Анализ работы с использованием профессиональных программ гостиницы на примере гостиницы

OPERA Enterprise Solution - принципиально новое, не имеющее аналогов на рынке решение для гостиниц от мирового лидера в производстве автоматизированных систем управления - корпорации Micros-Fidelio.

OPERA Enterprise Solution - это  не просто новый продукт, это  новая концепция управления, уникальная  по своей идее и замыслу. В  отличие от традиционных систем  для гостиниц, OPERA Enterprise Solution представляет  собой самое полнофункциональное  на сегодняшний день решение  управления, предназначенное как  для независимых отелей, так и  для гостиничных сетей; как для  небольших отелей с ограниченным  набором услуг, так и для шикарных 5-тизвездочных гостиниц.

Основанная на базе СУБД Oracle, самой надежной и универсальной платформе управления данными, OPERA Enterprise Solution предлагает новую концепцию работы и улучшения уровня обслуживания гостей, сочетая в себе такие несомненные преимущества как скорость, надежность, функциональность и в то же время простоту использования.

OPERA Enterprise Solution - это  система, состоящая из модулей, которые  с легкостью могут быть настроены  и добавлены в зависимости  от пожеланий конкретного отеля. Она включает в себя систему  автоматизации службы приема  и размещения гостей; систему автоматизации отдела продаж и маркетинга; систему управления качеством обслуживания; систему оптимизации прибыли; систему управления мероприятиями; систему централизованного бронирования; модуль бронирования через Интернет; централизованную информационную систему по клиентам.

Новейшие технологии OPERA Enterprise Solution предоставляют отелям уникальную возможность работы как в режиме клиент-серверного приложения, так и через Интернет-броузер ("Тонкий Клиент"). Использование технологии "Тонкий Клиент" позволит Вам значительно сократить затраты на каждом этапе жизненного цикла IT системы отеля, включая приобретение, установку, поддержку и обновление.

OPERA Enterprise Solution совместима со всеми операционным системами, и сервер может работать на базе Microsoft Windows NT/2000, AIX и Sun Solaris.

Web Self Service, новое Интернет-приложение системы OPERA Enterprise Solution, позволит Вашим клиентам осуществлять бронирование непосредственно с Вашей Интернет-страницы. Приложение 2

Система управления гостиницей epitome PMS для платформы Microsoft® Windows — это новейшее поколение систем автоматизации компании Hotel Information Systems, входящих в семейство программных продуктов epitome Solutions. Система epitome PMS сертифицирована Microsoft, проста в использовании и обладает необходимой гибкостью для применения в управлении гостиницами любого типа, категории и размера. Мощный функциональный инструментарий epitome PMS позволит создать успешную технологию ведения бизнеса гостиницы, повысить финансовые показатели и достичь высокого уровня сервиса для гостей.

Еpitome PMS построена по модульному принципу, что позволяет гостиницам приобретать и настраивать систему в соответствии со своими потребностями. В зависимости от набора модулей система успешно функционирует как в небольших гостиницах, так и в крупных гостиничных комплексах и цепочках. Модули системы разработаны в едином техническом и технологическом стиле и имеют общий функциональный инструментарий и взаимосвязь.

Основываясь на наиболее передовых технологиях, система управления гостиницей epitome PMS функционирует в среде Windows, обладает 32-битной архитектурой и открытой структурой данных под управлением мощной СУБД MS SQL Server.

Основным модулем системы является Базовый модуль, предназначенный для автоматизации наиболее важных производственных операций. Контроль доступа пользователей осуществляется с помощью системы паролей и прав. Приложение 3

Гостиничная система Edelweiss/Medallion

В настоящее время мы наблюдаем бурное развитие информационных технологий и программных средств в сфере гостиничного и туристического бизнеса. Это обусловливается тем эффектом, который можно получить при их правильном использовании. Гостиницы, пансионаты, отели во всех регионах России нуждаются в современном программном обеспечении и технологиях для эффективного ведения бизнеса

Компания "СБА" представляет систему "Edelweiss", предназначенную для комплексной автоматизации всех рабочих мест гостиницы: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервис-бюро, бизнес-центра, бухгалтерии проживания, телефонной службы гостиницы.

Основная задача АСУ "Edelweiss" - автоматизация служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем "Эдельвейс" является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов).

Полнофункциональный план гостиницы (электронная шахматка), резервирование по категориям номеров, быстрое размещение и переселение гостей, удобная процедура въезда или выезда, мгновенный поиск гостя по различным параметрам, гибкая система тарифов и скидок позволяет качественно производить работу с заявками и гостями. В российских гостиницах широко распространена практика поселения по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер, поэтому к системе предъявлены особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных номеров и мест.

Система "Edelweiss" позволяет быстро создавать групповое бронирование, корректно разделять оплату: гость-фирма, оформлять поздние приезды, досрочные выезды, отделение и присоединение к группе.

Для корректного предоставления данных в бухгалтерию, система учитывает факты оплаты и предоставления услуг, отслеживает связь между ними, отвечает на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена."Edelweiss" ведет контроль дебиторской задолженности партнеров, имеет возможность разнесения услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами, автоматически заносит проводки на счета. "Эдельвейс" подходит и для отечественной системы налогообложения, которая имеет ряд уникальных особенностей.

Гостиничная система "Edelweiss" содержит набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат, а также формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года. Приложение 4

    Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel – это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

Несомненным преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.    

В информационной системе гостиницы система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

Особое внимание следует уделить такой особенности программы, как гибкость настроек и применимость к условиям гостиниц любых типов и размеров.

Структура комплекса KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности. Приложение 5

 
1.3. Общие требования к функциональности системы

Система управления гостиницей должна быть системой международного класса и соответствовать международным требованиям в отношении функциональности и принципов построения. Система должна иметь опыт использования в гостиницах аналогичного уровня и размера. Система должна обладать потенциалом развития в соответствии с  любыми возможными новыми требованиями заказчика, которые будут соответствовать общепринятым мировым стандартам.

Система должна обладать пользовательским интерфейсом Windows и быть простой в эксплуатации для любого пользователя, обладающего общими навыками работы в среде Windows. Система должна быть русифицирована и обладать экранной помощью на русском языке.

Основными функциональными блоками системы должны быть следующие:

• Бронирование.
• Групповое бронирование и управление группами.
• Регистрация и поселение гостей.
• Регистрация паспортов.
• Расчеты с гостями.
• Управление клубом / расчеты по
• клубным картам.
• Управление номерным фондом.
• Инженерная служба / управление
• ремонтом.
• Работа горничных.
• История гостя / программы частого гостя (программы поощрений).
• Подарочные сертификаты.
• История компании.
• Работа с туристическими агентствами.
• Работа с контрагентами.
• Консьерж / телефонный оператор / электронный консьерж.
• Управление апартаментами.
• Ночной аудит.
• Управление тарифами.

Пользователи системы должны иметь доступ к функциям системы в соответствии со своими правами на любом рабочем месте без ограничений. Система должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:

Бронирование:

• Оформление брони с указанием сведений по клиенту и условий проживания.
• Возможность предварительной регистрации гостя при оформлении брони в день заезда, но до поселения гостя.
• Учет количества взрослых/детей при оформлении брони.
• Подсказка наличия номеров по каждому типу/категории на необходимый срок проживания с указанием возможного количества проживающих в каждом номере.
• Подсказка по возможности предоставления дополнительных услуг для каждого типа номера.
• Подсказка возможных тарифов и пакетов услуг с учетом указанных условий.
• Автоматическое проставление суммы выбранного тарифа с возможностью ручной коррекции.
• Возможность скрывать тариф за номер при распечатке счетов гостей.
• Учет особенностей каждого номера.
• Проверка наличия карточки постоянного клиента для данного гостя.
• Оформление новых карточек постоянных клиентов.
• Указание телефона, факса и адреса электронной почты гостя.
• Указание лица, производящего заявку.
• Указание названия организации гостя, оформление карточки компании.
• Указание адресной информации гостя.
• Указание метода гарантирования данной брони.
• Учет внесения аванса (депозита).
• Маркетинговая статистическая информация по брони, включающая:
• Источник поступления брони.
• Использование рекламной информации гостиницы при её выборе.
• Географическая территория поступления клиента.
• Указание паспортных данных гостя.
• Указание номера и марки транспортного средства гостя для оформления пропуска.
• Указание предпочтительного языка
• общения с гостем.
• Указание способа, а также адреса для отправки подтверждения на бронь.
• Отметка о существовании налоговых льгот для гостя.
• Указание VIP — статуса гостя.
• Введение дополнительной информации по гостю.
• Введение сообщений, оставленных для гостя, при оформлении брони.
• Указание турагента, пославшего заявку, с поиском данных по картотеке турагентов либо оформлением новой карточки турагента.
• Указание номера группы, в случае групповой брони.
• Указание организации-плательщика (дебитора) с поиском данных по картотеке авторизованных организаций, с которыми заключены договоры.
• Учет времени оформления брони и ФИО оператора.
• Возможность начисления платежей на счет гостя при оформлении бронирования.
• Возможность оформления раздельного проживания в одном номере нескольких гостей (при поселении на места).
• Возможность внесения данных дополнительных гостей при их совместном проживании и расчете.
• Ведение множества субсчетов по каждому гостю.
• Оформление перенаправления (трансфера) начислений на группу, других гостей, организацию либо другие субсчета гостя.
• Контроль правильности заполнения номера кредитной карты.
• Учет авторизованных сумм для кредитной карты гостя.
• Ведение детального журнала внесенных изменений в карту гостя.
• Возможность внесения запланированных изменений параметров проживания гостя (тариф, тип номера, номер
• комнаты) на будущие даты.
• Хранение информации для организации встречи гостя (в аэропорту, на вокзале) и его трансфера.
• Учет специальных пожеланий гостя с указанием стоимости и условий оплаты.
• Возможность ведения бонусных программ гостиницы и авиакомпаний.
• Использование пакетов услуг.
• Указание причины отмены брони при её отмене.
• Контроль за заполнением обязательных полей.
• Ведение листа ожиданий.
• Оформление «постоянных» клиентов (напр., при длительном проживании, для аренды офисных помещений, для ведения счетов сотрудников и т.п.).

Групповое бронирование и управление группами:

• Создание карточки бронирования группы.
• Создание блока (квоты) номеров для группы.
• Указание контрольной даты освобождения квоты.
• Указание контрольной отмены квоты.
• Сохранение всех возможностей индивидуального бронирования для членов группы.
• Учет статуса группового бронирования — предварительный, подтвержденный, завершенный.
• Автоматическое присвоение номера брони.
• Закрепление брони за ответственным лицом гостиницы.
• Указание названия группы.
• Указание компании, ответственной за группу.
• Указание ответственного лица для группы.
• Указание дат прибытия и отбытия группы.
• Указания метода гарантии бронирования.
• Ведение учета внесения аванса (депозита).
• Возможность внесения примечаний по группе.

Указание маркетинговой статистической информации по брони, включающей:

• Источник поступления брони.
• Факт использования рекламной информации гостиницы при её выборе.
• Географическая территория поступления клиента.
• Возможность ограничения отображения тарифа за номер при распечатке счетов гостей.
• Указание адресата для отправки формы подтверждения.
• Предварительная печать регистрационных карт членов группы.
• Указание VIP — статуса гостей.
• Указание языка общения группы.
• Указание тарифного кода для группы.
• Учет организационного типа  группы.
• Определение способа разделения оплаты между группой и её членами.
• Указание метода резервирования номеров членами группы — по списку, по списку в день прибытия, индивидуальное резервирование, регистрационными картами по заезду.
• Возможность гибкого изменения тарифов для группы.
• Отметка и связь с карточкой организации — плательщика по данному бронированию.
• Отметка и связь с карточкой турагентства по данному бронированию.
• Планирование встреч, телефонных звонков и дел в отношении данного бронирования.
• Хранение примечаний по бронированию.
• Ведение реестра и базы данных документов по бронированию.
• Создание структуры автоматического перенаправления начислений.