Деловая документация

     Например:

     Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

     В дело № 05-10

     Личная  подпись 

     Дата 

     Реквизит "Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело" оформляется от поля без абзацного  отступа, схема его расположения приведена на рисунке:

       

     Отметка об исполнителе  – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. 

     Отметка об исполнителе  (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя  документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

     Например:

     В.А. Жуков 

     924 45 67

     Отметка об исполнителе может дополняться  указанием должности исполнителя  с указанием структурного подразделения.

     Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется  от поля без абзацного отступа, схема  его расположения приведена на рисунке:

     

     Отметка о поступлении документа в  организацию  (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости - часы и минуты).

     Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа.

     Отметка о поступлении документа в  организацию проставляется в  нижнем правом углу первого листа  документа. Схема расположения реквизита "Отметка о поступлении документа  в организацию" приведена на рисунке:

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Задание 1

 

     Составить и оформить расположение (с угловым  расположением реквизитов) о проведении ремонтных работ в связи с  аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3.

     Самостоятельно  оформить недостающие реквизиты. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЧТУП  « ТаксоМакс» 

РАСПОРЯЖЕНИЕ 

15.09.2011     №12548/62 

г. Борисов 
 

О проведении ремонтных работ 

      В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3 провести капитальный ремонт системы отопления. 

ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ): 

      1. Назначить ответственным по исполнению ремонта Иванова П.П.

      2. Ремонтные работы завершить в срок до 15.10.2011г.

       

Директор                              Подпись                            Н.И.Иванова 
 

Визы 
 
 
 

В дело 3-2

20.12.2008 
 

4. Задание 2

     Проведём  анализ копии документа ( приказа) Частного торгового унитарного предприятия «Е-Стар».

     Приказ - это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения  для подчиненных структурных  подразделений, должностных лиц  и рядовых работников.

     Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.

     Содержащиеся  в проекте приказа поручения  должны быть увязаны с ранее изданными  распорядительными документами: иметь  ссылку на них, отменять или оговаривать  их корректировку.

     Наименования  органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых  в тексте, должны записываться в  полном соответствии с юридически установленным  их написанием. Повторные приказы  по одному и тому же вопросу допускаются  как исключение с соответствующими организационными и административными  выводами.

     Приказы по основной деятельности оформляются  на специальном бланке приказа или  на общем бланке организации с  указанием вида документа - ПРИКАЗ.

     Визы  проставляют на первом экземпляре проекта  приказа.

     В приказе частного торгового унитарного предприятия имеются ошибки:

     - отсутствуют визы на первом  листе приказа;

     - неверные отступы в основной  части приказа с левой стороны  листа. 
 
 

Список  использованных источников: 
 
 

     

1. Давыдова  Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводств. Учебное  и практическое руководство. - Мн.:  Тетра-Системе, 1999.
2. Горбачев Г.А., Давыдва  Э.Н. Деловая документация т делопроизводство. Учебное пособие. – Мн.: 1996.
3. Давыдова Э.Н., Левчик П.А., Рыбаков А.Е., Терехов А.С. Альбм форм организационно-распорядительных документов. – Мн.: БелНИИДАД, 1996.
4. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. - Мн. БелНИИДАД, 1996
5. СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – Мн.: 1996
6. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38 – 95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  - Мн.: 1996.
7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия - М. ПРИОР, 1996.
8. Паневчик В.В. Деловое письмо. – Мн.: Амалфеяя, 1999
9. Каурус А.А. Дакумент па – беларуску. – Мн.: Беларусь, 1994
10. Дашков А.Н., Брызгалин А.В. Коммерческий  договор. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 1995
11. Липень Л.И., Володько Н.В., Кандрусева Н.И. Образцы договоров, используемых в хозяйственной деятельности. – Мн.: Амалфея, 1995.
12. Михальченко А.М., Давыдова Э.Н. Пособие по делопроизводству. -  Мн.: Полымя, 1993.
13. Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001
14. Мандрица  М.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности. Экзаменационные ответы для студентов вузов. – Ростов-на-Дону «Феникс», - 2001.