Организация работы государственного и ведомственного архива

Введение

 

Деятельность любой организации  невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При  этом информация все чаще принимает  фиксированный документальный характер.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с  момента рождения, поступления в  школу, затем в специальное среднее  или высшее учебное заведение, затем  устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах  открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково  важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной  личности.

 Актуальность данной работы заключается в том, что один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Исходя из этого целью  курсовой работы, является изучение организации работы государственного и ведомственного архива.

В связи с поставленной целью в работе решались следующие  задачи:

1. Изучение понятия государственный архив и ведомственный архив;
2. Изучение основных задач государственного и ведомственного архива;
3. Изучение направления использования документов государственного и ведомственного архива;
4. Изучение форм использования документов государственного и ведомственного архива.

Курсовая работа состоит  из введения, двух частей и заключения, списка использованной при написании  работы литературы и приложений к  работе.

 

 

Глава 1 Архивы

 

1.1 Государственные  архивы

 

Архив - учреждение или структурное  подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием  т хранение архивных документов в  интересах пользователей.

Государственный архив - это  учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего  использования.

В государственные архивы документы поступают на постоянное, «вечное» хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке. Поэтому государственные  архивы нередко называют историческими.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие  и специализированные, комплектующиеся  и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления  информации.

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или  способом и техникой закрепления  информации.

Архивы делятся на комплектующиеся  и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняются  они или нет. Пример некомлектующегося  архива - Российский государственный  архив древних актов.

 

 

1.2 Ведомственные  архивы

Помимо архивных учреждений, т.е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области  архивного дела, в каждой организации  существует свой архив. ГОСТ дает определение  видового понятия "ведомственный  архив". Ведомственные архивы, составляя  государственную часть архивного  фонда, не входят в систему государственной  архивной службы, но являются источниками  пополнения АФ РФ. Они выполняют  сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность  в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Ведомственный архив - структурные  подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и  организующие их использование для  информационного обеспечения их работы.

Министерства и центральные  ведомства обеспечивают сохранность  и учет документов, приведение их в  порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо  ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в  подведомственных учреждениях. Все  работы с документами в ведомственном  архиве и делопроизводстве ведутся  с соблюдением правил, устанавливаемых  Росархивом.

Существуют такие разновидности  ведомственных архивов как:

1. отраслевой государственный фонд;
2. центральный отраслевой архив министерства, ведомства;
3. центральный архив министерства, ведомства;
4. объединенный ведомственный архив;
5. объединенный межведомственный архив;
6. архив учреждения, организации, предприятия.

В городах и районах, где  много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие  архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих  справочное значение, которые поступают  от учреждений, не сдающих свои фонды  в госархивы.

 

1.3 Общие черты  и различия между государственными  и ведомственными архивами

 

Общими чертами, присущими  государственным и ведомственным  архивам, являются:

1. их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд общества);
2. единство методики архивной работы (все виды научно-технической обработки документов, описание дел, порядок нумерации листов и составление заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи одинаковы);
3. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и экспертизой ценности документов.

Преемственность в работе архивов заключается в том, что  госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с соблюдением правил. Ведомственный  архив представляет госархиву паспорт  со сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений - источников комплектования.

Государственные и ведомственные  архивы имеют различный правовой статус: государственные архивы являются самостоятельными учреждениями, ведомственные (за небольшим исключением) - структурными подразделениями, не всегда организационно оформленными.

Различен и порядок  комплектования: ведомственный архив  принимает документы от структурных  подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения; госархив отбирает документы постоянного  хранения в ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов с истекшими сроками хранения. Госархив контролирует проведение экспертизы ценности на всех этапах, а заключительный этап - утверждение описи дел постоянного хранения - выполняет экспертно-проверочная комиссия, в состав которой входят работники госархива. Работа по составлению и усовершенствованию научно-справочного аппарата в ведомственных архивах ограничена (в основном описями и указателями, реже - каталогами). В госархивах широко развернута работа по составлению различных видов архивных справочников. Госархив контролирует работу ведомственных архивов, а через них - работу архивов подведомственных учреждений и организацию документов в делопроизводстве.

 

 

 

Глава 4. Задачи архивов

 

Основными задачами архива являются:

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве.
2. Комплектование Архива документами Архивного фонда Российской Федерации, относящимися к профилю Архива.

Оказание научно-методической помощи в работе с документами  профиля Архива учреждениям Федеральной  архивной службы России, ведомственным  архивам организаций-источников комплектования Архива, федеральным органам исполнительной власти и организациям, осуществляющим временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на основе соглашений с  Росархивом, а также архивам организаций, осуществляющих хранение документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации.

Информационное обеспечение  органов государственной власти, организация научной информации о составе и содержании документов Архива, их использование и публикация; обеспечение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной  документной информации профиля  Архива.

Ведение научно-исследовательской  и методической работы в области  архивоведения, документоведения, археографии  и других специальных исторических дисциплин, применительно к профилю  деятельности Архива.

 

 

4.1 Функции архива

 

Архив в соответствии с  возложенными на него задачами:

Осуществляет хранение и  государственный учет поступивших  в Архив документов, представляет в Росархив сведения для централизованного  государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Осуществляет комплекс мер  по созданию оптимальных условий  хранения документов Архива, организует их реставрацию, консервацию, копирование  в целях создания страхового фонда  и фонда пользования, проводит выявление  и учет особо ценных архивных документов и обеспечивает надлежащий режим  их хранения.

В установленном порядке  разрабатывает, согласовывает с  Центральной экспертно-проверочной  комиссией при Росархиве и  ведет списки юридических и физических лиц - источников комплектования Архива, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Архив.

Организует и осуществляет отбор и прием на постоянное хранение в Архив документов Архивного  фонда Российской Федерации профиля  Архива.

Принимает в установленном  порядке меры к пополнению фондов Архива документами профиля Архива, находящимися в собственности негосударственных  организаций, объединений, обществ, фондов, граждан на основе соглашений (договоров), а также меры к выявлению и  получению из-за рубежа подлинников  или копий архивных документов по истории экономики России.

Проводит экспертизу научной  и практической ценности документов, хранящихся в Архиве.

Осуществляет в пределах делегированных Росархивом прав и полномочий:

Контроль, за соблюдением  учреждениями, организациями, иными  собственниками документов законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах;

Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ведомственных архивах  профиля Архива.

Совместно с организациями-источниками  комплектования Архива, а также (на договорной основе) с собственниками документов негосударственной части  Архивного фонда Российской Федерации  участвует в мероприятиях по совершенствованию  работы ведомственных архивов и  улучшению организации документов в делопроизводстве.

Организует в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами и полномочиями, переданными Архиву организациями-фондообразователями  или их правопреемниками, работу по рассекречиванию документов, принятых на хранение в Архив; оказывает содействие организациям в проведении рассекречивания  документов, созданных в результате их деятельности или деятельности их правопредшественников, информирует  общественность о рассекреченных документах.

Осуществляет в необходимых  случаях научное описание поступивших  на хранение в Архив документов, создает с учетом потребностей использования  автоматизированные информационно-поисковые  системы, банки и базы данных, архивные справочники различных видов  о составе и содержании документов Архива, принимает участие в создании информационных систем и межархивных  справочников.

Изучает общественные потребности  в ретроспективной документной  информации профиля Архива.

Осуществляет информационное обеспечение деятельности федеральных  органов государственной власти, других заинтересованных организаций, в том числе на договорной основе.

В установленном порядке  исполняет запросы российских и  зарубежных юридических и физических лиц по документам Архива.

Организует документальные выставки, экскурсии по Архиву; информирует  общественность о документах Архива через средства массовой информации и иными способами.

Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных организаций подготовку документальных публикаций, а также справочно-информационных и научно-популярных изданий по документам Архива.

В установленном порядке  сотрудничает с российскими и  зарубежными архивными, научными и  информационными организациями, участвует  в разработке и реализации межгосударственных, федеральных, межрегиональных и  иных научных и культурных программ, взаимодействует, в соответствии с  концепцией международного сотрудничества Федеральной архивной службы России, с соответствующими специализированными  международными организациями.

На основе государственных  программ развития архивного дела, отраслевых программ и планов, с  учетом анализа состояния и деятельности Архив разрабатывает и по согласованию с Росархивом утверждает планы работы, представляет в Росархив отчеты о  своей деятельности.