Анализ работы с использованием профессиональных программ гостиницы на примере гостиницы

Автоматические операции:

• Авторезервирование — автоматическое создание индивидуальных карточек бронирования для членов группы.
• Автоизменение — автоматическое изменение параметров бронирования по членам группы.
• Автоотмена — автоматическая отмена всех индивидуальных карточек бронирования.
• Автоблокировка номеров — автоматическое определение готовых к заселению номеров комнат и их распределение по членам группы.
• Авторегистрация — автоматическая регистрация членов группы.
• Автовыписка — автоматическая выписка членов группы.

Регистрация и поселение гостей:

• Поселение по брони и без брони.
• Возможность изменения параметров, указанных при оформлении брони.
• При поселении без брони — ввод полной информации по данному гостю.
• Автоматическое и ручное назначение комнаты.
• Учет пожеланий гостя и особенностей номерного фонда при определении номера комнаты.
• Учет статуса номера (убран/неубран, свободен/занят, исправен/неисправен) при его выборе и заселении.
• Автоматическое создание электронных ключей-карточек.
• Контроль за передачей сообщений, оставленных для данного гостя.
• Учет поселения других гостей в данный номер при раздельном проживании.
• Учет поселения других гостей в данный номер при совместном проживании.
• Учет индивидуальных пожеланий гостя по дополнительным услугам.
• Автоматическая распечатка регистрационной карты гостя.
• Контроль над внесением аванса (депозита).
• Указание метода гарантии оплаты.
• Ввод / изменение номера кредитной карты, используемой для оплаты проживания.
• Контроль правильности заполнения номера кредитной карты.
• Учет авторизованных сумм для кредитной карты.
• Возможность автоматической авторизации кредитной карты.
• Учет времени поселения гостя.
• Указание требуемых дополнительных услуг и их регулярности.
• Начисление оплаты за дополнительные услуги.

Регистрация паспортов:

• Регистрация паспортов и виз иностранных и иногородних граждан.
• Ведение журналов регистрации.
• Отчетность для  ЦАСБ, УФМС и МВД. 

Расчеты с гостями:

• Ведение лицевых счетов (фолио) гостей, организаций, групп и турагентов.
• Возможность начисления платежей и оплаты до поселения гостя.
• Печать счетов гостей.
• Интерфейс с фискальными регистраторами, внесенными в Госреестр РФ.
• Возможность использования до пяти дополнительных счетов на одного гостя.
• Гибкая система налогов, учет НДС и НСП.
• Прием любых форм оплаты.
• Учет кредитного статуса гостя.
• Возможность ведения расчетов по обязательной предоплате (запрет оказания услуг в кредит).
• Контроль над общим балансом счета гостя с учетом кредитного лимита данного гостя.
• Возможность перенаправления платежей на группу, организацию или субсчета гостя.
• Автоматическое начисление стоимости оказанных услуг (в т.ч. за проживание).
• Возможность ручного начисления услуг.
• Начисление платежей в различных валютах с автоматическим пересчетом по курсу.
• Возможность ускоренного начисления услуг множеству определенных оператором гостей.
• Возможность коррекции начисленных платежей.
• Ведение журнала производимых операций.
• Возможность трансфера отдельных сумм, начисленных на счет гостя, между другими счетами гостя либо счетами других гостей/организаций/группы.
• Учет времени выписки гостя.

Управление клубом / расчеты по клубным картам:

• База данных членов клуба.
• Регистрация по прибытии.
• Касса.
• Учет предпочтений члена клуба.
• Управление счетами члена клуба.
• Безналичные расчеты на территории комплекса с использованием магнитных карт или Proxi-карт.
• Cкидки.
• Почтовые рассылки.
• Маркетинг.

Управление номерным фондом:

• Графическое отображение состояния номерного фонда.
• Учет состояния каждого номера по параметрам:
• Свободный/занятый/ожидается заселение/ожидается выезд.
• Убран/неубран/проверен/проведена вечерняя подготовка.
• Исправен/неисправен.
• Учет различия состояния свободный/занятый по данным портье и поэтажной службы.
• Учет типа требуемой уборки:
• Полная.
• Частичная.
• Уборка по выезду.
• Вечерняя подготовка.
• Не требует уборки.
• Ведение графика работы горничных.
• Возможность быстрого изменения статуса номеров.

Инженерная служба / управление ремонтом:

• Учет состояния номеров:
• Исправен/неисправен
• Описания характера неисправностей.
• Контроль над  сроками устранения неисправностей.
• Вывод номеров из сдаваемого номерного фонда.

История гостя / программы частого гостя (программы лояльности):

• Хранение базы данных по всем гостям (прошлым и настоящим).
• ФИО гостя, адресная информация.
• Статус гостя — корпоративный, частый, новый и др., VIP-статус гостя.
• Специальные требования и пожелания гостя.
• Паспортные данные.
• Фотография и образец подписи.
• Регистрационный номер транспортного средства гостя.
• Язык общения гостя.
• Применяемый тариф.
• Используемый метод гарантирования бронирования и используемый метод оплаты.
• Валюта расчетов с данным гостем.
• Реестр прошлых пребываний гостя в гостинице.
• Данные по полученных доходах от гостя.
• Реестр программ лояльности, используемых данным гостем, с возможностью просмотра и внесения изменений.
• Дополнительная информация по гостю.
• Указание маркетинговой статистической информации, включающей:
• Источник поступления гостя.
• Факт использования рекламной информации гостиницы при её выборе.
• Географическая территория поступления клиента.
• Отметка и связь с карточкой группы гостя.
• Отметка и связь с карточкой организации-плательщика.
• Отметка и связь с карточкой турагентства гостя.

Подарочные сертификаты:

• Выпуск, печать, продажа и учет подарочных сертификатов различной номинальной стоимости.

Типы подарочных сертификатов:

• Именные / на предъявителя.
• Универсальные / специальные (используются для оплаты тех или иных видов услуг).
• Ограниченные / неограниченные во времени.

История компании:

• Ведение базы данных по компаниям (организациям), с которыми гостиница ведет взаимоотношения.
• Учет адресной информации.
• Учет данных по контактным лицам — работникам компании.
• Учет авторизованных методов гарантирования брони данной компанией.
• Учет маркетинговой и статистической информации.
• Учет разрешенных тарифных планов для данной компании.
• Отметка и связь с карточкой юридического лица — дебитора по данной компании.
• Отметка и связь с карточкой турагента, с которым данная компания сотрудничает.
• Планирование встреч, телефонных звонков и дел в отношении данной компании.
• Хранение примечаний по компании
• Возможность оформления групповых заказов — бронирований от компании.
• Ведение реестра и базы данных документов по компании.

Работа с туристическими агентствами:

• Ведение базы данных по турагентам.
• Возможность разграничения между активными и пассивными турагентами.
• Множественность уровней комиссионных платежей.
• Ведение лицевых счетов комиссионных платежей.
• Учет IATA — номера турагента.
• Закрепление турагента за ответственным лицом гостиницы.
• Классификация по типам турагентов.
• Ведение адресной информации.
• Учет данных по контактным лицам-работникам компании.
• Ведение информации по налоговому статусу турагента (подлежит / не подлежит обложению, процент облагаемого налога).
• Учет номеров ИНН.
• Учет разрешенных тарифных планов для турагента.
• Учет национальной валюты турагента.
• Учет языка общения турагента.
• Отметка и связь с карточкой юридического лица — дебитора/кредитора по турагенту.
• Планирование встреч, телефонных звонков и дел в отношении данной компании.
• Хранение примечаний по компании.
• Ведение реестра и базы данных документов по компании.
• Возможность формирования реестра и просмотра данных по клиентам (гостям), присланным данным турагентом.
• Учет статистической информации, данных по принесенному доходу и сумм начисленных комиссионных по каждому агенту — сотруднику турагентства.
• Учет и анализ статистической информации по турагентству.

Работа с контрагентами:

• Ведение базы данных по организациям — дебиторам.
• Множественность типов дебиторов.
• Возможность разграничения между активными и пассивными дебиторами.
• Возможность разграничения между постоянными и разовыми дебиторами.
• Закрепление организации за ответственным лицом гостиницы.
• Учет адресной информации.
• Учет данных по контактным лицам и работникам компании.
• Учет кредитного лимита по дебитору.
• Учет рейтинга платежной дисциплины дебитора.
• Учет разрешенных тарифных планов для данного дебитора.
• Отметка и связь с карточкой турагента, с которым данная организация сотрудничает.
• Ведение лицевого счета организации.
• Учет «старения» счета.
• Планирование встреч, телефонных звонков и дел в отношении данной компании.
• Хранение примечаний по компании.
• Ведение реестра и базы данных документов по компании.
• Возможность формирования реестра и просмотра данных по клиентам (гостям), присланным данной организацией.
• Формирование авторизованного списка клиентов (гостей) по организации.

Консьерж / телефонный оператор:

• Быстрый поиск гостей.
• Поиск ожидаемых, проживающих и выехавших гостей.
• Учет совместно проживающих гостей.
• Регистрация сообщений для гостя.
• Контроль за передачей сообщений гостю.
• Указание отметки о местонахождении гостя и перенаправлении звонков.
• Бюро находок — журнал забытых вещей.
• Контроль за передачей забытых вещей.
• Журнал побудки гостей.
• Контроль за осуществлением побудки.
• Журнал встреч и проводов гостей.
• Телефонно-адресная книга.
• Блок разовых расчетов за услуги (без внесения в фолио гостя) — напр., за пользование общественным телефоном.
• Блок экспресс-выписки.
• Функции для пункта обмена валют.