Роль и место ведомственных архивов в формировании Государственной части Национального архивного фонда

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

Документы министерств, ведомств Республики Беларусь, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Национального архивного фонда Республики Беларусь, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Республики Беларусь. В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, государственного архива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и местными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена, в конечном счете, на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить – каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

Целью данной работы является анализ перспектив развития ведомственных архивов в Республике Беларусь.

Достижение поставленной цели предполагает решение следующих взаимосвязанных задач:

• рассмотреть виды ведомственных архивов, раскрыть их функции и задачи;
• проанализировать нормативно-правовую базу деятельности ведомственного архива;
• осветить перспективы развития ведомственных архивов.

Объектом исследования являются ведомственные архивы Республики Беларусь.

Предмет исследования – организация работы ведомственных архивов Республики Беларусь.

Изучение данной темы основано на использовании частно-научных методов исследования: логический, сравнительный (сравнительно-правовой), метод анализа, статистический, конкретно-социологический и другие.

Теоретической основой настоящей работы являются нормативно-правовые акты в области организации и деятельности ведомственных архивов, а также труды специалистов в данной области, работы ученых по проблемам функционирования ведомственных архивов.

В курсовой работе были использованы следующие нормативные правовые акты Республики Беларусь: Гражданский кодекс, Закон «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, Правила работы архивов государственных органов и иных организаций и т.д., а также научные труды таких авторов, как Абламейко С.М., Носевич В.Л.,  Жумарь С.В., Кудрякова Г.Н. Рыбаков, А.Е. и других.

Структура работы определяется целью и задачами исследования и в соответствии с этим состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Роль и место ведомственных архивов в формировании Государственной части Национального архивного фонда

 

1.1. Виды ведомственных архивов, их задачи и функции

 

Помимо архивных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив.

Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда Республики Беларусь, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения архивного фонда Республики Беларусь.

Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия.

В структуре учреждения может не быть специального подразделения –

архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив.

Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Государственным комитетом по архивам.

Итак, кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. Ведомственные архивы выполняют сходные с государственными архивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности государственных архивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Государственной архивной службы, хранятся в организации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Как было сказано выше, ведомственный архив – понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

В положение об архиве включаются следующие разделы:

– основные положения;

– состав документов архива;

– задачи и функции архива; права архива;

– организация работы архива [5].

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы документационного обеспечения управления, согласовывается с соответствующим учреждением Государственной архивной службы и утверждается руководителем организации.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов (ст. 13 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь») [3]:

– государственные архивы (республиканские, областные (г. Минска) и зональные архивы). Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, а областные (г. Минска) и зональные архивы – по решению соответствующих областных (Минского городского) исполнительных комитетов согласно системе государственных архивных учреждений, утвержденной Советом Министров Республики Беларусь. Государственные архивы осуществляют прием и постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда и иных видов документов Национального архивного фонда. Государственные архивы являются научно-исследовательскими и методическими центрами по работе с документами Национального архивного фонда.

Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество. Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

– архив управленческой документации;

– научно-технический архив;

– аудиовизуальный архив;

– архив документации на электронных носителях [6].

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят:

а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;

б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников;

в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав архивного фонда копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Основным нормативным документом, регламентирующим работу ведомственных архивов, является Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций» [5].

Правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:

– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

– учет и обеспечение сохранности документов;

– создание научно-справочного аппарата к документам архива;

– использование хранящихся в архиве документов;

– подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

– осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива (п. 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143) [5].

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Государственной архивной службы Правила работы архивов организаций.

В целях выполнения задач архив организации осуществляет следующие функции:

– составляет и ежегодно уточняет список организаций – источников комплектования (для объединенного архива);

– принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;

– учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов;

– осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям принятых в архив документов и дел;

– обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел;

– составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;

– осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов;