Экспертиза ценности документов в ведомственной и государственном архиве

Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в архиве и структурных подразделениях (там, где архив принимает на хранение дела со сроками от десяти лет и выше). Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 1993 г. можно выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения:

трехгодичного — законченные делопроизводством  в 1989 г.;

пятилетнего —  законченные делопроизводством  в 1987 г.;

десятилетнего — законченные делопроизводством  в 1982 г.

Экспертиза ценности в ведомственном архиве осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче на государственное хранение. В связи с этим должно быть обеспечено ее высокое качество. При проведении экспертизы в первую очередь анализируется организационно-распорядительная документация (постановления, приказы, решения, протоколы совещательных органов и т.п.), а также плановая и отчетная. В ходе изучения изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры, документы временного хранениях Одновременно собираются сведения для дополнения исторической справки (об изменении структуры, подведомственности, функции и т.д. со ссылками на распорядительные документы).

При наличии  дублетной документации определяются- структурные подразделения, где  остается на постоянное хранение основной экземпляр. Оставление при необходимости в делах дублетных экземпляров согласовывается с госархивом. Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На государственное хранение отбираются документы, обладающие наибольшей полнотой информации. Остальные по согласованию с госархивом могут включаться в акт о выделении к уничтожению.

В процессе экспертизы выявляются особо ценные дела и документы, категории которых определены государственной  архивной службой. Работа по экспертизе в ведомственном архиве проводится в контакте с госархивом, при его постоянной методической помощи. При этом используются ведомственные и типовые перечни, перечни документов, поступающих на госхранение, другие нормативные и методические документы.

Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной  описи дел постоянного хранения, описью особо ценных дел, годовыми разделами  сводных описей дел долговременного  хранения (свыше десяти лет) и по личному составу (о составлении описи в гл. 5), актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все эти документы рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно, так как в них включаются, как правило, документы одного временного периода. Одобренные ЦЭК (ЭК) описи направляются на утверждение ЭПК архивного учреждения. После их утверждения экспертно-проверочной комиссией руководитель учреждения утверждает акт на уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Включенные в этот акт документы сдаются в упакованном виде на бумагоперерабатывающие фабрики или организации, занимающиеся сбором вторсырья. Сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.

В учреждениях, не сдающих документы на государственное  хранение, отбор дел с истекшими  сроками хранения проводится в том  же порядке: в акт о выделении  к уничтожению вносятся документы  только с истекшими сроками хранения; одновременно с актом за тот же временной период составляются годовые разделы сводных описей дел по личному составу (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных рабочих и служащих, лицевые счета или расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудовые книжки и другие личные документы, акты о несчастных случаях), а также годовые разделы сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет, но для таких организаций целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения десять лет); акт о выделении к уничтожению вместе с описями дел по личному составу и долговременного хранения представляется на утверждение руководителю учреждения. После их утверждения выделенные к уничтожению документы сдаются в установленном порядке в местные организации, собирающие вторсырье.

7. Организация  работы по экспертизе ценности  документов в государственных  архивах

Проведение экспертизы ценности документов в государственных  архивах по организации и методике работы несколько отличается от ее проведения в ведомственных архивах. Это объясняется прежде всего тем, что государственные архивы в отличие от ведомственных хранят документы лишь постоянного хранения. Документы временного хранения, попавшие в государственные хранилища при национализации архивов и в 20 — 30-е годы, были, как правило, выделены из фондов при неоднократно проводившихся архивистами экспертизах ценности.

Кроме того, в  государственном архиве находятся  многоотраслевые хранилища, собравшие  документы учреждений и предприятий  различных уровней всех отраслей экономики и культуры, действующих на данной территории. В связи с этим в государственных архивах проводится экспертиза двух видов: целевая экспертиза — самостоятельный вид работы; попутная экспертиза — в ходе переработкой совершенствования описей дел.

Цель проведения экспертизы — освободить архивные фонды от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены при переработке архивных фондов в ходе составления заголовков дел, систематизации дел по структурным подразделениям или годам, а также в пределах названных разделов схемы систематизации. Объем дел, выделяемых к уничтожению при проведении этих работ, может быть и невелик. Если количество документов, не подлежащих хранению (дублетные, поглощенные, не имеющие ценности), значительно, то проводится целевая экспертиза. В большинстве случаев в госархивах целесообразно проводить комплексную целевую экспертизу, при которой изучаются: фонды учреждений одной системы — вышестоящее учреждение и ему подведомственные (например, облздрав — райздравы — клинические больницы — районные больницы — санэпидемстанции — бюро медицинской статистики); фонды однородных учреждений, деятельность которых связана с определенной территорией {строительные, строительно-монтажные управления, действующие в крае или области); архивные фонды лиц, связанных между собой родственными, служебными или другими отношениями.

Осуществление комплексной экспертизы в госархиве  начинается с определения фондов, по которым ее следует провести. Для этого составляется список фондов с указанием их номеров, наименований, хронологических границ документов и объема дел, а также очередности проведения работы с фондами.

Прежде чем  приступить к непосредственному  просмотру дел, необходимо изучить  историю фондообразователя (для фондов личного происхождения — биографию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотраслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспертиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям дел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи дел, при просмотре которых изучаются состав и содержание документов, намеченного к экспертизе фонда. Перед экспертизой больших по объему документов, сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организацию проведения экспертизы (этапы и очередность работы, трудовые затраты, сроки проведения и т.п.).

В целях повышения  качества экспертизы ценности в госархивах могут составляться примерные перечни  документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению. Такие перечни целесообразно разрабатывать по сложным и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни значительно упростят работу по оценке документов.

Изучение дел  при комплексной экспертизе нужно  начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел только по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел подведомственных организаций устанавливается следующее: дублеты, поглощенная информация, степень ее поглощенности, разночтения в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов, содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное подразделение), где оставляется на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут быть оставлены и дублетные экземпляры особо ценных документов, которые выявляются, как правило, в ходе экспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и последующего использования визы, резолюции, поправки текста и др.

При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так  как документы за тот период в  силу ряда обстоятельств не требуют  массового выделения к уничтожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями.

Оформление результатов  экспертизы ценности документов проводится при целевой экспертизе только актом, а при попутной — актом и описью. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала ЭМК госархива, а затем (в соответствии с установленным Главархивом СССР порядком) рассматриваются и утверждаются на ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива, а выделенные к уничтожению документы передаются по приемосдаточной накладной на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам. 

 

9.Заключение

В данной курсовой работе раскрыта тема «Экспертиза ценности документов». Рассмотрены критерии экспертизы, система экспертных органов, законодательная база, принципы экспертизы ценности электронных документов.

 

10. Список  литературы

1. Учебник «Архивоведение»  М.: «НОРМА», 1996

2. Учебник «Архивоведение»  М.: ПрофОбрИздат, 2002

3. Журнал «Отечественные  архивы» М.: РГГУ, 2003, в. 5

4. «Перечень  типовых управленческих документов  с указанием сроков хранения»  М.: Росархив, 2002

5. «Основные  правила работы организаций»  М.: 2003

6. http//www.archiviruem.ru

7. http//www.ippnou.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Последняя четверть прошлого столетия прошла динамичное развитие и перешла на новый уровень  своего естественного развития. Шагнув в новый век, век информационных технологий, информация стала важнейшим  ресурсом общества и приобрела стратегическое значение. На сегодняшний момент главным продуктом и товаром в сфере информационной деятельности является информация.

Выражение «тот, кто владеет информацией, тот  владеет миром» особенно актуально в наши дни.

Глобализация  мировых процессов, с одной стороны, и глубокие социально-политические и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы, - с другой, создали предпосылки для быстрого вхождения России в мировое информационное пространство. В нашем столетии будущее нашей страны во многом будет зависеть от того, насколько энергично и эффективно она станет двигаться в этом направлении.

Информация и  все, что с ней связано самым  активным образом воздействует на все  стороны человеческой жизни. Для  реализации своих потенциальных  возможностей, достижения профессиональных успехов, гармонично развитой личности, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Документирование  информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов.

Актуальность  темы настоящего исследования заключается в том, что суть истории развития экспертизы ценности документов сводится к необходимости установления сроков хранения документов; для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения. От результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны (далее АФ РФ).

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших  функций ДОУ и архивного дела, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

Оценка информации документов проводится практически  на всех этапах создания и обработки.

Начинается оценка документов в делопроизводстве в процессе формирования их в первичные комплексы - дела, при составлении номенклатуры дел организации. Решая этот вопрос, документоведы используют выработанные архивоведением критерии ценности документов. От эффективности работы с документами на стадии делопроизводства, в конечном итоге, зависит репрезентативность АФ страны. В архивной работе экспертиза ценности документов является одним из основных и наиболее ответственных процессов работы, окончательное решение о судьбе архивных документов принимают, преимущественно, архивисты.

Актуальность  темы исследования определяется следующими теоретическими положениями.

Одним из важнейших  направлений работы по определению  оптимального состава документов АФ РФ является экспертиза ценности, проводимая как в делопроизводстве, так и в ведомственных, муниципальных и государственных архивах. Методика проведения экспертизы ценности документов сформировалась в XX в. Эволюция такова, что от придания значения только экспертизе в государственных архивах до первоначального проведения ее в делопроизводстве документоведы и архивисты подошли к вопросу о перспективности оценки документов уже в процессе их создания. Стадия делопроизводства становится объектом пристального изучения архивистов не только в плане рационального формирования тех комплексов документов, которые будут переданы на государственное хранение, но и в плане изучения диалектического единства методов и процессов работы с документами на всех этапах.