Контрольная работа по "Документирование управленческой деятельности"

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Р.Е. Алексеева»

АРЗАМАССКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

(ФИЛИАЛ)

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Документирование управленческой деятельности

 

 

 

Выполнила:                      

Студентка группы АЗЭ 2011-1 

                                                      Колпакова И.А.

 

  Проверил:

     К.Э.Н., ст. преподаватель

  Борискова Л.А

 

 

 

Арзамас, 2013 год

Содержание.

Введение……………………………………………………………………..3

Законодательное регулирование  делопроизводства……………………...5

Подготовка документов к передаче на архивное хранение……………....9

Заключение…………………………………………………………………26

Список литературы…………………………………………………………28

Приложение А. Резюме…………………………………………………….29

Приложение Б. должностные инструкции………………………………..30

Приложение В. Трудовой договор………………………………………...33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

В настоящие время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных  и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью  обладают законы РФ.

Федеральный закон РФ «Об  информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил  ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная  информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании  информационных технологий, установил  обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон « О  бух.учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, неприрывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других учасников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

 Ежедневно в организациях  и учреждениях разрабатывается  и поступает большое количество  документов различных видов. Все  они имеют разную значимость, определенный срок хранения и  могут быть заново востребованы  после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в  таких случаях возможен лишь  при их четкой классификации  - распределения и группировки  документов в дела по характерным  признакам.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой  письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в  результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки.

Подготовка исполненных  документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий  для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных  документов к хранению включает:

1. экспертизу ценности документов;
2. оформление документов, сдаваемых в архив;
3. составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
4. обеспечение сохранности дел;
5. передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный)

 

 

Законодательное регулирование  делопроизводства.

 В Российской Федерации  регламентация документирования  и порядка работы с документами  развивается, прежде всего, в  направлении законодательного регулирования.  Параллельно приводятся в соответствие  с меняющимся законодательством  государственные стандарты нормативно-методические  документы общегосударственного  действия.

 Высшей правовой значимостью  обладают законы Российской Федерации.  Правовые акты несут властную  функцию и обязательны к применению  в той области деятельности, на  которую они распространяются. Законодательная  регламентация документирования  и работы с документами находится  в настоящее время в Российской  Федерации в стадии становления.

 Об обязательности  документирования говорится и  в ряде других законодательных  актов. Гражданское законодательство  регулирует правовое положение  юридических и физических лиц  в процессах предпринимательской  деятельности, а также документирование  различных отношений, возникающих  между ее участниками. Основу  гражданского законодательства  составляет Гражданский кодекс  Российской Федерации (далее —  ГКРФ), который определил правовые  основы деятельности юридических  лиц; и взаимоотношений юридических  и физических лиц, основания  прав собственности.

Ряд законодательных актов  содержит нормы, которые учитываются  при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное  делопроизводство в

 

государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик".

 В Российской Федерации  разработана национальная система  стандартизации, определяющая порядок  разработки и использования стандартов  и объединяющая все государственные  стандарты, действующие на территории  России. Законом установлен статус  стандарта, принципы стандартизации, виды документов постандартизация  и принципы их применения. Принципиальное  отличие современных стандартов  состоит в их рекомендательном  характере — стандарты применяются  на добровольной основе. В соответствии  с законом установлены следующие  категории документов в области  стандартизации:

 • национальные стандарты;

 • правила стандартизации, нормы и рекомендации в области  стандартизации;

 • общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации;

 • стандарты организаций.

 В числе национальных  стандартов действует целый ряд  стандартов устанавливающих правила  оформления документов.

 В 1990-е гг. создана  правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской  Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах  состав Архивного фонда РФ  включает две части: государственную  и негосударственную. Государственная  часть формируется из документов  федеральных органов государственной  власти, а также учреждений, организаций  и предприятий, отнесенных к  федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

 Таким образом, законодательное  регулирование самых разных аспектов  работы с документами содержится  в целом ряде правовых актов.  В действующее законодательство  включено значительное количество  обязательных для исполнения  норм, правил и требований к  документированию различных направлений  деятельности государственных и  негосударственных организаций,  к оформлению тех или иных  видов документов, к их содержанию  и структуре текста.

 Наряду с законодательной  регламентацией нормы работы  с документами затрагиваются  в целом ряде указов Президента, постановлений и распоряжений  Правительства РФ. Эти подзаконные  акты устанавливают нормы работы  с документами, которые не нашли  отражения в законодательных  актах.

 Характерной чертой  современности является создание  законодательной основы сбора,  обработки, использования, сохранения  и передачи информации. Это свидетельствует  о коренном изменении государственной  политики в сфере формирования  информационных ресурсов. Вместе  с тем заметно меняется отношение  в обществе к организации информационных  ресурсов. Управленцы проявляют  всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

 Для проведения экспертизы  ценности документов в Госжилинспекции создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая действует на основании положения, утверждаемого руководителем Госжилинспекции.

 Экспертиза ценности  документов постоянного и временного  сроков хранения осуществляется  ежегодно начальниками структурных  подразделений Госжилинспекции совместно с ЭК и организационно-аналитическим отделом.

 При проведении экспертизы  ценности документов осуществляется:

 отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) сроков  хранения для передачи в архив  Госжилинспекции;

 отбор дел с временными  сроками хранения (до 10 лет) и с  отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению  в структурных подразделениях  Госжилинспекции, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

 Отбор документов для  постоянного хранения проводится  на основании законодательных  и иных нормативных правовых  актов Российской Федерации, Волгоградской  области, перечней документов  с указанием сроков их хранения  и сводной номенклатуры дел  Госжилинспекции.

 По результатам экспертизы  ценности документов составляются  описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения  и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

 

 Опись дел - архивный  справочник, содержащий систематизированный  перечень единиц хранения архивного  фонда, коллекции и предназначенный  для их учета и раскрытия  содержания. Отдельная опись представляет  собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

 Описи на дела постоянного  хранения составляются ежегодно  под методическим руководством  лица, ответственного за архив.  По этим описям документы сдаются  в архив органа исполнительной  власти Волгоградской области.

 Описи составляются  отдельно на дела постоянного  хранения; дела временного (свыше  10 лет) хранения; дела по личному  составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

 Описи дел, подготовленные  структурными подразделениями, служат  основой для подготовки сводной  описи дел Госжилинспекции, которую готовит лицо, ответственное за архив Госжилинспекции, и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив.

 Описи дел структурных  подразделений составляются по  установленной форме (приложение 29) и представляются в архив  органа исполнительной власти  Волгоградской области не позднее  чем через три года, после завершения  дел в делопроизводстве.

 В описях дел указывается  полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения,  которое вело дела и закончило  их делопроизводством. В случаях,  когда структурное подразделение  в течение периода, за который  вносятся дела в опись, было  переименовано (преобразовано), под  прежним наименованием пишется  его новое наименование.

 Описательная статья  описи дел структурного подразделения  имеет следующие элементы:

 порядковый номер дела (тома, части) по описи;