Русский язык в деловой и процессуальной документации

 

Содержание

 

 

 

1. Виды документов                                                            3
2. Документы для внутреннего пользования                         4
3. Основные виды управленческих документов                   10
4. Документы, входящие в систему распорядительной документации                                                                       11
5. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы                                                                     14
6. Документы для внешнего пользования                           18
7. Список используемой литературы                                  20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виды документов

 

     Согласно определению понятия «документ», данному ФЗ от 27.11.94 года «О библиотечном деле», документ - это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк можно определить как лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации). Существуют бланки двух видов:  1) для писем; 2)для организационно-распорядительных и иных документов. По ГОСТ 9327, должны использоваться бланки двух форматов А 4 (210x297 мм) и А 5 (148x210 мм), на первом из которых имеет место угловое расположение реквизитов, а на втором - продольное. Бланки документов должны иметь поля: с левой стороны - 20 мм, с правой стороны и снизу не менее 8 мм, сверху - не менее 10 мм.

     В зависимости от того, каким нуждам организации, внутренним или внешним, отвечает служебная документация, различают в принципе две категории: документы для внутреннего пользования и документы для внешнего пользования.

     Большинство реквизитов на документах для внутреннего и внешнего пользования одинаковы, но есть и определенные различия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документы для внутреннего пользования

 

     Документы для внутреннего пользования называются обычно управленческими или организационно-распорядительными. ГОСТ 6.38-90, введенный с 01.01.91 года установил 31 реквизит.

1. Государственный герб (для бланков государственных предприятий). Его изображение помещается на верхнем поле управленческих документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
2. Эмблема организации. Ее изображение помещается также на верхнем поле документа, но ниже государственного герба.
3. Изображение наград. Хотя этот реквизит не отменен до сих пор, но в настоящее время его почти не используют.
4. Код организации по ОКПО - Общегосударственному классификатору предприятий и организаций. Изображается в виде цифр в правой верхней части документа.
5. Код документа по ОКУД - общегосударственному классификатору управленческой документации. Изображается в виде цифр в правой верхней части документа. Код для писем по ОКУД - 0200200.
6. Наименование министерства или ведомства. Помещается только на бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение.
7. Наименование организации (где составлен документ). Указывается в соответствии с Положением об этой организации. Например:

 

          Акционерно-коммерческий банк «Прогресс»

          Кредитный отдел

 

8. Наименование структурного подразделения. Указывается, если соответствующее подразделение имеет право на издание документов рассматриваемого типа. Помещается ниже наименования организации.
9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, телефакса, номер счета в банке; к этому следует добавить адрес электронной почты (E-mail), страницу в Интернете (Web-site). Эти данные помещаются ниже наименования организации.
10. Название вида документа. Оно должно быть в соответствии с содержанием документа. Указывается заглавными буквами.
11. Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения. Например: 23.06.98 (возможный обратный вариант - 98.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифровой передачи дат: 22 июня 1998 года. ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях - цифровой. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.
12. Индекс. Состоит из порядкового номера, обновляющегося с начала календарного года. Этот номер может быть дополнен индексом по номенклатуре дел и индексом применяемого классификатора. В случае составления документа несколькими организациями их регистрационные индексы проставляются через косую черту в порядке представления авторов на документе. Например, индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где 09-индекс структурного подразделения; 12-номер дела по номенклатуре; 35-порядковый номер письма по регистрационному журналу.
13. Ссылка на индекс и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме.
14. Место составления или издания документа. Указывается на всех документах, кроме служебного письма.
15. Гриф ограничения доступа к документу. Указывается в правой стороне верхней части документа. При наличии такого грифа на документе им можно пользоваться только на работе. Гриф «Секретно» дает право на ознакомление с ним только узкому кругу работников, имеющих специальный допуск.
16. Адресат. Документ может адресоваться в организации или конкретному должностному лицу.
17. Гриф утверждения документа. Помещается в правой верхней части титульного листа и включает слово «утверждаю», наименование должности утверждающего лица, его личную подпись с расшифровкой и дату:

                                 

                                             УТВЕРЖДАЮ

                                           Начальник управления по делам

                               иностранных учащихся

И.П. Голубев

                                               Подпись

                         «___»______ 1999 г.

 

     При утверждении документа постановлением, решением протокола, гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», название документа в творительном падеже, дату и номер:

 

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом ректора Санкт-Петербургского

      государственного университета

                          10.06.99 № 538

 

  УТВЕРЖДЕНО

     Протоколом собрания акционеров

                       АООТ «Вымпел»

                       28.07.99 № 59

 

18. Резолюция. Должна содержать указание по исполнению приказа, постановления и так далее, заключенного в документе. В состав резолюции должны входить: фамилия исполнителя, содержание распоряжения, срок исполнения, подпись, дата. В простейшем случае ставится фамилия исполнителя, подпись автора резолюции и дата.
19. Заголовок к тексту. Указывает на содержание документа с предлогом О без кавычек: Об утверждении графика погашения задолжности. Не следует употреблять в этом случае слова касательно (кас.), касается. На документах формата А 5 заголовок к тексту может отсутствовать.  Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

 

     О подготовке проекта договора

     Об организации института современных технологий управления

 

     Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не  ставится.

20. Отметка о контроле. Если срок исполнения документа не указан в резолюции, то он определяется в один месяц или как отмечено в документе.
21. Текст. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем целесообразно выделять разделы, подразделы, пункты, нумеровать их следует арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин, побудивших составление письма, и основной части с изложением сути дела (обращения). В организационно-распорядительных документах содержание текста обычно излагается от первого лица единственного числа (постановляю, прошу, предлагаю). Если документ исходит от коллегиальных органов, то принята форма изложения от третьего лица единственного числа (решил, постановляет). В протоколах текст принято излагать от третьего лица множественного числа (слушали, выступали). Содержание письма излагается от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить) или множественного (просим рассмотреть), а также от третьего лица единственного числа (администрация согласна принять, не возражает против направления). Например:
22. Отметка о наличии приложений располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид: Приложение: на 5 л. в 2 экз. если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знак №):

 

Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские заводы» на 5 л. в 1 экз.

• Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

 

23. Подпись. Этот реквизит включает: наименование должностного лица, подписывающего документ, и личную подпись с расшифровкой.

     Если документ подписывается двумя должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.

 

     Главный инженер (личная подпись)        Е.Н. Плесовских

 

     Если документ подписывается лицами, занимающими равные должности, то их подписи располагаются на одном уровне.

 

     Генеральный директор (личная подпись)   А.С. Коробцов

    Главный бухгалтер (личная подпись)         А.С. Матвеев

 

24. Гриф согласования. Включает: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с кем согласовывается документ, личную подпись с расшифровкой и дату. Грифы согласования располагаются ниже реквизита «Подпись». В реквизитах 17, 23, 24 следует указать фактическую должность лица, ставящего подпись. Нельзя ставить предлог За или косую черту перед наименованием должности.
25. Визы. При визировании документа необходимо ставить не только личную подпись с ее расшифровкой, но и дату:

 

   а) _____________ Федоров                б) ___________ Петров

             Подпись                                             Подпись

             Дата                                                   Дата

 

26. Печать. В ряде специальных документов, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также иных, предусмотренных действующим законодательством, подпись соответствующего лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой).
27. Отметка о заверении копии документа. Отметка «Верно» указывается ниже реквизита «Подпись» и заверяется соответствующим должностным лицом, в подтверждение чего ставится его личная подпись с расшифровкой и дата заверения.

 

Верно

Начальник ОК         _________

                                 Подпись

Дата

 

28. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона указывается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

 

     Васильев

     32-45-78

     или

     Васильев Виктор Иванович

     32-45-78

 

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В ее состав входят: краткие сведения об исполнении; слова В дело и номер дела, в которых будет храниться документ. Например:

 

     Отправлен факс от 01.07.99 № 124

     В дело № 0115

     Личная подпись

     01.07.99

 

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель. Состоит из записи «Информация перенесена на машинный носитель», подписанной ответственным за перенос лицом, и даты переноса.
31. Отметка о поступлении документа. Помещается в его нижней части и состоит из сокращенного наименования организации, получателя документа, даты поступления документа и его индекса.

     Совокупность рассмотренных документов, которые могут быть в том или ином документе, называется формуляром. Текст документа на бланках формата А 4 рекомендуется печатать через 1,5 межстрочных интервала, а на бланках А 5 - через 1 межстрочный интервал. Все остальные реквизиты рекомендуется печатать, как правило, через 1 межстрочный интервал.

Сами реквизиты отделяются друг от друга 2-3 1 межстрочными интервалами.

Название вида документа следует печатать прописными буквами, точку после заголовка не ставить.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основные виды управленческих документов

 

     Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю переписку. По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов. В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера. Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа. Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Среди управленческих документов выделяют организационные и распорядительные. К первой из них относятся: устав, структура, и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностную инструкцию. К распорядительным документам принадлежат: постановление, приказ, распоряжение, указание, инструкция. Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие как, протокол, акт, доклад и объяснительные записки, справки и другое. Документы по персоналу предприятия: заявление, анкета, характеристика и так далее.