Документирование приема на работу

• порядковый номер дела или тома по описи;
• индекс дела или тома;
• заголовок дела или тома;
• даты дела или тома;
• число листов в деле или томе;
• сроки хранения;
• примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер. 
Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации и присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что дела систематизируют по годам. И дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

И так получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

В таких организациях как правило ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет №1, на дела со сроком хранения более 10 лет - №2, на дела по личному составу — №3 с добавлением буквенного индекса «л/с». 
Заканчивается опись итоговой записью (рис. 5), где указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные или пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения организация ежегодно должна составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах. 
На дела временного срока хранения описи не составляются их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Во время подготовки дел к передаче в архив организации, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Анализ документирования приема на работу в

ООО «Легион 56» за 2012 - 2014 гг.

2.1 Организационно-экономическая характеристика деятельности

организации  

ООО «Легион 56» зарегистрировано решением от 02.04.2012 года, является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, свой расчетный, валютный и иные счета, печати и штампы со своим наименованием, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в судах.

ООО «Легион 56» в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Гражданским Кодексом РФ, Указами и распоряжениями Президента РФ, и иными нормативными и правовыми актами Оренбургской области, приказами и распоряжениями руководства ООО «Легион 56».

Основной целью деятельности Общества является получение прибыли.

Для достижения указанных целей общество осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке, следующие виды деятельности:

• техническое обслуживание и ремонт лифтов;
• эксплуатация лифтов;
• изготовление, монтаж и обслуживание систем лифтовой диспетчерской сигнализации и связи;
• изготовление и ремонт узлов и деталей для лифтов;
• строительно-монтажные, ремонтно-строительные работы.

Масштабы деятельности: предприятие обслуживает более 700 лифтов, используемых для перевозки пассажиров и грузов.

Неотъемлемой частью работы ООО «Легион 56» является ежегодное участие в федеральной программе согласно Федеральному закону 185-ФЗ «О Фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства» капитальный ремонт лифтового оборудования.

Среднесписочная численность работающих в 2014 году составила 77 человек. На рисунке 1 представлена организационная структура ООО «Легион 56». 

ООО «Легион 56» для ведение кадрового учета применяет лицензированную программу «1С:Зарплата и управление персоналом» версия 8.0.

Программа «1С Зарплата и Кадры» предназначена для расчета зарплаты и кадрового учета. Она позволяет не только автоматизировать расчет зарплаты, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.

 

Рисунок 1 -  Организационная структура ООО «Легион 56»

 

Структура предприятия и численность работников определяется штатным расписанием, внутренними правилами и должностными инструкциями предприятия.

Ответственным лицом за организацию и ведение кадровой документации является инспектор отдела кадров.

Для ведения кадрового делопроизводства используется программа 1С: Предприятие – «Зарплата и Управление Персоналом». Инспектор по кадрам выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

Для определения экономической характеристики исследуемого предприятия проводится сравнение основных экономических показателей отчетов 2012- 2014 гг., используя форму №1 «Бухгалтерский баланс» за 2012-2014 гг. форму №2 «Отчет о прибылях и убытках» за 2013-2014 гг. Основные экономические показатели хозяйственно-финансовой деятельности ООО «Легион 56» за 2012-2014 гг., приведены в таблице 1.

 

Таблица 1 - Основные экономические показатели хозяйственно-финансовой деятельности ООО «Легион 56» за 2012-2014 гг.

в тысячах рублей

Показатели	Годы			Откл. (+;-)	Темп роста, %
	2012г.	2013г.	2014г.	2014г. от 2012г.	2014г. к 2012г.
Выручка от продажи продукции, товаров, услуг	8493	5357	23309	14816	274,45

Продолжение таблицы – 1

в тысячах рублей

Показатели	Годы			Откл. (+;-)	Темп роста, %
	2012г.	2013г.	2014г.	2014г. от 2012г.	2014г. к 2012г.
Себестоимость проданной продукции	(11679)	(22788)	(23611)	(11932)	-
Валовая прибыль	(3186)	199	(302)	2884	-
Коммерческие расходы	-	-	-	-	-
Управленческие расходы	(38)	(137)	(185)	(147)	-
Прибыль (убыток) от продаж	(3224)	62	(487)	2737	-
Проценты к получению	-	-	-	-	-
Проценты к уплате	-	-	-	-	-
Прочие доходы	69	144	2609	2540	3781,16
Прочие расходы	(1)	(206)	(2113)	(2112)	-
Прибыль до налогообложения	(3156)	-	-	(3156)	0,00
Текущий налог на прибыль	-	-	-	-	-
Чистая прибыль	(3156)	-	9	3165	28,5

 

Анализируя основные экономические показатели финансово-хозяйственной деятельности ООО «Легион 56» за 2012-2014 гг. можно сделать следующие выводы:

• выручка от продажи продукции, товаров, услуг в 2014 году по сравнению с 2012 г. увеличилась на 14 816 тыс. руб. (или на 274,45 %), себестоимость проданных товаров в 2014 году по сравнению с 2012 г. увеличилась  (11932) тыс. руб., главная причина увеличения затрат  – это повышение цен, вследствие инфляции, на сырье и материалы;
• управленческие расходы ООО «Легион 56»  в 2014 г. по сравнению с 2012 г. возросли.

В результате деятельности ООО «Легион 56»  прибыль от продажи изменялась не однозначно. По сравнению с 2012 г. в 2014 г., произошло увеличение этого показателя почти в 6 раз.

Чистая прибыль предприятия за рассматриваемый период увеличилась. Если в 2012 году чистая прибыль составляла (3156) тыс. руб., то в 2014 году она составила 9 тыс. руб.

Увеличение чистой прибыли является положительным показателем деятельности предприятия, оно свидетельствует о повышение роста оказываемых услуг.

 

2.2 Анализ документирования приема на работу

Прием на работу - завершающий процесс найма работников, что подтверждается документальным оформлением трудовых отношений между работником и работодателем. (рис. Б.1)

В соответствии с действующим законодательством работодатель обязан оформить трудовые отношения с работником в письменном виде1 [1].

К документам личного состава относятся документы, связанные с движением кадрового состава на предприятии, в зависимости от различного функционального назначения различаются: первичные учетные (например, личная карточка), распорядительные (приказ), личные (трудовая книжка) и т.д.

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и, прежде всего, на Трудовой кодекс Российской Федерации.

С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например, при приеме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств2.

Сегодня от претендентов часто на вакантную должность требуют предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров. На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей.

Главная цель резюме - презентация самого себя, показать себя с наилучшей стороны, выпятить свои положительные качества, достоинства и оставить в тени свои слабые стороны.