Экспертиза ценности документов в ведомственной и государственном архиве

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 26 Марта 2013 в 10:10, курсовая работа

Краткое описание

Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, орга¬низаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека.

Содержание

Введение 2
1. Задачи, функции и виды ведомственных архивов 3
1.1. Основные понятия 3
1.2. Виды ведомственных архивов 3
1.3. Главные задачи ведомственного архива 5
1.4. Основные функции ведомственного архива 5
1.5. Нормативно-методическая основа проведения экспертизы ценности документов 6
1.6. Организация проведения экспертизы ценности документов 8
1.7. Порядок проведения экспертизы ценности документов 10
1.8. Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве 12
1.9. Оформление результатов экспертизы ценности документов 13
Заключение 14
Список использованных источников и литературы: 16

Прикрепленные файлы: 1 файл

Документ Microsoft Word (2).doc

— 261.50 Кб (Скачать документ)

Введение  
Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, орга¬низаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа доку¬ментов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребу¬ются большие помещения, оборудование, штаты специальных работни¬ков. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев" . В рамках изучения данной темы, существует необходимость анализ организации, проведения и особенностей экспертизы ценности документов. Этим обоснован выбор темы нашего исследования: «Экспертиза ценности документов».  
Цель исследования – изучить особенности проведения экспертизы ценности документов.  
Задачи исследования:  
1. Изучить сущность, этапы проведения и функции экспертной комиссии.  
2. Определить нормативно-методические основы экспертизы ценности документов. 
3. Охарактеризовать организация и порядок проведения экспертизы ценности документов. 
4. Определить сущность и функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов.  

Выдержка  из работы.

Заключение  
На основе анализа специальной литературы и информационно-правовых источников, мы считаем целесообразным, сделать ряд выводов:  
- Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.  
- Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, на¬чинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государствен¬ном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив уч¬реждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив. 
- Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 
- Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. 
- К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние. 
- Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 
- Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).  
- Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; подготовка комплекта сопроводительной документации. 
- Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей). 
- По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. 
- Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под ру¬ководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В круп¬ных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экс¬пертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или под¬ведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в "Основных правилах работы ведом¬ственных архивов". 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение о центральной экс¬пертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федера¬ции". 
- ЦЭК осуществляет следующие функции. Разрабатывает предложения, и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им организаций. 
- Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. 
- Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов. 
- Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях. 
 

Список  литературы.

Список литературы  
1. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утвержде¬но Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552. 
2. Положение о Государственной архивной службе России. Утверж¬дено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. № 552. 
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-М., 1998 
4. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Об¬щие требования к построению, изложению, оформлению и содер¬жанию стандартов. - М., Госстандарт, 1992. 
5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распо¬рядительной документации. Требования к оформлению докумен¬тов. М., Госстандарт России, 1997. 
6. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен¬тации. Требования к оформлению документов. - М: ВНИИДАД, 1998,108с. 
7. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.-М.: Госстандарт России, 2005. 
8. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 2003 
9. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.98 № 19. 
10. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ве¬домствах Российской Федерации. - М., 1994 
11. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной тех¬нологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Фе¬дерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - ЦБНТ Минтруда Россий¬ской Федерации.- М.,1993,77 с. 
12. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практичес¬кое пособие с образцами документов - М.: Бизнес-школа, 2001, 224с. 
13. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 5-е, перераб. и доп.- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2002,187 с. 
14. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка доку¬ментов к последующему хранению и использованию. - Уч.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 2006, 68 с. 
15. Вялова Л.М„ Санкина Л.В., Шатина Н.В. Документы. Современ¬ные требования к оформлению. Уч. пособие. - М.: РГГУ, 2004,66 с. 
16. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В.Куз¬нецова, М.Т.Лихачев, А.Л.Райхцаум, А.В.Соколов: Сост. М.Т.Ли¬хачев.-М.: Экономика, 2001, 271 с. 
17. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 2002. 
18. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 3-е., ис¬правленное и доп. - М.: ЗАО "Бухгалтерский бюллетень", 2001, 224с. 
19. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учеб¬но-справочное пособие. - М.: ИМПЭ, 2003, 96 с. 
20. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требо¬вания к документам: Уч. пособие. - М.: Изд-во "Юридический кол¬ледж МГУ", 2004, 85 с. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение  

 

В результате деятельности организаций создается много  документов. Среди них есть малоценные, утрачивающие свое значение быстро. Есть документы, которые долго не утрачивают свою актуальность.

Экспертиза ценности документов – это определение  их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения. 

 

2. Задачи экспертизы ценности документов 

 

Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1.         для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела);

2.         для временного хранения.

Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном  и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные  структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько  архивных фондов.

Кроме этого  отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная  экспертиза — это экспертиза, которая  проводится в целях выявления  дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и  подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных  родственными или личными отношениями.

Такой комплексный  подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают  сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

дела для постоянного  и долговременного (75 лет) хранения;

дела, предназначенные  для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для  постоянного и долговременного  хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи  представляются на рассмотрение соответствующей  экспертной комиссии, или экспертно-проверочной  комиссии, или центральной экспертно-проверочной  комиссии ЦЭПК.

3. Принципы  отбора документов и критерии  их оценки

В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: "Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения".

Экспертиза ценности документов проводится в несколько  этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

б) при регистрации  поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса  определяется его принадлежность к  конкретному делу, с обозначенным на обложке сроком хранения);

в) при направлении  документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь).

Второй этап проводится на стадии подготовки дел  для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Третий этап — на стадии подготовки дел для  передачи на государственное хранение {производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Среди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудности, которые приходилось и приходится преодолевать.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений!

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Для успешного  проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев таких много. Одни из них — главные, другие — вспомогательные, но применяются они в совокупности, В этом — одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.

В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы: критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов); критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документов).

Рассмотрим важнейшие  критерии.

1; Значимость  учреждения или лица, которые  создали документы. В процессе  развития государства создаются  учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

Органы государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения — научно-технический прогресс, производственные объединения — развитие экономики и т.п.

Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы создаются  и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес  представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социалистического Труда и других лиц.

Информация о работе Экспертиза ценности документов в ведомственной и государственном архиве