Документирование приема на работу

После проведения собеседования служба кадров приступает к письменному оформлению приема на работу.

Трудовой Кодекс предписывает, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (если имеется в организации)3.

В Трудовом кодексе РФ приведен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора4:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Помимо перечисленных обязательных для всех документов в статье указано, что «В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации им Постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов». Например, к таким дополнительным документам, как правило, относят:

• документы о составе семьи работника в целях предоставления ему возможных гарантий с учетом семейного положения, в том числе связанного с выполнением определенных семейных обязанностей;
• документы о возрасте детей или беременности женщины для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций;
• документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об ученой степени и ученом звании, о почетном звании, об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие);
• документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры.

Вместе с предъявляемыми документами в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление (рис. Б.2), хотя оно в законодательных актах прямо не названо. Но в Указе Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора5 по форме Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»6 (рис. Б.3).

В случае, если работник принимается на основное место работы по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, в котором отсутствуют особые условия работы (например, неполный рабочий день), то строка «Условия приема на работу, характер работы» не заполняется.

В отдельных случаях в качестве основания для издания приказа о приеме работника на работу следует указывать не только трудовой договор, но и иные документы, например письмо-запрос о переводе работника к другому работодателю.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника ему обязаны выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

К документам личного состава относятся:

• трудовой договор;
• приказ по личному составу;
• трудовая книжка;
• личная карточка;
• личное дело работника;
• лицевой счет работника.

 

2.2.1 Трудовой договор

В настоящее время определение трудового договора дано в статье 56 ТК РФ как «соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя» (рис. Б.4)

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах – один работнику, второй – работодателю. Если работник не приступил к работе в день начала работы, установленный в трудовом договоре, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор.

Трудовые договора обязательно регистрируются в журнале регистрации трудовых договоров. Если регистрация ведется на бумажном носителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, должен быть прошит, прошнурован и опломбирован подписью руководителя и печатью организации. Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно найти документ, при необходимости выдать соответствующую справку [8].

Из сказанного можно сделать вывод, что графами для заполнения Журнала регистрации трудовых договоров будут являться:

• номер договора;
• Ф.И.О. работника;
• должность, профессия, специальность;
• структурное подразделение;
• дата заключения трудового договора;
• дата вступления в силу трудового договора;
• вид трудового договора;
• дата прекращения трудового договора;
• основание прекращения трудового договора;
• примечание.

2.2.2 Приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора [6].

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Все приказы по личному составу регистрируются в Книге регистрации приказов. Книга регистрации приказов ведется работником кадровой службы. Она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации. Изъятие листов из Книги не допускается. Книга регистрации приказов является документом строгой отчетности и постоянного хранения.

Нормативного документа, утверждающего обязательные графы книги регистрации приказов нет, но на практике установилась определенная форма этой книги, которая содержит:

• порядковый номер;
• должность, Ф.И.О. лица, вносящего запись;
• номер приказа;
• дата приказа;
• краткое содержание приказа.

 

2.2.3 Трудовая книжка

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника7.

 

2.2.4 Личная карточка

Личная карточка (рис. Б.5) заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:

• приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a);
• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документа об образовании.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

 

2.2.5 Личное дело

Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.

Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения [11].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

При рассмотрении вопроса теоретических основ формирования дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, мною были рассмотрены процедура оформления, формирования и хранения дел.

Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив. 

Процедура приема на работу является точкой отсчета всей системы организации производства. Сам процедура приема на работу, как правило, состоит из целой серии ступеней выбора (различных методов), где каждая последующая ступень уточняет суть процесса приема на работу. На этих стадиях работники проходят специальные тесты и собеседования, призванные выявить, отвечают ли они тем или иным требованиям, предъявляемым нанимающей организацией, подходят ли они для выполнения той работы, для которой их нанимают.

При приёме на работу нового работника важную роль играет беседа с претендентом на должность. Тестирование в качестве метода отбора персонала также становится всё более популярным.

Зачастую отбор кадров осуществляется по принципу, какой из кандидатов наилучшим образом выполнит определённую работу. Для достижения этой цели в процессе отбора кадров предусматриваются соответствующие методы оценки определённых специфических аспектов, характеризующих кандидата. В большинстве случаев выбирают человека, имеющего наилучшую квалификацию для выполнения фактической работы на занимаемой должности, а не кандидата, который, представляется наиболее подходящим для продвижения по службе. Объективное решение о выборе, в зависимости от обстоятельств, может основываться на образовании кандидата, уровне его профессиональных навыков, опыте предшествующей работы, личных качествах.

Несоблюдение принципов процедуры при приеме на работу, установленных трудовым правом России при трудоустройстве, может привести к возбуждению судебного иска со стороны работника, который может обвинить организацию в дискриминационной политике при трудоустройстве персонала.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1 Трудовой кодекс РФ.

2 Указ Президента Российской Федерации от 13 марта 1997 г. №232 «Об основных документах, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории РФ» //Собрание законодательств РФ-1997 г №11. ст. 1301.

3 Собрание законодательств Российской Федерации 1997 №28. ст. 3444, 1999. №41 ст. 4918, 2001 №3. ст. 242, 2002. №4. ст. 330. 2003. №27. ч. 2. ст. 2813, 2004. 35. ст. 374.

4 Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. — М. : Издательство Юрайт ; ИД Юрайт, 2014. — 576 с. — Серия : Бакалавр. Базовый курс. ISBN 978-5-9916-3606-3 (Издательство Юрайт) ISBN 978-5-9692-1517-7 (ИД Юрайт)

5 Кузнецова. Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е издание, Исп. и доп.-М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007-528 с.

6 Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. - М.: МЦФЭР, 2003.- 368 с. - (Библиотека журнала «Справочник кадровика», №4-2003).

7 «Кадровый менеджмент» №6 январь 2006, №4 май – июнь 2006.

8 «Кадровик. Трудовое право для кадровика» №7 июль 2006.

9 «Эж-ЮРИСТ» №11 март 2006.

10 «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» №9 сентябрь 2005, №12 декабрь 2005, №1 январь 2006, №3 март 2006, №7 июль 2006, №8 август 2006.

11 Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. — 3-е изд., перераб. и доп. — М. : КНОРУС, 2010. — 296 с. ISBN 978-5-406-00295-7.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

(обязательное)

Формирования дел постоянного, долговременного хранения и по

личному составу

 

Рисунок А.1 - Форма листа-заверителя дел

Рисунок А.2 - Внутренняя опись документов дел

Рисунок А.3 - Форма обложки хранения дел

 

 

 

 

Рисунок А.4 – Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

 

Рисунок А.5 - Форма итоговой записи и заверительной подписи

Приложение Б

(обязательное)

Документирование приема на работу