Не секрет, что при отсутствии информации практически  невозможно принять объективного управленческого  решения, которое выступает в  современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития фирмы. А эффективная  работа управленческого звена зависит  от уровня оснащения фирмы электронным  оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства, а также соответствующим программным  обеспечением. Также немаловажное значение имеет то, как сам менеджер умеет  организовать свой труд, своё рабочее  место.

Социальные  опросы показывают, что служащие и  менеджеры выражают недовольство своей  низкой производительностью, которая  обусловлена высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей немалую  часть рабочего времени. Действительно, около половины его уходит на вспомогательную  деятельность – ожидание деловых  встреч, разговоры по телефону и  т.п., около четверти – на работу с документами, и только ничтожная  часть – меньше 10% - на анализ и  планирование дальнейшей деятельности. Многие работники, испробовав все известные  им управленческие приёмы оптимального распределения рабочего времени, не добились успеха. Причина этого заключается  не в порядке использования рабочего времени, а в несовершенстве и  неточности традиционных средств обработки  и передачи информации.

Как уже отмечалось, для принятия любого решения требуется информация, притом, чем сложнее решение, тем  больше объём необходимой информации. К тому же информация должна соответствовать  определённым требованиям. Быть полной, достоверной, однозначной и своевременной.

Таким образом, проблему исследования можно сформулировать так: необходимость обеспечения (поддержки) принятия решений информацией, которая должным образом отобрана, обобщена, систематизирована и проанализирована, то есть пригодна для принятия правильного решения в конкретной ситуации. Ещё одной проблемой является своевременность и правильность представления информации.

Цель  данной работы разработать рекомендации стимулирования труда на ОАО «Новгородхлеб».

Для реализации заданной цели поставлены следующие  задачи:

- определить  понятие организация рабочего места менеджера;

- определить особенности кабинета и его обустройства;

- выделить создание оптимальных условий для работы менеджера;

- определить значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений;

- выделить  cовременные средства обеспечения управленческой деятельности, их классификации.;

- проанализировать  организацию рабочего места на предприятии ОАО «Новгородхлеб».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы организации  рабочего места менеджера и его  информационного обеспечения 

1.1 Организация рабочего места  менеджера

Производительность управленческого  труда находится в прямой зависимости  от состояния рабочих мест и условий, в которых трудится менеджер. Значение рассматриваемой проблемы усиливается  в связи с появлением новых  организаций рыночного типа, когда  происходят существенные качественные изменения в системе управления экономическими и социальными процессами.

Организация рабочего места – процесс упорядочения и согласования взаимодействий элементов рабочего места (системы рабочих мест) за счёт установления определённых параметров элементов и определённой структуры отношений между элементами, а также между элементами и механизмами, регламентирующими их взаимодействия. Основными, «сквозными» направлениями организации рабочих мест, едиными для любого рабочего места, являются: специализация и оснащение рабочих мест; пространственная планировка рабочих мест; обслуживание рабочих мест.

Рациональная  организация рабочего места менеджера  обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств  и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В  настоящее время разработано  более 5 тыс. типовых проектов организации  рабочих мест для различных категорий  административно-управленческого персонала. В их основе лежат следующие принципы: делегирование, специализации, параллельность, пропорциональность, ритмичность.

 

Рисунок 1 – Принципы организации  труда руководителя

Кроме этих принципов при  организации рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд  экономических, эргономических и эстетических требований:

Материальная и моральная заинтересованность.

Менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих сотрудников  систематически улучшать режим и  условия их труда.

Удобство мебели.

Задача состоит в  том, чтобы выбрать габариты и  форму мебели с учётом антропометрических данных личности и удобно разместить её на рабочем месте.

Наличие средств оргтехники.

Рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а следовательно, создана технология эффективного её использования.

Благоприятные санитарно-гигиенические  и эстетические условия труда.

В помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.

Рациональный режим труда и  отдыха.

Ненормированный рабочий  день менеджера делает необходимым  установление ему гибкого графика  выхода на работу с учётом утомляемости человека.

Рациональная  организация труда и рабочего пространства руководителя – один из показателей культуры управления, критерий нравственных ценностей личности. По нему определяется совокупность знаний и навыков руководителя в отношении  организации своей деятельности и формирования образа делового человека.

Следовательно, современной организации труда, внешнему виду, речи, манерам поведения  руководителя должно соответствовать  и его рабочее место. Например, от стиля руководства зависит, как  менеджер располагает своих подчинённых  во время деловых совещаний.

Для авторитарного (автократического) стиля руководства  характерна следующая схема (рисунок 3):

где:          - рабочее место менеджера;

         - рабочее место подчинённого;

         - условное обозначение стола.

Менеджер-автократ стремится видеть и контролировать всех подчинённых, его управленческая деятельность состоит из приказов и  команд,

Рисунок 3 –  Схема расположения рабочих мест на деловом совещании при авторитарном стиле руководства.

 

а такое  расположение сразу показывает подчинённым в чьих руках сосредоточена власть. Как показывает практика такая схема является малоэффективной, так как создаёт напряжённую обстановку в коллективе и подчинённые стремятся избежать тесного контакта с руководителем.

На мой  взгляд, руководитель который хочет  получить реальную отдачу от коллектива прежде всего должен создать доброжелательную обстановку и наладить неформальные отношения, что позволит в дальнейшем обеспечить свободный обмен информацией, а также полностью использовать опыт, знания и компетенцию людей.

Демократичный менеджер, как правило, использует другую схему изображённую на рисунке 4:

Рисунок 4 - Схема  расположения рабочих мест на деловом  совещании при демократичном  стиле руководства.

 

Из схемы 4 видно, что менеджер-демократ располагается (как правило) в середине группы, что создаёт непринужденную обстановку при обсуждении проблем организации. Это благотворно влияет на выработку  подчинёнными новых идей, способствует обмену информацией и развитию коммуникаций.

В реальной жизни менеджеры придерживающиеся строго автократического или демократического стилей руководства встречаются крайне редко. По моему мнению менеджер должен использовать преимущества каждого стиля и применять его в зависимости от особенностей ситуации.

 

 

1.2 Кабинет и его обустройство

Особенности кабинета в том, что он сочетает в  себе черты помещения и для  работы и для отдыха. Работоспособность  человека напрямую зависит от того, насколько правильно и рационально  обустроено его рабочее место.

Если комната небольшая, не следует  располагать рабочее место спиной к двери или к окну. Рабочее  место в этом случае следует сместить или затемнить, обустроить так, чтобы на монитор не попадали блики. Это уменьшает утомляемость глаз. Если площадь офисного кабинета большая и в ней много рабочих мест, то можно устроить зонирование помещения. Зонирование осуществляют расстановкой мебели. Рабочие места хорошо сгруппировать блоками. Иногда для подчеркивания границы зоны перпендикулярно к стене устанавливают стеллаж.

Помимо стеллажей можно использовать мобильные модульные перегородки  в комбинации с любой офисной  мебелью. Перегородки зонируют помещение, сохраняя при этом единство пространства, способствуют шумопоглощению.

Такое зонирование позволяет быстро перестанавливать перегородки в  соответствии с изменяющимися требованиями к планировке помещения. Модули бывают с двойным остеклением (иногда его  тонируют), встроенными жалюзи, с  комплектами навесной мебели. Глухие части модуля могут быть отделаны панелями различных цветов и текстур.

Дизайнеры настоятельно советуют отдать часть офиса или отдельное  помещение под зону отдыха. Здесь  размещают мягкую мебель, журнальный столик, комнатные растения.

Цветовое решение каждого конкретного кабинета и офиса индивидуально, но существуют определенные правила, которых следует придерживаться. Здесь помимо субъективных предпочтений, надо учитывать ещё и рекомендации цветовой психологии. Оптимальным вариантом является такой, когда стены, полы выдерживаются в светлой гамме, а яркими акцентами становятся рабочие кресла и стулья. Офисные стулья могут иметь сочные, открытые цвета, которые редко используются в мягкой мебели для жилых интерьеров. Нейтральной палитре можно противопоставить современное решение: выкрасить помещение в глубокий, богатый цвет. Можно найти интересное контрастное сочетание, когда преобладает какой-то один цвет.

Выбор цвета для рабочей комнаты  зависит также от того, каких условий  требует работа: сосредоточения или  стимуляции и оживления. Холодные нейтральные  цвета создают деловое настроение, теплые насыщенные тона подходят для  творческой атмосферы, способствуют дружественному рабочему климату. Цветовое решение  зависит от качества освещения и  от того, на какую сторону выходят  окна. Если окна обращены на север, лучше  предпочесть теплые тона. Если окна выходят на юг или в офисе пользуются искусственным освещением - стены  делают светлыми, холодного оттенка

Переговорные комнаты и демонстрационные залы, в противовес рабочим комнатам, рекомендуют окрашивать в более  яркие и насыщенные тона. Психологи  утверждают, что они располагают  к общению, и из-за непродолжительного присутствия в них утомлять не будут. Но при этом важно сохранить  единое стилевое решение офиса. Применение ковролина при покрытии полов создает дополнительную звукоизоляцию. Следует выбирать цвета, близкие к природным или нейтральные.

Дизайн офиса, его мебель должны максимально соответствовать имиджу компании. Офисная мебель – это  выражение стиля фирмы, поэтому  при её выборе необходимо учесть не только дизайн и технические характеристики изделия, но и его соответствие имиджу компании.

Для корпусной  офисной мебели предпочтительна  сдержанная цветовая гамма и нейтральные  неяркие тона: серый, белый, бежевый, реже - чёрный. Хороша также мебель цвета  «под дерево», она привносит в  помещение уют и натуральность. Главное требование и к корпусной  и к модульной мебели, - чтобы  она не акцентировала на себе внимания и не раздражала глаза.

Кабинет наиболее «терпим» к присутствию  в нём мебели из разных, натуральных  и искусственных материалов. В  офисной мебели чаще, чем в других функциональных помещениях встречаются  комбинации пластика, ДСП, ламината, меламина, шпона, фанеры, металла, стекла и оргстекла. Дизайнеры отмечают следующую тенденцию: с одной стороны, «офисный» стиль мебели всё активнее проникает в домашнюю жизнь, а с другой стороны, в последние годы чётко прослеживается идея гуманизации рабочей среды. Отсюда и возникла полифункциональная мебель, подходящая как для офиса, так и для дома.

Когда мы говорим о спальне, то представляем себе в первую очередь кровать, которая во многом определяет лицо и стиль всего помещения. В применении к кабинету такую нагрузку, несомненно, несёт рабочее место – стол и сидение. Поверхности рабочих столов в наибольшей степени подвержены эксплуатации, чем обычно и обусловлены их материал, форма, цвет. Современный рабочий стол трудно представить без компьютера, отсюда дизайнеры и «танцуют». Предлагаемые на рынке модели компьютерных столов позволяют скомплектовать как совсем простое рабочее место, так и конструкции различной сложности, дополненные системой соединительных элементов и перегородок. Они могут иметь самую разнообразную конфигурацию - от простого прямоугольника до сложной формы с изгибами, закруглениями, боковыми приставками. Он часто комплектуется выдвижными полками для клавиатуры, угловым столом, полкой системного блока под столом, подставкой под монитор. Всё это создает дополнительные удобства при планировании рабочей площади кабинета.