Учет, аудит и анализ денежных средств организации (на примере ЗАО «Мегамарт»)

4-й уровень: рабочие документы  по бухгалтерскому учету самого  предприятия. Рабочие документы  самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:

• документ по учетной политике предприятия;
• утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
• графики документооборота;
• утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
• утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин, согласно с Федеральным законом от 22 мая 2004 года № 54-ФЗ «О применении контрольно – кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт «.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней (включая день получения денег в банке) в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

Для учета кассовых операций применяются типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форума КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 01 января 1999 года.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов ведётся Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, возлагается административный штраф на сумму от 4000 до 5000 рублей (п.15.1 КоАП РФ). На предприятие налагается штраф в размере от 40000 до 50000 руб.

В настоящее время в соответствии с Указанием Центрального банка Российской Федерации от 14.11.01 г. № 1050-У установлен предельный размеры расчетов наличными деньгами между юридическими лицами на уровне 60000 рублей по одной сделке. При этом следует учитывать, что под сделкой в данном случае понимается один отдельный договор. Это уточнение действует с 1 июля 2003 года.

Для расчетов с физическими лицами предельный размер расчетов наличными не установлен.

Существенные ограничения по порядку осуществления кассовых операций устанавливает Указ Президента Российской Федерации от 19 ноября 1998 года № 416-У « О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения». В соответствии с данным Указом организациям запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц ( юридических и физических ), минуя свой счет. За несоблюдение этого порядка налоговые органы накладывают на организацию штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

Организациям запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам и организациям по операциям с векселями либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере суммы наличных денежных средств, выданных через кассу организациям и физическим лицам.

Большая часть расчетов между предприятиями осуществляется безналичным путем - перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником при осуществлении этих расчетов является банк.

В банке предприятию для хранения денежных средств и операций по расчетам открывают расчетный счет. Расчетные счета открываются предприятиям, являющимся юридическими лицами.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией, в соответствии с которой каждому предприятию может быть открыт только один расчетный счет в одном из банков по его выбору.

На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п.

При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк).

Платежи по безналичным расчетам банк производит с согласия владельца расчетного счета. Лишь при платежах финансовым органам по просроченным налогам, по приказам арбитража, при погашении просроченных ссуд , списание денежных средств с расчетного счета производится без его согласия , то есть принудительно по инкассовому поручению .

Для того чтобы банк принял, выдал или осуществил операцию с безналичными денежными средствами, бухгалтер должен представить в банк специально оформленные документы, подписанные руководителем и главным бухгалтером предприятия, т.е. лицами, чьи образцы подписей представлены в банк.

Первичными документами, на основании которых осуществляются операции на расчетном счёте, являются:

• при наличных расчётах– это денежные чеки и объявление на взнос наличными;
• в случае безналичных перечислений– платёжные поручения, платёжные требования-поручения, расчётные чеки, аккредитивы, векселя.

 

1.3 Синтетический и аналитический учет операций с денежными

средствами

 

Для обеспечения учета наличия и движения денежных средств и хозяйственных операций, связанных с денежными средствами применяется система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета «Денежные средства». Этот раздел включает счета: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», 58 «Финансовые вложения», 59 «Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги».

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации.

Согласно существующему порядку к счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, включая оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50 «Касса» отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Ведение кассовых операций оформляется следующими проводками, представленными в таблице 1.1.

 

Таблица 1.1 - Типовая корреспонденция счетов по счету 50 «Касса»

№ п/п	Операции	Корреспондирующие счета
		дебет	кредит
1	2	3	4
1	Поступления наличных денег от продажи продукции, основных средств, прочих активов	50	62,76,90,91
2	Поступления наличных денег со счетов в банках	50	51,52,55
3	Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм	50	62,70,71,76
4	Поступления наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников-заемщиков, по вкладам в уставный капитал организации, от квартиросъемщиков и по исполнительным документам	50	73,75,76
5	Поступления наличных денег от подразделений организации	50	79
6	Поступление в кассу процентов по векселям, дивидендов по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях и т.д.	50	76
7	Выявлены излишки в кассе	50	91
8	Поступления наличных денег в счет доходов будущих периодов (арендная плата авансом, плата за коммунальные услуги и т.п.)	50	98
9	Получены наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков, кредиты для выдачи займов работникам на индивидуальное жилищное строительство, приобретение квартир и т.п	50	66,67
10	Поступления наличных денег от заимодавцев по предоставленным ими краткосрочным и долгосрочным кредитам и другим привлеченным средствам, а также средствам целевого финансирования	50	66,67,86
1	2	3	4
11	Оплачены из кассы расходы по приобретению оборудования, требующего монтажа, объектов основных средств, материалов, товаров, а также расходы основных и вспомогательных цехов общепроизводственного и общехозяйственного назначения, обслуживающих производств и хозяйств, будущих периодов, расходы по продаже, затраты по продаже готовой продукции, основных средств и прочих активов	07,08,10, 41,20,23, 225,26,29, 44,90,91, 97	50
12	Сданы из кассы денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета, для приобретения денежных документов и на денежные переводы	50,51,52, 55	50
13	Оплачены наличными краткосрочные и долгосрочные финансовые вложения, задолженность поставщикам по авансам полученным, различным внебюджетным фондам, бюджету, по отчислениям в социальные фонды	08,60,58, 68,69,76	50
14	Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам	70,71,73, 75,76	50
15	Выданы из кассы наличные денежные средства подразделениям организации	79	50
16	Оплачены из кассы некомпенсируемые расходы, связанные со стихийными бедствиями	99	50
17	Выявлена при инвентаризации кассы недостача денежных средств и денежных документов	94	50
18	Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты за счет прибыли организации	91	50
19	Погашена задолженность по кредитам и заемным обязательствам наличными	66,67	50
20	Оплачены из кассы расходы, осуществленные за счет средств целевого назначения	86	50

 

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия ведет на счете 51 «Расчетный счет». Это активный счет, по дебету которого записываются, остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежных расчетных документов.

Типовая корреспонденция счетов операций по счету 51 «Расчетные счета» представлена в таблице 1.2.

 

Таблица 1.2 - Типовая корреспонденция счетов по счету 51

«Расчетные счета»

№ п/п	Операции	Корреспондирующие счета
		дебет	кредит
1	2	3	4
1	Денежные средства переведены из кассы на расчетный счет	51	50
2	Возвращены на расчетный счет не использованные суммы аккредитивов, чековых книжек и банковских карт	51	55
3	Зачислена выручка от покупателей и заказчиков за реализованную им продукцию, работы и услуги	51	62
4	Приняты авансы от покупателей и заказчиков	51	62
5	Выделены суммы полученных краткосрочных кредитов банков	51	66
6	Поступили средства краткосрочных займов	51	66
7	Зачислены на расчетный счет суммы полученных долгосрочных кредитов банков	51	67
8	Поступили средства долгосрочных займов	51	67
9	Осуществлен возврат средств из бюджета в результате пересчетов по налогам и сборам	51	68
10	Получены из фонда социального страхования суммы возмещения расходов по выплате пособий, оплате санаторно-курортного лечения и других затрат по социальному страхованию работников	51	69
11	Оприходованы не использованные подотчетные суммы, которые возвращены непосредственно на расчетный счет организации	51	71
12	Зачислены на расчетный счет вклады учредителей в уставный капитал организации	51	75
13	Зачислены на расчетный счет поступившие суммы удовлетворенных претензий	51	76
14	Отражена ошибочно принятая на расчетный счет сумма денежных средств	51	76
15	Зафиксирована задолженность покупателям по возвращенной забракованной продукции	51	76
16	Сторнирована денежная сумма при возврате забракованной продукции покупателем	51	90
17	Зачислены на расчетный счет суммы присужденных или признанных должниками санкций	51	91
18	Приняты платежи вперед за различные услуги	51	98
19	Оплачены организационные расходы фирмы	04	51
20	Списаны суммы процентов по кредитам банков и другим заемным средствам, связанным с капитальным строительством	08	51
21	Коммерческие расходы оплачены с расчетного счета	44	51
22	Поступили в кассу денежные средства с расчетного счета	50	51
23	Оприходованы оплаченные банковские карты	50	51
24	Переведены денежные средства с расчетного чета на специальные банковские счета, связанные с аккредитивами и чековыми книжками	55	51
25	Перечислены средства на банковские депозиты	55	51
26	Перечислены денежные средства в качестве вклада в уставный капитал другой организации	58	51
27	Погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками	60	51
28	Погашена задолженность по краткосрочным кредитам банка	66	51
29	Перечислены платежи в бюджет в бюджет по налогам, сборам, пени, штрафам и т.п.	68	51
30	Перечислены взносы в социальные фонды, в том числе пени, штрафы, недоимки	69	51