Документирование приема на работу

 

Министерство образования и науки Российской федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ                                       ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Финансово-экономический факультет

Кафедра управления персоналом, сервиса и туризма

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по Документационному обеспечению управления персоналом

Документирование приема на работу

 

ОГУ 38.03.03.62.3015.385.ОО

 

Руководитель работы

Старший преподаватель

______________Р.М. Прытков

«___»_______________2015 г.

 

Исполнитель студентка

группы З-14УП(ба)УПО

______________Е.О. Суркова

«___»_______________2015 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оренбург 2015

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………..	3
1 Теоретические основы формирования дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу……………………………………………	4
2 Анализ документирования приема  на работу в ООО «Легион 56»  за 2012 - 2014 гг………...........................................................................................	9
2.1 Организационно – экономическая  характеристика деятельности организации…………………………………………………………………….	9
2.2 Анализ документирования приема на работу………………………...	11
2.2.1 Трудовой договор………………………………………………..	14
2.2.2 Приказ о приеме на работу……………………………………...	15
2.2.3 Трудовая книжка…………………………………………………	15
2.2.4 Личная карточка………………………………………………….	15
2.2.5 Личное дело………………………………………………………	16
Заключение …………………………………………………………...………..	17
Список использованных источников.…………………………………………	18
Приложение А(обязательное) Формирования дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.……………………………………	19
Приложение Б (обязательное) Документирование приема на работу ……..	22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность исследования объясняется тем, что прием сотрудников - самая распространенная процедура в работе службы персонала. Поэтому вопросам кадрового делопроизводство должно уделяться значительное внимание со стороны соответствующих специалистов. Полное соблюдение организационно-правовых нюансов является гарантией эффективного и бесконфликтного управления кадрами в дальнейшем.

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Уничтожению подлежат, как правило, документы, потребность в которых в дальнейшем полностью отпадает. Таких документов сравнительно немного. Основная же масса документов, создаваемых в ходе управленческой деятельности, даже теряя сиюминутную актуальность, продолжает оставаться значимой. Именно потому большая часть управленческих документов сдается на текущее хранение. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой – что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения.

Целью контрольной работы является рассмотрение процессов формирования и хранения дел в делопроизводстве, а так же процесса документирования приема граждан на работу.

Задачей контрольной работы является рассмотрение следующих вопросов:

• систематизации и учета документов в организации;

• формирование и оформление дел;
• организация и хранение документов в делопроизводстве;
• изучение этапов приема граждан на работу.

Особенности составления, формирования, хранения и оформления документов будут рассмотрены в данной работе на примере предприятия ООО «Легион 56».

 

 

 

 

 

1 Теоретические основы формирования дел постоянного,

долговременного хранения и по личному составу     

В любой организации в течение года накапливается определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела состоящие из документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Такие дела сдаются в архив через год после их окончания в делопроизводстве. Только после того как дела полностью оформлены их сдают в архив на хранение.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы [4].

Оформление дела – проводит работник кадровой службы, ответственный за формирование и хранение дел.

Оформление дела включает в себя комплекс работ:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• переплет (подшивка);
• нумерация листов в деле;
• составление листа-заверителя;
• составление в определенных случаях внутренней описи документов дела;
• уточнение наименования организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела;
• составление и оформление описи дела.

Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела согласно номенклатуре.

Проверка правильности архивной обработки документов проводится для того, чтобы еще раз убедиться в соответствии документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту и т.д.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все скрепки и т.п. За последним документом в деле вкладывается лист заверителя (рис. 1). В начале дела, при необходимости, вкладываются листы для внутренней описи. По архивным правилам дело не должно превышать 250 листов. Если документов в деле оказалось больше, то данные дела необходимо разделить на тома. 
Документы должны быть переплетены в твердую картонную обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. В отдельных случаях делают фальцовку документов перед переплетом.

Дела длительного срока хранения обязательно надо прошивать дело насквозь, включая как верхнюю часть обложки, так и нижнюю. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка (шарнир), и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело необходимо хранить 75 лет, то данная подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке необходимо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан и не заходил за подшитую часть документов. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в папке-скоросшивателе.

Все листы в делах нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей не допускается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. При создании нескольких томов одного дела каждый том нумеруется отдельно.

Итоги нумерации записываются в листе заверителя расположенным в конце пошитого дела. В листе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные или пропущенные номера.

Лист заверителя подписывается лицом составившим его, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа нельзя.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы: в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела. 
В архивном законодательстве есть определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» (рис. 2).

Внутренняя опись подшивается перед документами в начале дела и содержит сведения о каждом из них. В конце внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. 
После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлен лист заверителя и внутренняя опись документов дела, проводится оформление обложки дел (рис. 3).

Оформление обложки дел выполняется в соответствии с требованиями архивного законодательства «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

• наименование организации и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Очень важно при оформлении обложки соблюдать требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела пишется на обложке в начале года из номенклатуры дел. После анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой ситуации следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор и далее вопрос, отражающий содержание документов.

Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но если есть наличие копий документов, то обязательно оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации. Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Дела располагаются в описи по значимости. Например: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме (рис. 4). Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят: