Государственные и ведомственные архивы

 

Содержание

 

Введение            3

1. История создания  Архива Президента РФ       4

2. Задачи, функции  и права Архива Президента  РФ     5

3. Создание электронного  архива Администрации Президента  РФ   9

Заключение                   16    

Список  литературы                  17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Понятие документ звучит следующим образом «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Слово архив означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющие прием и хранение архивных документов в интересах пользователя.

Таким образом, в современной трактовке архив – это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километры стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в письменном столе.

Архив Президента  Российской Федерации (далее именуется - Архив), образованный Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1991г. N  338, является  специализированным  подразделением  Администрации Президента  Российской  Федерации  на  правах  отдела,  осуществляющим постоянное  государственное   хранение  и   использование  документов, образовавшихся  в  результате  деятельности  Администрации  Президента Российской Федерации, структурных подразделений Президента  Российской Федерации и других фондообразователей.

Распоряжением Президента РФ от 25 марта 1994 года N 151-рп утверждено Положение об Архиве Президента Российской Федерации. Данное Положение определило функции, задачи и основные положения об Архиве Президента Российской Федерации.

Цель данной контрольной работы: изучить Архив Президента Российской Федерации и его функции. Организация архивного дела на современном этапе.

Задачи курсовой работы:

1. Проанализировать историю создания Архива Президента Российской Федерации;
2. Изучить его функции и задачи;
3. Рассмотреть проблемы доставки документов для исследования.

1. История создания Архива Президента РФ

Архив Президента РФ образован в 1991 г. Он осуществляет хранение документов Президента РФ, Администрации Президента РФ и других фондообразователей, перечень которых определяется руководством Администрации Президента РФ. Архив хранит также исторические документы, образовавшиеся в процессе деятельности высших органов ВКП(б) – КПСС в 1919-1991 гг. (Политбюро ЦК КПСС, съезды и пленумы коммунистической партии), ряд материалов Государственного комитета обороны (ГОКО), Совета Министров СССР, документы Президента СССР и его аппарата. Исторические материалы архива регулярно печатаются в Вестнике АП РФ.

 Положением об Архиве  Президента Российской Федерации,  утвержденным распоряжением Президента  Российской Федерации от 24 марта 1994 г. № 151-рп, установлено, что Архив Президента Российской Федерации является специализированным подразделением Администрации Президента Российской Федерации на правах отдела.

В настоящее время  Архив Президента Российской Федерации  расположен по адресу г. Москва, Старая площадь, 4. Начальником отдела по обеспечению деятельности архива назначен Степанов Александр Сергеевич.

Вопросы формирования  фондов и  использования  документов  Архива относятся  к   компетенции     Президента      Российской   Федерации, Руководителя Администрации   Президента  Российской Федерации, первого помощника   Президента  Российской Федерации и заведующего Канцелярией Президента Российской Федерации.

Архив   в   своей   деятельности   руководствуется   Конституцией Российской  Федерации,   Законами  Российской   Федерации,  указами  и распоряжениями    Президента    Российской  Федерации,  распоряжениями Руководителя   Администрации   Президента      Российской   Федерации, нормативными документами  и вопросами  организации  делопроизводства  и архивного дела.

    

 

 

 

 

 

2. Задачи, функции и права Архива Президента РФ

 

Основные задачи, функции, права Архива Президента РФ определены Положением об Архиве Президента Российской Федерации, утвержденным распоряжением  Президента Российской Федерации Б.Н. Ельциным от 25 марта 1994 г. N 151-рп.

     Основными  задачами Архива, согласно Положения, являются:

 

1. комплектование Архива  документами, образовавшимися  в результате деятельности     Президента      Российской   Федерации,   структурных подразделений Администрации  Президента  Российской Федерации согласно перечню источников комплектования Архива;
2. учет и обеспечение сохранности документов;
3. соблюдение режима секретности в работе с документами, содержащими сведения, составляющие государственную и служебную тайну;
4. проведение  научно-технической   обработки  архивных  материалов, создание и  совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архива;
5. организация использования документов;
6. разработка  и   развитие  автоматизированной   базы   данных   по документам Архива и системы поиска информации.

Архив в соответствии с  возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

1. составляет   и    ведет   перечень    структурных   подразделений Администрации     Президента     Российской  Федерации   -  источников комплектования Архива,  представляет его  на утверждение  Руководителя Администрации  Президента  Российской Федерации;
2. осуществляет  прием   документов  постоянного  и  долговременного хранения  их   структурных подразделений Администрации    Президента Российской Федерации;
3. оказывает методическую  и практическую  помощь Службе  помощников Президента   Российской Федерации,  Канцелярии Президента   Российской Федерации,  структурным   подразделениям  Администрации     Президента Российской Федерации в работе с документами текущего делопроизводства, подлежащими передаче в Архив;
4. совместно с Управлением делопроизводства Администрации Президента Российской Федерации  разрабатывает нормативно-методические  документы по организации делопроизводства;
5. проводит экспертизу ценности архивных документов;
6. осуществляет систематизацию архивных документов, формирование дел и их научное описание;
7. создает и  совершенствует научно-справочный  аппарат к документам Архива;
8. ведет  учет   хранящихся  в  Архиве  фондов,  дел  и  документов, совершенствует формы и методы учета;
9. обеспечивает сохранность  архивных документов,  прводит  проверку наличия и состояния дел;
10. обеспечивает создание  и  хранение  страхового  фонда  документов Архива;
11. осуществляет при  необходимости  досылку  указов  и  распоряжений Президента  Российской Федерации;
12. выдает в  установленном порядке  документы  Архива  во  временное пользование;
13. проводит аналитическую  работу по  документам Архива, информирует Президента    Российской  Федерации,  первого  помощника    Президента Российской Федерации,  заведующего Канцелярией  Президента  Российской Федерации,  руководство   и   соответствующие   службы   Администрации Президента     Российской  Федерации   о составе и содержании  этих документов, готовит  по ним  информационно-аналитические и  справочные материалы;
14. проводит выявление, подборку и копирование архивных документов по поступающим  запросам   в  соответствии   с  поручениями  Руководителя Администрации   Президента   Российской Федерации,  первого  помощника Президента   Российской Федерации, заведующего Канцелярией  Президента Российской Федерации;
15. участвует в публикации архивных документов;
16. обеспечивает  соблюдение   особого  режима   хранения,  учета   и использования   документов,    содержащих    сведения,    составляющие государственную, служебную и личную тайну;
17. представляет в  установленном порядке предложения о снятии грифов секретности с архивных документов.

Для осуществления своей  деятельности Архив имеет право:

1. требовать от  структурных подразделений  Администрации Президента Российской Федерации,  являющихся источниками  комплектования  Архива, соблюдения   установленных    правил   формирования    дел    текущего делопроизводства и подготовки их к сдаче в Архив;
2. запрашивать и получать от структурных подразделений Администрации Президента       Российской   Федерации   аналитические,   справочные, статистические и другие материалы, необходимые для работы Архива;
3. запрашивать из  государственных  и  ведомственных  архивов  копии архивных  документов,   справки  и   другие   материалы,   необходимые Президенту  Российской   Федерации,  Службе   помощников    Президента Российской Федерации,  Канцелярии   Президента   Российской Федерации, руководству Администрации  Президента  Российской Федерации;
4. привлекать  для  консультаций  по  вопросам  деятельности  Архива специалистов  структурных   подразделений   Администрации   Президента Российской Федерации,  а также  на  договорной  и  контрактной  основе ученых и специалистов из других учреждений;
5. пользоваться информационно - коммуникационными ресурсами Администрации Президента  Российской Федерации.

Архив возглавляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Российской Федерации.

     Директор  Архива выполняет следующие обязанности:

1. организует   деятельность   Архива,   координирует работу его подразделений  и  несет  персональную  ответственность  за  выполнение возложенных на Архив задач;
2. утверждает  положения о секторах и должностные инструкции работников Архива;
3. издает приказы и инструкции, подписывает и визирует в установленном порядке  служебные документы,  связанные с деятельностью Архива;
4. вносит Руководителю Администрации Президента Российской Федерации предложения по совершенствованию деятельности Архива;
5. представляет в установленном порядке к назначению на должность и освобождению от должности работников Архива.

В настоящее время Начальником  отдела по обеспечению деятельности архива назначен Степанов Александр Сергеевич.

Заместитель директора  и  другие  работники Архива  назначаются  на должность и  освобождаются от  должности  Руководителем  Администрации Президента  Российской Федерации.

Структура и штатная численность  Архива утверждаются Руководителем Администрации Президента  Российской Федерации.

Архив имеет свою печать, соответствующие штампы и бланки.

В состав документов Архива  Президента  Российской Федерации входят:

1. Законченные делопроизводством дела и документы постоянного и долговременного хранения, образовавшиеся в результате деятельности Президента Российской    Федерации и структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации.
2. Документы, образовавшиеся в результате деятельности бывшего Президента СССР и его аппарата.
3. Документы упраздненных высших органов исполнительной власти СССР и высших органов КПСС.
4. Документы, образовавшиеся в результате деятельности высших государственных и партийных деятелей СССР.
5. Страховой фонд и фонд пользования документов на микрофотоносителях.
6. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов Архива.
7. Служебные информационные, справочные и другие печатные издания, дополняющие документы Архива.

 

3. Создание электронного архива Администрации Президента РФ

«Мы стремимся к тому, чтобы информация была доступна в любое время и в любой точке. Хорошо понимаем необходимость внедрения информационных технологий в производство, в сферу услуг, в управление, культуру, науку и образование». В. В. Путин, из выступления на открытии первого Всемирного проекта «Электронный Архив Президента РФ открытого доступа» — конгресса информационных агентств, г. Москва, сентябрь 2004 г.

Генеральным заказчиком является министерство экономического развития и торговли РФ как координатор ФЦП «Электронная Россия» и организатор конкурсов по реализации мероприятий программы. Конкурс на получение государственного контракта по созданию электронного Архива Президента РФ выиграла корпорация «Электронный Архив».

Проект разрабатывался в интересах заказчика — Администрации Президента РФ.

Одним из самых крупных подразделений  Администрации является Управление информационного и документационного обеспечения. Объем информации, с которым имеют дело сотрудники Управления, очень велик, поэтому одним из основных условий его успешной деятельности, как и Администрации в целом, является долгосрочное хранение в электронном виде документов архива и обеспечение оперативного доступа к ним.