Документирование управленческой деятельности

Срок хранения ведомостей на выдачу дивидендов – 75 лет.

Установлен 5-летний срок хранения (после истечения срока действия договора) для договоров: дарения; подряда  с юридическими лицами; возмездного  оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам; найма; мены; по залогу имущества организации. При этом документы по залогу недвижимого имущества хранятся постоянно.

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности следует хранить  в течение 5 лет (ранее – постоянно).

Все документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении  бухгалтерской (бюджетной) отчетности следует хранить постоянно.

Не только рабочий план счетов, формы первичных учетных  документов, но и другие документы  учетной политики подлежат хранению в течение 5 лет.

С 5 лет до 4 лет сокращен срок хранения счетов-фактур.

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах теперь следует хранить не 5 лет, а постоянно.

Образцы подписей материально  ответственных лиц по-прежнему подлежат хранению до минования надобности, но не менее 5 лет.

Пять лет вместо 1 года теперь следует хранить табели (графики), журналы учета рабочего времени. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

5-летний срок хранения  установлен для книг, журналов, карточек  учета бланков трудовых книжек  и вкладышей к ним, выдачи  общегражданских и заграничных  паспортов. А книги, журналы,  карточки учета выдачи (учета  движения) трудовых книжек и вкладышей  к ним следует хранить не 50 лет, как было ранее, а 75 лет.

С 3 до 5 лет увеличен срок хранения книг, журналов, карточек учета  выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы. 

2 Оформление реквизитов 16 – «Гриф утверждения документа» и 30 – «Идентификатор электронной копии документа»

2.1 Реквизит 16 «Гриф утверждения документа»

 

Гриф утверждения документа  – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным  лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Документ утверждается должностным  лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении  документа должностным лицом  гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после слова), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:  

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО "Кавказский источник"

                                                                Личная подпись      А.Г. Светлов  
15.04.2009

Допускается в реквизите "Гриф утверждения  документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:  

                                                                          УТВЕРЖДАЮ

                                                                      Генеральный директор 

                                                                    ОАО "Кавказский источник"

                                                                   Личная подпись         А.Г. Светлов

                                                                         15.04.2009

 

                                                                                   УТВЕРЖДАЮ

Открытое акционерное  общество                                   Генеральный директор

      «Кавказский  источник»                                                                А. Г. Светлов

 

                       АКТ

           15.04.2009 № 5

            г . Минводы

 

Рисунок 2 - Пример оформления реквизита «Гриф утверждения документа»

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне. 

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор  ОАО "Кавказский источник"   Личная подпись                               А. А. Степанов    15.04.2009	Технический директор  ОАО "Кавказский источник"  Личная подпись                                        А. И. Терков    15.04.2009

Рисунок 3 –  Пример утверждении документа несколькими должностными лицами

При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова  УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением Общего собрания

Акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня  являются законодательные и ведомственные  нормативные акты, устанавливающие  обязательную процедуру утверждения  тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

- акты (проверок и ревизий;  оборудования; списания; экспертизы; передачи  дел; ликвидации организаций,  учреждений, предприятий и др.);

- задания (на проектирование  объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на  проведение научно-исследовательских  работ, проектно-конструкторских  и технологических работ, технические  и т.д.);

- инструкции (правила) - должностные,  технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;

- номенклатура дел организации;

- нормативы (расхода сырья  и материалов, электроэнергии, технологического  проектирования, численности работников  и др.);

- отчеты (о производственной  деятельности, командировках, научно-исследовательских  работах и др.);

- перечни (должностей, предприятий,  документов и др.);

- планы (работы коллегиальных  органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских,  научно-исследовательских работ,  внедрения новой техники, по  капитальному ремонту, и т.д.);

- положения (о структурных  подразделениях, премировании, аттестации  и др.);

- программы (проведения  работ, командировок и т.д.);

-расценки на производство  работ; 

- регламенты (коллегиальных  и совещательных органов, должностные  и др.);

- сметы расходов (на содержание  аппарата управления, на капитальное  строительство, на развитие и др.);

- структура и штатная  численность;

- тарифные ставки;

- формы унифицированных  документов;

- штатное расписание.

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 4и 5.

Рисунок 4  -Расположение реквизита «Гриф утверждения документа» на формате А4 углового бланка

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рисунок 5 -Расположение реквизита «Гриф утверждения документа» на формате А4 продольного бланка

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

 

2.2 Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа»

 

Идентификатором электронной  копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

Схема расположение реквизита  «Идентификатор электронной копии  документа» приведена на рисунке 6.

Рисунок 6 - Расположение реквизита «Идентификатор электронной копии документа»

20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа

 

 

 

3 Составление исходящего письма

 

Составить исходящее  письмо  по  вопросам,  касающимся  работы предприятия, с наличием в нем  приложения на 3 л. в 2 экз.

 

Решение

(см. приложение 1)

 

Задача 6

 

Составить документ из нижеприведенных  реквизитов:

Директору Краснодарского винно-водочного  завода, г. Ярцеву В. Д. 350610, г. Краснодар, ул. Седина, 6. Герб РФ.

Государственный комитет  РФ по виноградарству и винодельческой промышленности. 350620, г. Краснодар, Г С II, ул. Красная, 15. Телефон 2-93-69. 13.05.09г. № 13-20. Приложение: Проект технически обоснованных норм выработки на розлив вина.

Заместитель Председателя Н. Д. Семенов

Направляем Вам проект технически обоснованных норм выработки  на розлив вина.

О результатах внедрения  норм просим сообщить в Госкомвинпром. Крылова 2-91-17.

 

Решение

(см. Приложение 2)

 

 

Задача  18

 

Определить  вид и трех документов и оформить их в соответствии с названием, используя  следующие реквизиты:

Мною получены от методиста по физкультуре т. Иванова Д. И. одноместная палатка и спальный мешок. Заявление. Обязуюсь возвратить по завершении турпохода 01 ноября 2009г. Расписка.

Прошу принять  меня на работу инженером по организации  труда. Г-на Сизова Игоря Андреевича, проживающего 350051, г. Краснодар, ул. Свободы, 5, кв. 34.

Директору Краснодарского пищекомбината т. Летову С. С. доверенность. И. А. Сизов. 10 мая 2009г.

Я, Федоров  И. В. в связи с командировкой  доверяю получить мою заработную плату за первую половину ноября 2009г. Федоровой Анне Ивановне. Инженер-экономист планового отдела хлебозавода М. Н. Чебрицова 04 октября 2009 г. 15 ноября 2009г. И. В. Федоров.

 

Решение

Расписка. Мною получены от методиста по физкультуре т. Иванова Д. И. одноместная палатка и спальный мешок. Обязуюсь возвратить по завершении турпохода 01 ноября 2009г Инженер-экономист планового отдела хлебозавода М. Н. Чебрицова 04 октября 2009 г

Заявление. Директору Краснодарского пищекомбината т. Летову С. С. Прошу принять меня на работу инженером по организации труда. Г-на Сизова Игоря Андреевича, проживающего 350051, г. Краснодар, ул. Свободы, 5, кв. 34. И. А. Сизов. 10 мая 2009г.

Доверенность. Я, Федоров И. В. в связи с командировкой доверяю получить мою заработную плату за первую половину ноября 2009г. Федоровой Анне Ивановне. 15 ноября 2009г. И. В. Федоров. (см. приложения 3,4,5) 

Список  используемой литературы

 

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003г
5. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М. ИНФРА-М, 2010. – 267 с.
6. Кублашвили О.В. Документационное обеспечение управления. Электронный учебник. http://www.hi-edu.ru/e-books/xbook247/01/part-002.htm
7. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности. – ИНФРА-М, 2008. – 303 с.
8. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. Издательство "ПРИОР", 2009, - 256 с.
9. Хранение документов. http://www.grandars.ru/college/pravovedenie /hranenie -dokumentov.html
10. Хранение документов в организации. Новые сроки. http://www.amb-express.ru/read/5550.html
11. Энциклопедия делопроизводства. http://www.edou.ru