Роль и место ведомственных архивов в формировании Государственной части Национального архивного фонда

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание.

В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, – сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров.

Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах

Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов.

Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

 

2.3. Использование документов архива

 

Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

Использование информации, содержащейся в документах Национального архивного фонда Республики Беларусь, в целях удовлетворения нужд общества архивные учреждения осуществляют путем:

- информирования государственных органов о документах Национального архивного фонда Республики Беларусь, которые могут быть использованы при решении хозяйственных, политических, научных, культурных и иных задач. Информирование может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации;

- исполнение запросов социально-правового характера [8].

Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Существуют следующие виды запросов:

- Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

- Персональные, в том числе биографические и генеалогические;

-  Социально-правовые.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.

2. Поиск запрашиваемой информации.

3. Составление и выдача заявителю  ответов на запросы [8].

Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.

Архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях.

При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов: архивная справка;  архивная копия;  архивная выписка; информационное письмо; тематическая подборка; тематический обзор документов.

Использование документов в средствах массовой информации. Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов ведомственных архивов, предоставляемых ими услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.

Документальный очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей.

Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных, и учебных фильмов.

Организация информационных мероприятий. Информационные мероприятия в государственной архиве включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

Дни открытых дверей служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственного архива: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.

Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.

Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.

Предоставление документов пользователям в читальный зал. В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создан читальный зал, оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок. После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги.

Все формы использования документов в архиве организации подлежат учету.

Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Учет и регистрация поступающих и исполненных тематических запросов осуществляется на карточках регистрации и учета исполнения тематических запросов.

Учет посещений пользователями читального зала осуществляется в журнале регистрации посещений пользователями читального зала

Учет подготовленных архивом организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, лекций, статей, докладов, тематических подборок документов, сборников документов, радио- и телепередач, инициативных информаций осуществляется на карточках учета форм использования документов.

Учет заказов на копирование документов осуществляется в журнале учета заказов на копирование документов (п. 348 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143) [15, с. 36].

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются из хранилищ на срок, не превышающий:

– один месяц – работникам архива организации в рабочие помещения, пользователям в читальный зал и работникам организации во временное пользование;

– три месяца – во временное пользование сторонним организациям;

– шесть месяцев – для экспонирования документов (п. 308 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143) [15, с. 37].

Срок выдачи дел для проведения работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке с целью улучшения физического состояния документов определяется договорами со сторонними организациями на проведение соответствующих работ.

Продление установленных сроков выдачи дел допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации, выдачи во временное пользование сторонней организации – по письменному подтверждению организацией наличия выданных дел и соблюдения нормативных условий их хранения.

Выдача дел работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами осуществляется с разрешения руководителя архива организации.

Выдача дел в читальный зал архива организации и во временное пользование работникам организации осуществляется с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив).

Выдача дел во временное пользование сторонним организациям осуществляется с разрешения руководителя организации на основании письменных запросов соответствующих организаций или договоров об экспонировании документов, проведении работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния (п. 309 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143) [15, с. 37].

Доступ к архивным документам ограничивается, если есть основания считать, что это:

– повлечет разглашение государственных секретов, коммерческой и иной охраняемой законом тайны;

– может нанести вред сохранности архивных документов (в этом случае вместо оригинала выдается копия архивного документа);