Курс лекций по «Документированию управленческой деятельности»

Курс лекций

по дисциплине  «Документирование управленческой деятельности»

для студентов групп ЗЭУ41,  ЗЭУ42

 

 Основные понятия  и терминология 

документирования управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации  на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к бланкам документов и требования к оформлению документов.

Каждая научная дисциплина имеет  в своем арсенале значительное количество терминов. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит основные профессиональные термины, постоянно встречающиеся в работе с документами.

Документирование  – это процесс создания и оформления документа; по ГОСТу – «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Делопроизводство –  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние десятилетия параллельно с этим термином используется документационное обеспечение управления (ДОУ); использование последнего связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением.

Организация работы с документами  – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения; по ГОСТу – «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа  – обязательный элемент оформления официального документа.

Официальные документы  – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организационно-распорядительные документы – письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Стандартизация –  процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унифицированная система  документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Правила оформления реквизитов документов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые  называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись  и т.д.). ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет следующее определение:

Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Всего установлено 30 реквизитов.    

01 - Государственный герб Российской  Федерации;  
    02 - герб субъекта Российской Федерации;  
    03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);  
    04 - код организации - автора документа;  
    05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
    06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет  
      (ИНН/КПП);  
    07 - код формы документа;  
    08 - наименование организации - автора документа;  
    09 - справочные данные об организации;  
    10 - наименование вида документа;  
    11 - дата документа;  
    12 - регистрационный номер документа;  
    13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;  
    14 - место составления или издания документа;  
    15 - адресат;  
    16 - гриф утверждения документа;  
    17 - резолюция;  
    18 - заголовок к тексту;  
    19 - отметка о контроле;  
    20 - текст документа;  
    21 - отметка о наличии приложения;  
    22 - подпись;  
    23 - гриф согласования документа;  
    24 - визы согласования документа;  
    25 - оттиск печати;  
    26 - отметка о заверении копии;  
    27 - отметка об исполнителе;  
    28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;  
    29 - отметка о поступлении документа в организацию;  
    30 - идентификатор электронной копии.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем  более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.  Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Реквизит 01 - «Государственный герб Российской Федерации»   помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 09 июля 2002 года № 2-ФКЗ).

В соответствии с этим законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в  многоцветном варианте помещается на бланках:

- федеральных конституционных законов и федеральных законов;

- указов и распоряжений  Президента Российской Федерации;

- постановлений Совета  Федерации Федерального Собрания  Российской Федерации;

- постановлений Государственной  Думы Федерального Собрания РФ;

- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

- решений Конституционного  суда Российской Федерации;

- решений  Верховного суда Российской Федерации;

- решений  Высшего арбитражного суда Российской  Федерации;

- Президента  Российской Федерации;

- Совета Федерации  Федерального Собрания Российской Федерации;

- Государственной  Думы Федерального собрания Российской  Федерации

- Правительства  Российской Федерации;

- Конституционного  суда Российской Федерации;

- Верховного  суда Российской Федерации;

- Высшего арбитражного суда Российской Федерации.

Государственный герб Р  Ф в одноцветном варианте помещается на бланках:

- Администрации  Президента Российской Федерации;

- полномочных представителей  Президента Российской Федерации  в федеральных округах;

- федеральных органов  исполнительной власти;

- Генеральной  прокуратуры Российской Федерации;

- Уполномоченного по  правам человека в Российской  Федерации;

- Счетной палаты Российской  Федерации;

- Центральной  избирательной комиссии Российской  Федерации;

- Центрального банка  Российской Федерации.

Реквизит 02 – «Герб субъекта Российской Федерации»  помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.  Например, город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом города Москвы от 20 января 1999 года № 3 «О московской городской символике» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы на бланках документов допускается:

- органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;

- окружными  управлениями органов исполнительной  власти города;

- районными  управлениями органов исполнительной  власти города;

- органами  власти района — районной управой;

- представительствами органов исполнительной власти города;

- комиссиями, советами и другими рабочими  органами, созданными Правительством Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.

Герб (гербовая эмблема  муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (преимущественно на бланках нормативных правовых актов, писем и др.).

 

Реквизит 03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»  помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 года № 3520 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24 декабря 2002 года № 176-ФЗ).

Зарегистрированное  согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Изображение эмблемы, товарного знака может помещаться на бланках писем, нормативных правовых документах, на бланках строгой отчетности.

Эмблему и  товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Реквизит 04 – «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов. В бланках документов код организации включают в состав справочных данных.

Код организации —  автора документа (автор документа  — физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05 – «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»   проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках  документов ниже справочных данных об организации и наименования вида документа в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 года № 438.

Реквизит 06 – «Идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП)»   проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН.

Реквизит 07 – «Код формы документа»   проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа  служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. На бланках писем, инструкций, справок, заявлений и т.п. код формы не проставляется.

 

Реквизит 08 – «Наименование организации».

Наименование организации - автора документа должно быть указано  на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие, филиал, структурное подразделение организации, должностное лицо и др.

На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные реализуют правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация должна иметь полное и может иметь сокращенное наименование на русском языке, на государственном языке субъекта Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования (в скобках).

Наименование  на иностранном языке воспроизводят  в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.