Управленческий контроль: цель, формы, методы и средства реализации

1 Управленческий  контроль: цель, формы, методы и средства реализации

1. Понятие управленческого контроля

Контроль представляет собой сложную социально ориентированную систему, которая, в свою очередь, является одной из важнейших структурных составляющих более крупной системы− системы управления организацией.

Контроль в системе менеджмента − это процесс, обеспечивающий достижение организацией намеченных целей, включающий в себя функции учета, оценки, анализа. Контроль выступает как функция обратной связи в процессе управления, информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления.

Основная цель функции контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией, и обеспечить эффективное осуществление всех основных функций менеджмента.

Задачи контроля:

− сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности организации и ее результатах (функция учета);

− оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов: плановых заданий, нормативов (функция оценки);

− анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция анализа);

− прогнозирование последствий сложившейся ситуации и основание необходимости принятия корректирующих воздействий.

Функция контроля включает в себя сбор, обработку и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений предприятия, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработку мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития.

Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми  общей системы контроля в организации.

К основным видам контроля относятся: предварительный, текущий, заключительный контроль. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым.  Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль− вид контроля, осуществляемый до фактического начала работ.

Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение− это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Предварительный контроль используется в трех ключевых областях−  по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников.

Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые кандидатом на вакантную должность. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период его найма на работу. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим требованиям. 

К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов.

Предварительный контроль в области финансовых ресурсов основан на анализе бюджета (текущего финансового плана), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджеты устанавливают предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом нерационально использовать финансовые средства. Предварительный контроль бюджета способствует финансовой стабильности организации.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.  Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяют исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же вовремя не устранить отклонения, они могут привести к серьезным проблемам для всей организации. Текущий контроль не проводиться одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после окончания работы, направленной на достижение желаемых целей.

Для того чтобы осуществлять текущий контроль, аппаратуру управления необходима обратная связь. Система обратной связи позволяет руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным задачам. Руководитель-менеджер регулярно воздействует на эту систему, внося изменения, как в ее цели, так и в функционирование. Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. Если организация не стремится адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, она вряд ли останется эффективной в долгосрочной перспективе.

Заключительный контроль− это контроль, при котором используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь намеченных целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена, либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного периода времени, фактически полученные результаты с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению профессора Уильяма Ньюмена, специализирующего на вопросах управления, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.Сравнивая фактически полученные и запланированные результаты, руководство имеет возможность оценить, насколько реалистично были намечены эти планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации сотрудников. По словам Ньюмена, измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «…для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

 Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду  требований. Контроль должен быть  всеобъемлющим, экономичным, операционным, результативным, простым, а также  непрерывной во времени.

В процессе контроля выделяются три этапа, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер: выработка стандартов и критериев, сопоставление фактических результатов с ожидаемыми и принятие корректирующих мер.

Контроль завершает управленческий цикл в организации. По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения. Контроль не позволяет растрачивать ресурсы, сохраняет организацию от разрушения, дает возможность руководству своевременно выявить проблемы и скорректировать деятельность организации таким образом, чтобы предотвратить перерастание проблем в кризис или закрепить достигнутый успех. Важно, чтобы в организации была разработана система контроля (сроки контроля для различных структурных подразделений, отраженные  графиках; контроль деятельности специалистов – в отчетах и т.д.).

 Управленческий контроль−  это одна из функций управления, без которой не могут быть  реализованы в полной мере  все другие функции управления: планирование, организация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития предприятия. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всего предприятия. Контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование предприятия и достижение им намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Важными функциями управленческого контроля являются разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности предприятия в целом, так и отдельного подразделения, поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающие финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

В рамках деятельности организаций широко используется две формы контроля: финансовый ( как основа общего управленческого и хозяйственного контроля) и административный (исполнение законодательной, правовой, нормативной базы).

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, одинаковым для головных и дочерних компаний, в том числе зарубежных. Однако сроки предоставления отчетности могут быть различными. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние ( платежеспособность, ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности                            (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Организационно-финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). Контроль деятельности производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей и, в особенности, от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля выполнения плановых показателей.

 Повышение роли функции  контроля в управлении организациями  тесно связано с использованием  компьютерных технологий, оргтехники, современных средств связи, которые  позволяют оперативно и точно  передавать информацию по назначению, производить ее обработку и  анализ, выявить отклонения от  намеченных показателей и принимать  в связи с этим оперативные  решения. Это дает возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение компьютерных технологий, оргтехники, современных средств связи способствует усилению централизации и оперативности контроля в управлении, то есть перенесению на высший уровень руководства контроля деятельности компании. Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование современных средств связи способствует усилению централизации и оперативности контроля деятельности компании.

Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование современных средств транспорта и связи. Так, современное авиасообщение позволяет в целях контроля осуществлять регулярные поездки представителей высшего звена управления и центральных служб в отдаленные подразделения фирмы (дочерние предприятия), иностранные дочерние компании. Все это способствует усилению централизованного контроля деятельности каждого подразделения фирмы независимо от его местоположения и соответственно ведет к ограничению автономности. Таким образом, многочисленные территориально разобщенные дочерние компании действуют как единый механизм.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля оперативной деятельности низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.