Документирование управленческой деятельности

Заголовки столбцов, как правило, записывают параллельно  строкам таблицы, но при необходимости допускается их перпендикулярное расположение.

 

6. Технические средства, используемые при создании и обработке документов

Средства, используемые для создания и обработки  документов являются в свою очередь  средствами обработки информации, их можно разделить на две большие группы. Это основные и вспомогательные средства.

Вспомогательные средства - это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также оборудование, облегчающее  и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства - это  орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что  для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным средствам технической обработки относятся: средства регистрации и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и средства отображения информации. Ниже, все эти средства рассмотрены подробно.

· Получение первичной  информации и регистрация является одним из трудоемких процессов.

К ним относят: электронные  весы, разнообразные счетчики, табло, расходомеры, кассовые аппараты, машинки  для счета банкнот, банкоматы  и многое другое. Сюда же относят различные регистраторы производства, предназначенные для оформления и фиксации сведений о хозяйственных операциях на машинных носителях.

· Средства приема и передачи информации. Под передачей информации понимается процесс пересылки данных (сообщений) от одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью. Объединяют устройства, предназначенные для передачи и приема информации. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами (АП), аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.

· Средства подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и корректирование.

· Средства ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода информации в компьютерные системы

· Средства обработки информации играют важнейшую роль в комплексе технических средств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и суперЭВМ. 

· Средства отображения информации используют для вывода результатов вычисления, справочных данных и программ на машинные носители, печать, экран и так далее. К устройствам вывода можно отнести мониторы, принтеры и плоттеры.

В связи с повсеместным использованием средств изменения, тиражирования и физической обработки документов непосредственно в сфере управления, в различных офисах и организациях, такие средства стали называть «офисная организационная техника» (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут  включать в свой состав, например, такие  устройства и оборудование, как персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

К оргтехнике в широком  смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты  и приспособления, машины, мебель и  т.п., начиная от карандашей и точилок  для них и кончая вычислительными  машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

Для массового размножения  документов используются различные  полиграфические способы печати, самыми совершенными из них являются высокая и глубокая печать, используемая для массового тиражирования  книг, брошюр и другой печатной продукции. Необходимость, на сегодняшний день владеть информацией, быть в курсе всех дел, новинок заставляет человека изобретать более новые технологии, позволяющее размножать, тиражировать, обрабатывать документируемую информацию. Вся эта организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Средства телекоммуникаций:

Локальная вычислительная сеть (ЛВС, локальная сеть; англ. Local Area Network, LAN) – компьютерная сеть, покрывающая обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт).

Имеется ряд недостатков сети:

1. требует дополнительных  иногда значимых материальных  затрат на покупку оборудования, программного обеспечения, прокладку  соединительных кабелей, обучение персонала;

2. требует приема на  работу администратора сети, который  занимается контролем работы  сети, ее модернизацией, управляя  доступом к ресурсам. Для больших  сетей требуется бригада администраторов;

3. ограничивает возможность  перемещения компьютеров, так как в этих случае требуется перекладка кабеля;

4. представляет собой  прекрасную среду для распространения  вирусов, из чего следуют дополнительные  финансовые затраты на антивирусные программы;

5.резко повышает возможность несанкционированного доступа к информации, информационная защита требует проведения комплекса организационных и технических мероприятий.

Для передачи информации используются не только локальные сети, но и мобильная связь.

В настоящее время  использование мобильной связи является необъемлемой частью повседневной жизни. Рассмотрим основные стандарты мобильной связи:

GSM (Global System for Mobile Communications - всемирная система мобильной  связи) - наиболее распространенный  стандарт мобильной связи в  мире (82% мобильных абонентов в 212 странах мира).

GPRS (General Packet Radio Service - радиоканал  пакетной передачи данных) - технологическая  надстройка над GSM-сетью, позволяющая  передавать данные на скорости  до 120 Кбит/с (класс 32, когда одновременно  используется 6 каналов).

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - расширенный канал передачи  данных, развитие GSМ) - специально разработанная  технология для увеличения скорости  передачи данных и повышения  надежности соединения. Вторым названием  ЕDGЕ является E-GPRS (Enhanced GPRS - продвинутый GРRS).

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - универсальная мобильная телекоммуникационная  система) формат связи третьего  поколения, являющимся развитием  GSМ с использованием принципов  частотного и кодового разделения каналов.

CDMA (Code Division Multiple Access - технология  множественного доступа с кодовым  разделением каналов) - альтернативный GSМ стандарт связи. 

CDMA2000 1x - развитие стандарта  СDМА, является промежуточным звеном  между сетями второго и третьего поколений формата СDМА. Пиковая скорость составляет 144 Кбит/с. К используемым частотам относятся 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 и 2100 МНz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - оптимизированная  эволюционная передача данных) телекоммуникационный  стандарт радиопередачи данных, чаще всего используется для широкополосного скоростного доступа к сети Интернет.

Телефакс представляет собой электромеханическое устройство, состоящее из сканера, модема, принтера, мотора и шестерней. Мотор и шестерни отвечают за нормальную подачу бумаги в сканер и принтер. Сканер считывает изображение документа, оцифровывает его и передает информацию в модем. Модем преобразует цифровые сигналы в последовательность модулированных сигналов и обеспечивает их передачу на другой факсимильный аппарат через обычную телефонную линию. Модем принимающего телефакса преобразует данную последовательность обратно в цифровую и передает ее на принтер. Принтер распечатывает изображение на специальной термобумаге в соответствии с полученной информацией. Принципы работы телефакса:

• Подверженность значительному механическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается пылью и грязью, попадающим со считываемых документов. Пластиковые шестерни изнашиваются. Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов в сканер, так и термобумаги в принтер. Таким образом, качество передаваемых и принимаемых документов значительно ухудшается;
• Невозможность автоматизированной работы. По обычному телефаксу сложно отправлять документы большому числу адресатов. Секретарь вынужден вручную набирать номера, перезванивать в случае занятости адресата или при неудавшейся передаче;
• Неэффективное использование дорогой термобумаги. Большинство факсимильных аппаратов распечатывает все получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации) на специальной дорогой термобумаге. Кроме высокой цены, у этой бумаги есть еще один существенный недостаток - изображение на ней неизбежно выцветает со временем. Таким образом, все важные сообщения необходимо копировать для хранения.

Прогрессивное развитие средств информационных технологий, позволяет внедрять в делопроизводство элементы «безбумажной» технологии, информационный обмен осуществляется с помощью электронных коммуникационных средств, хранение и обработка информации - с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации с помощью современного копировального оборудования.

Сейчас, в условиях многократно  возрастающих каждый год информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие банковских структур, торговых и посреднических фирм, государственных учреждений и других организаций без современной вычислительной техники и компьютерных сетей. В противном случае пришлось бы содержать гигантский штат обработчиков бумажных документов и курьеров, причем надежность и быстрота функционирования такой системы все равно была бы значительно ниже предоставляемой модемной связью и компьютерными сетями. А ведь каждая минута задержки в пересылке важных информационных сообщений может вылиться в весьма ощутимые денежные потери и имидживые крахи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы 

1. Делопроизводства: краткий курс.- М.: Изд-во Эксмо, 2007.
2. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г.
5. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2007.
6. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 2008. 
7. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2005.
8. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2005. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2005. – 90 с

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

АКТ О СПИСАНИИ ИМУЩЕСТВА

 

 

Наименование организации                    УТВЕРЖДАЮ

(предприятия)                               Руководитель организации

                                            (предприятия)

 

                                            Подпись      Расшифровка

                                                           подписи

                                            Дата

 

АКТ

_________ N ____________

 

Место составления

О списании имущества

 

Основание: _________________________________________________________

 

Составлен комиссией: