Роль и место ведомственных архивов в формировании Государственной части Национального архивного фонда

– участвует в работе центральной экспертной комиссии или экспертной комиссии организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива;

– проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение центральной экспертной комиссии или экспертной комиссии организации и, в случаях, установленных Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь, – государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации;

– подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь;

– представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

– осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях – источниках комплектования архива установленным требованиям;

– осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива;

– участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

– участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций – источников комплектования архива (п. 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143) [6].

 

1.2. Нормативно-правовая база ведомственных архивов

 

Временное хранение дел предприятия обычно организуется и осуществляется в его архиве. Срок хранения документов и дел в этих архивах определяется нормативными документами. Документы постоянного срока хранения передаются в государственный архив.

Архив предприятия может функционировать на правах:

- Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

- Структурного подразделения в составе службы документационного обеспечения управления предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы документационного обеспечения управления и руководителя структурного подразделения [17, с. 112].

К числу основных задач, независимо от организационных особенностей предприятия, относятся: комплектование архива документами; создание научно-справочного аппарата; учет и обеспечение сохранности документов; использование документов архива; подготовка и передача документов на постоянное хранение.

К функциям архива можно отнести: принятие документов на хранение; проведение экспертизы ценности документов; осуществление проверки правильности формирования и оформления дел; организация работы по составлению номенклатуры дел; организация информационного обслуживания; создание страхового фонда копий документов архива; предоставление сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве [17, с. 113].

Служба документационного обеспечения управления выполняет множество функций в организации. Она занимается разработкой и внедрением унифицированных форм документов, регистрацией и обработкой документов, осуществляет контроль за работой с документами других структурных подразделений. Однако такая функция как хранение дел была бы затруднительна без существования архива. Вдобавок к этому служба документационного обеспечения управления совместно с архивом разрабатывает номенклатуру дел организации и принимает участие в организации работы самого архива.

Деятельность архива предполагает оперативное информирование работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов Республики Беларусь и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.

          К организационно-распорядительным документам относятся положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива [17, с. 115].

Вся деятельность ведомственных архивов в Республике Беларусь базируется на правовой основе. Нормативно-правовая база архивного дела включает в себя:

– указы, распоряжения Президента Республики Беларусь;

– постановления и распоряжения правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне;

– правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

– правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

– государственные стандарты на документацию;

– классификаторы технико-экономической и социальной информации;

– государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

– законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации.

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», где говорится, что государственные органы, органы местного управления и самоуправления, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов [3].

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143, являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами [6].

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы: 1) основные положения; 2) состав документов архива; 3) задачи и функции архива; 4) права архива; 5) организация работы архива [6].

В своей работе Экспертная комиссия руководствуется Положением об Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 [5], а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 [7], распорядительными документами отраслевого республиканского органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Государственного архива и архивного органа местного исполнительного и распорядительного органа, курирующего государственного архива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об Экспертной комиссии учреждения.

Таким образом, в данной главе нами рассмотрены виды ведомственных архивов, их задачи и функции, а также нормативно-правовая база, регламентирующая деятельность ведомственных архивов.

Ведомственные архивы – это  архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного законодательством. Ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.

Основным нормативным правовым актом, регулирующим деятельность ведомственных архивов являются  Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь № 143 от 24 мая 2012 г.

 

2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

 

2.1. Комплектование и оформление документов в архивах

 

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

- определение  источников комплектования архива;

- определение  состава документов, подлежащих приему в архив;

- организация  передачи документов в архив.

Основными источниками комплектования архива организации являются:

- структурные  подразделения организации;

- подведомственные  организации;

- физические  лица [13, с. 66].

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и не государственные учреждения.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

- установление  профиля архива;

- определение  источников комплектования;

- определение  состава документов, подлежащих  хранению в архиве;

- организация  комплектования [13, с. 67].

Источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение.

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

Подготовка дел к передаче в архив для дальнейшего хранения включает в себя: экспертизу ценности документов, оформление документов, составление описей дел, составление актов о выделении документов к уничтожению. Эта процедура позволяет выделить для хранения наиболее ценные и значимые документы.

Под экспертизой ценности документов понимается процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Республики Беларусь. Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза – один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов осуществляется: в делопроизводстве организации (учреждения); в ведомственном архиве; в государственном архиве, как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:

– при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней;

– при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);

– при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому-либо делу);

– при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

– при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив) [15, с. 21].

Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях.

В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:

– принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений);