Деловая документация

Содержание: 

1. Виды служебных  писем…………………………………………………..3
2. Реквизит «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении»……8
3. Задание 1…………………………………………………………………..11
4. Задание 2…………………………………………………………………13

Список  использованных источников…………………………………..15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Виды служебных  писем. Особенности их составления

 

      С учётом назначения и среды обращения  документов можно условно разделить  документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату, к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.

      В большинстве случаев объем письма не превышает одной страницы печатного  текста. Текст письма, как правило, делится на две части – вводную  и основную.

      Во  вводной части объясняются причины  составления письма (определённые факты, события); если поводом для написания  послужил документ, не обходимо ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса. В некоторых случаях  можно выделить и третью, так называемую заключительную, часть, где формулируется  основная цель письма (предложение, отказ, требование, мнение и т.д.).

      В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

      - гарантийное письмо;

      - информационное письмо;

      - сопроводительное письмо;

      - письмо-извещение;

      - письмо-приглашение;

      - письмо-подтверждение;

      - другие виды писем.

      Гарантийное письмо – служебное письмо, которое  содержит обязательство или подтверждение  и адресуется организации. Такое  письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы и др.

      Информационное  письмо – служебное письмо, которое  содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные  сведения. Такие письма часто имеют  типовой характер и рассылаются  вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.

      Сопроводительное  письмо – служебное письмо, содержащее сведения касающиеся документа, не имеющего адресной части и оформляемого как  приложение. В сопроводительном письме указывают следующую информацию: цель направления основного документа, сроки исполнения (ознакомления, рассмотрения и т.д.), рекомендации по работе с  документом.

      Письмо-извещение  – письмо, целью которого является информирование о проведении таких  мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты  и т.д., и приглашение к участию  в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие  реквизиты:

      - информацию о месте и времени  проведения мероприятия, условиях  участия;

      - другие сведения организационного  характера.

      Очень часто письмо-извещение выполняет  функции и письма-приглашения, которое  отличается от письма-извещения оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Особенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый …», «Уважаемая…».

      Письмо-подтверждение  – письмо, в котором содержится сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров, ценностей и т.д.), подтверждение  ранее достигнутой договорённости или какого-либо факта, действия, телефонного  разговора. В письме-подтверждении часто встречаются словосочетания «подтверждаем получение», «подтверждаем сроки выполнения работы» и т.п.

      В зависимости от типа письма и его  содержания текст может быть простым  или сложным. Простые письма состоят  из одной-двух частей: вступления и  заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

      Во  вступлении даётся обоснование вопроса: причина возникновения вопроса  или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, даётся ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

      В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т. д.).

      Анализ  современной деловой переписки  показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления  писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

      Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных  писем их язык и стиль должны удовлетворять  тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда во все века однозначность  языка деловой бумаги, строгая  его формализованность рассматривалась людьми как средство ограничения произвола власти. Ещё в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения чётких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу»¹.

      При составлении и оформлении служебных  писем должны соблюдаться следующие  требования:

      - письмо оформляется на бланке  письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

      - письмо должно быть составлено  грамотно, аккуратно, без грубых  помарок и исправлений;

      - независимо от содержания письмо  должно быть изложено официально-деловым  стилем, содержать объективные сведения  о событиях, иметь достаточную  аргументацию, в необходимых случаях  – разъясняющие и дополняющие  материалы.

      Бланк официального письма представляет собой  лист бумаги с воспроизведенными  типографским способом постоянными  элементами. Служебное письмо состоит  из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращённое  название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

      Стандарты на формуляры-образцы устанавливают  форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной  системы документации, а также  к построению конструкционной сетке  формуляра-образца, реквизиты и правила  их расположения.

      Реквизиты – это обязательные признаки, установленные  законом или положениями для  отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках  организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004.

      Формуляр-образец  является основой для конструирования  формуляров и бланков всех видов  управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для  расположения каждого реквизита, соответствует  оптимальному объёму этого реквизита  в печатных знаках.

      На  бланке служебного письма может присутствовать изображение герба (Государственного герба РБ) или изображение эмблемы организации (товарного знака или знака обслуживания).

      Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещён  герб РБ, субъекта РБ или муниципального образования. На бланке эмблема размещается на верхнем поле документа.

      Наименование  организации указывается на бланках  писем в полном соответствии с  учредительными документами организации. Над наименованием организации  указывают сокращённое, а при  его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

      Регистрационный номер исходящего документа –  номер письма и его условное обозначение  – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан  индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: №2/16-2955.

      Адресат – наименование и адрес получателя письма – указывается на верхней  правой стороне бланка письма. Это  внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется  в именительном падеже. Например: НПО  «Оксид».

      Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма.

      Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу  от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых  документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров  и листов.

      Реквизит  «подпись» помещается слева под  текстом письма сразу от поля. В  состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и её расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся  на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное  письмо без подписи не имеет юридической  силы.

      Печать  заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Реквизит  «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело», «Отметка о поступлении»

 

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело  – реквизит документа, содержащий сведения о характере  исполнения документа и месте  его хранения в архиве учреждения.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.