Бухгалтерский учёт и аудит движения товаров и тары на предприятии розничной торговли» на примере Окружного Государственного Унита

 
 
 
 

Раздел  III

 

Организация бухгалтерского учета  движения товаров  и тары на предприятиях розничной торговли

 

3.1 Документальное оформление  и учет  поступления  товаров и тары, отчетность материально-ответственных  лиц.

 

           Поступление материальных ценностей от поставщиков производится на основании заключаемых между покупателями и поставщиками договоров поставки, в которых оговариваются следующие условия: виды поставляемых товарно-материальных ценностей, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели товарно-материальных ценностей, сроки исполнения договора, порядок расчетов, а также ответственность сторон за ненадлежащее исполнение договора.

           Порядок и сроки приема товаров  по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

           Каждая хозяйственная операция, в том числе поступление товаров  и тары, должна быть оформлена  документально. В соответствии  с п.13 “Положения…”, первичные учетные  документы должны содержать следующие  обязательные реквизиты: наименование  документа (форма), код формы, дата составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники)” [5].

           Движение товара и тары от  поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров и тары в торговой организации.

           В накладной указываются номер  и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара и тары, их количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость - для товара). Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и тару, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя (Приложение№2).

           Количество оформляемых экземпляров  в накладной зависит от условий  получения товара покупателем,  вида организации поставщика, места передачи товара и тары и т.д.

           Товарно-транспортную накладную  выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного (Приложение№3)

           При доставке товаров и тары железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.

           Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться “Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере”.

           Счет-фактура выписывается в тех  случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет-фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара и тары (Приложение№4).

           Для оплаты поступающих товаров  и тары  может быть использован  счет, содержание которого аналогично  счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара (Приложение№5).

           Оприходование поступивших товаров  и тары оформляется путем наложения  штампа  на сопроводительном документе:  товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

           Если товары и тару получает  материально ответственное лицо  вне склада покупателя, то необходимым  документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления  доверенностей и получения по ним товаров установлен “Инструкцией…” [12]

           Порядок приемки товаров и  ее документальное оформление  зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

           Приемка товаров по количеству  в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, в соответствии с “Инструкцией…”  [13]  и Гражданским кодексом РФ  [2] ст. 513, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиями к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

           Приемка товара на складе поставщика  осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном  документе.

           Если количество и качество  товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара и тары, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

           При нарушении правил приема  и сроков торговые организации  лишаются возможности предъявления  претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

           В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

           При закупке товара и его  приемке руководителям торговых  организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар (Приложение№6).

           Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

           Оформленные документы на приемку  товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

           Поступающие товары приходуются  в день окончания их приемки  по фактическому количеству и  сумме.

           В ОГУ ОРП “Юграторг” поступление  товаров оформляется в порядке, установленном “Методическими рекомендациями…” [8]. В основном, товары в магазины розничной торговли ОГУ ОРП “Юграторг” поступают со своих оптовых баз. Напрямую, минуя оптовые базы, в магазинах приходуется товар от поставщиков, находящихся в городе Ханты-Мансийске. Это такие поставщики как АООТ “Аква” 412 / 60 на сумму 202,50; 412 / 421 на сумму 50,63; птицефабрика “Югорская” 412 / 60 на сумму 14256,00; 412 / 421 на сумму 3564,00.

           На основании договора и счет - фактуры выписывается приходная накладная с отражением розничных цен и указанием торговой наценки (Приложение№7). Средняя торговая наценка в ОГУ ОРП “Юграторг” сложилась в размере 25% на товары, получаемые от местных поставщиков и 60% - на товары, получаемые со своих оптовых баз. На оптовые базы предприятия и в розничную торговую сеть товары поступает более чем от 460 поставщиков, среди них: заводы-изготовители, фабрики, крестьянские хозяйства, посреднические фирмы, оптовые базы и т.д.

           Одним из принципов учета товаров  является составление материально ответственными лицами отчетности о наличии и движении товаров. Выше говорилось, что каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с поступлением и выбытием товаров, оформляется соответствующими документами. На основании этих документов материально ответственные лица периодически составляют отчетность о наличии и движении товаров и тары и сдают ее в бухгалтерию организации, администрация организации использует эту отчетность для контроля за действиями материально ответственных лиц (главным образом для проверки сохранности ценностей) и управления товарными запасами. Управление осуществляется путем сопоставления фактических остатков товаров с нормативом (лимитом), который приводится в отчете. При выявлении случаев значительного отклонения фактических товарных запасов от норматива принимаются меры к оптимизации остатков товаров (прекращение закупки излишних товаров, заказ на недостающие товары т.п.).

           Сроки составления отчетности  устанавливает администрация организации. Для обеспечения действенного контроля за работой материально ответственных лиц и более эффективной обработки документации по движению товаров целесообразно устанавливать сроки отчетности исходя из конкретных условий работы каждой организации. В ОГУ ОРП “Юграторг” согласно “Графика документооборота”, Приказа “Об учетной политике”, материально ответственные лица составляют отчётность о наличии  и движении товаров и тары и предоставляют её в бухгалтерию раз в 10 дней.

           В организациях торговли наиболее  распространенным видом отчетности о наличии и движении товаров является товарно-денежный отчет (Приложение№8), который состоит из нескольких частей. В адресной части товарно-денежного отчета указываются наименование организации, торговой единицы (часто и ее номер) и структурного подразделения (отдела, секции). Фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период за который составляется товарно-денежный отчет. Товарно-денежные отчеты нумеруются с начала и до конца года последовательно с первого номера. Предметная часть товарно-денежного отчета раскрывает структуру товарного баланса:

       Он + П = Р + Ок  , где

       Он  – остаток товаров на начало отчетного  периода,

       П  -   поступление товаров за отчетный период,

       Р  -    расход товаров за отчетный период,

       Ок -  остаток товаров на конец отчетного периода.

           Остаток товаров на начало  отчетного периода берут из  предыдущего товарно-денежного отчета по строке “Остаток на конец отчетного периода” или из инвентаризационной описи (если первый отчет составляют после проведения инвентаризации (Приложение№9).

           В приходной части товарно-денежного  отчета каждый приходный документ (источник поступления товаров,  номер и дата документа, сумма  поступивших товаров) записывают  отдельно и подсчитывают общую  сумму оприходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало периода.

            В расходной части товарно-денежного  отчета так же отдельно записывают каждый расходный документ. После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода (остаток товаров на начало периода (+) приход, (-) расход). Таким же образом в товарно-денежном отчете отражаются остатки и движение тары.

           Для удобства обработки документы  в отчетах следует записывать  в определенной последовательности, например по приходу – поступление от поставщиков, со складов своей организации, внутреннее перемещение, прочий приход. Внутри каждого вида прихода и расхода документы нужно располагать в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарно-денежный отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарно-денежный отчет подписывает материально ответственное лицо, а при бригадной материальной ответственности – бригадир или его заместитель и один из членов бригады поочередно.