Экспертиза ценности документов в ведомственной и государственном архиве

82. Задания плановых  органов ведомствам и переписка по освоению новых видов промышленной продукции

Пост.

10 лет

Многие категории  документов в учреждениях II категории  не образуются. Так, уже упоминавшиеся  материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48) имеют срок хранения только для учреждений II категории: в гр. 3 — пост., в гр. 4 — прочерк. Таких статей в перечне немало.

В ряде случаев  дифференциация сроков хранения производится не только по категориям учреждений, но и по месту создания документов. Например:

5. Заключения  на законопроекты проекты постановлений:

а) по месту разработки проекта

б) в других учреждениях

Пост.

3 года

3 года

Некоторые статьи имеют примечания, конкретно указывающие, в каких учреждениях должны храниться  размноженные документы.

39. Утвержденные  штатные расписания и документы  об их изменении

Пост.¹

10 лет

Примечания об условиях, которые влияют на отбор  документов для постоянного хранения:

4. Постановления,  решения и распоряжения местных  Советов депутатов трудящихся и их исполнительных комитетов; материалы по разработке постановлений, решений, распоряжений:

а) по месту принятия (подлинники) Пост. 2 года

б) в других учреждениях 5 лет 5 лет

Ряд статей предусматривает  сроки хранения только в период их потребности в практической работе в обоих звеньях:

154. Перфорационные  карты

155. Контрольные табуляграммы

До минования  надобности

В значительном количестве статей рядом с цифрой, обозначающей срок хранения, стоит  отметка ЭПК, указывающая, что вопрос о хранении или уничтожении этих дел должен обязательно согласовываться с ЭПК архивного учреждения. Отметка ЭПК предупреждает, что такие документы могут иметь научное значение. Например:

414.Акты и отчеты  об авариях, аварий- 10летЭПК10 лет

Почему эта  статья и в соответствии с ней аналогичный заголовок в номенклатуре дел и на обложке самого дела имеют отметку ЭПК? Потому что аварии бывают разного масштаба и последствия у них разные. Если речь идет, скажем, о прорыве отопительных батарей и заливании горячей водой части продукции на складе или об аварии машин, то документы подлежат хранению такое количество лет, которое указано до отметки ЭПК. Если же документы отражают катастрофы (со взрывами, человеческими жертвами и т.п.) и если не удалось установить причину этого, такие документы отбираются на постоянное хранение, так как они могут служить материалом для исследования, и не только исторического — через много лет могут обнаружиться новые факты и документы, которые заставят по-другому взглянуть на происшедшее.

Другая группа документов по этому же вопросу:

419.Акты и протоколы  расследований несчастных случаев

45 лет

ЭПК

45 лет

Здесь опять  отметка ЭПК, но минимальный срок хранения 45 лет, причем в обеих группах  учреждений. Почему? Отметка ЭПК  здесь применяется на основании  тех же условий, что и в предыдущем примере, а срок 45 лет поставлен потому, что это касается людей. Многие материалы по личному составу хранятся долго, с учетом длительности трудового периода жизни человека. В данном случае это может оказаться необходимым для установления группы инвалидности или решения вопроса о пенсии.

Фрагмент одного из основных законов, регламентирующих архивное дело:

Зарегистрировано  в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. N 9059

МИНИСТЕРСТВО  КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ от 18 января 2007 г. N 19

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ  ПРАВИЛ

ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ,

УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В ГОСУДАРСТВЕННЫХ  И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ,

МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ

РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, части 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280) приказываю:

1.  Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и

2.  использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных

3.  документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях

4.  Российской академии наук.

5.  Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра

6.  Д.М. Амунца.

Порядок экспертизы ценности документов

4.3. Архивные  документы включаются в состав  Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение).

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

При включении  документов в состав Архивного фонда  Российской Федерации используется также форма повидового или группового выборочного приема документов.

4.3.1. Решение  научно-методических вопросов, связанных  с экспертизой ценности документов  и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере  архивного дела, архивом совместно  с собственником или владельцем архивных документов в соответствии с критериями, установленными в п. 4.3 настоящих Правил.

При проведении экспертизы ценности документов и определении  сроков хранения документов архив руководствуется  перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями  документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

Решения о включении  в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются  ЭПК федеральных государственных архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев,

экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек, ЭПК Архива Российской Академии наук при утверждении описей дел, документов постоянного срока хранения.

Полномочия и  порядок деятельности указанных  ЭПК определяются положениями о  них, разрабатываемыми на основе соответствующих  примерных положений, утверждаемых специально уполномоченным федеральным  органом исполнительной власти в  сфере архивного дела.

Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования. Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук утверждают указанные описи самостоятельно.

Архив готовит  к согласованию ЭПК уполномоченного  органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере  архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями описи дел по личному составу (или их годовые разделы), акты о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1). Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук проводят согласование перечисленных документов самостоятельно.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании  экспертизы ценности документов и оформляется  договором между собственником или владельцем архивных документов и архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.3.2. Экспертиза  ценности документов в архиве проводится:

по истечении  сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших  в архив от ликвидированных государственных  органов, органов местного самоуправления и организаций;

при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

По результатам  экспертизы ценности документов, сроки  временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11), и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в  архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 11).

Подлежащие уничтожению  архивные документы передаются на переработку (утилизацию)и снимаются с учета  в установленном порядке. Сдача  дело оформляется приемосдаточной  накладной, в которой указываются  дата передачи, количество сдаваемых  дел и вес макулатуры.

6. Методика  отбора документов на государственное  хранение и оформление результатов  экспертизы в учреждениях

Как говорилось ранее, экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Экспертиза на стадии делопроизводства излагается в соответствующем курсе, поэтому здесь рассмотрим такие этапы, как экспертиза на стадии подготовки дел для сдачи в ведомственный архив (архив учреждения) и на стадии подготовки дел к передаче на государственное хранение.

Сдача дел в  ведомственный архив (архив учреждения) проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении. К этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения, но в это же время ведется работа по отбору дел постоянного хранения, которая по требованию ЕГСД должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года.

Начать работу целесообразно с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет включительно). Если в архив учреждения сдаются дела со сроками хранения десять и пять лет, то количество групп соответственно увеличивается. Отдельную группу составят дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, |т.е. полистно просмотреть все дела постоянного  хранения в целях выявления и  изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. Просмотр надо начинать с дела № 1 по номенклатуре: только при такой последовательности можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля.

Как определять ценность дел с отметкой ЭПК и  всегда ли можно определить эту ценность сразу после окончания дела, подробно рассматривалось при анализе  статей перечней. Напомним, что при этом дело должно быть тщательно изучено. Свои предложения по каждому такому делу следует записывать в специальную тетрадь.

Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса  документов являются годовые разделы  описи дел постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек (на данном этапе, как правило, выделяются к уничтожению дела со сроками хранения до трех лет включительно, с учетом не переданных в ведомственный архив за предыдущие годы). Акт утверждает руководитель учреждения (или организационно обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения.

Выделение документов к уничтожению с более длительными  истекшими сроками хранения проводится на следующем этапе — в ведомственном  архиве при отборе дел на государственное  хранение.