Теория организации

   В-четвертых, цели  должны быть конкретными. Это означает, что с помощью этих целей можно определить, в каком направлении функционирует и развивается организация. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки этого надо достичь и кто должен чем заниматься в процессе достижения цели. Чем более конкретна цель, тем легче определить стратегию ее достижения. Кроме того, конкретность цели позволяет большинству сотрудников понимать ее и знать, что их ожидает впереди.

   В-пятых, цели  должны быть совместимыми. Нельзя, чтобы противоречили друг другу цели, направленные на качество обслуживания клиентов и обеспечение прибыльности, роста конкурентоспособности и освоение новых секторов рынка.

   В-шестых, цели  должны быть приемлемыми для  основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации. Не в последнюю очередь необходимо учитывать желания и потребности работников, совмещая их с интересами собственников и клиентов организации.

 

3.Установление и ранжирование  целей.

   Процесс установления  целей в разных организациях  происходит по-разному.  В одних  организациях установление целей  полностью централизовано, в других может присутствовать децентрализация. Каждый из данных подходов имеет свои достоинства и недостатки. В случае полной централизации все цели определяются верхним уровнем руководства и подчинены единой ориентации. С одной стороны, это является преимуществом организации, но, с другой стороны, на нижних уровнях может возникнуть неприятие этих целей и даже сопротивление.

   В случае децентрализации  существует две схемы установления  целей. Либо установление идет сверху вниз - каждый из нижестоящих уровней определяет свои цели, исходя из целей высокого уровня; либо снизу вверх - в этом случае нижестоящие звенья устанавливают себе цели, которые служат основой для установления целей высокого уровня.

   В любом случае  решающая роль в установлении  целей принадлежит высшему руководству.

    Процесс целеполагания  в организации состоит из трех  последовательных стадий. На первой стадии происходит осмысление анализа внешней и внутренней среды, на второй - выработка соответствующей миссии и на третьей стадии непосредственно вырабатываются цели организации.

    Правильно  организованный процесс выработки  целей предполагает прохождение четырех фаз.

• Выявление и анализ тех тенденций, которые наблюдаются в окружении. Влияние среды сказывается не только на определении миссии организации. Цели также сильно зависят от состояния среды. Необходимо предвидеть то, в каком состоянии со временем окажется среда, и устанавливать цели с учетом этих предполагаемых изменений. Для этого важно выявить тенденции, характерные для процессов развития экономики, социальной и политической сферы. Кроме того, иногда происходят изменения, которые никак не вытекают из обнаруженных тенденций. Поэтому менеджеры должны быть готовы к корректировке ранее установленных целей.
• Установление целей для организации в целом. На этой фазе важно определить основную сферу деятельности организации из максимально возможных. Затем выбирается система критериев успешности и эффективности организации. Обычно эти критерии выводятся из миссии организации, а также из результатов анализа внешней среды - развития отрасли, конкуренции и положения организации в среде. Необходимо также учитывать те ресурсы, которыми располагает или предполагает располагать организация.
• Построение иерархии целей. На данной фазе определяются такие цели для всех уровней организации, чтобы их выполнение приводило к реализации главной цели. Иерархия выстраивается как для краткосрочных, так и для долгосрочных целей.
• Установление индивидуальных целей. Для того чтобы иерархия целей внутри организации имела свою логическую завершенность, она должна быть доведена до каждого отдельного работника. Тогда каждый член организации включает свои персональные цели в процесс совместного труда (реализация принципа синергии). Сотрудники организации представляют, чего им предстоит достичь, и как результаты их труда скажутся на работе организации, в какой мере их труд будет способствовать достижению общих целей.

Установленные цели должны иметь статус закона для всех членов организации. Однако из требования обязательности целей не следует их вечность и неизменность. Уже ранее говорилось, что в силу динамизма окружающей среды цели могут меняться. Но эти изменения должны носить стратегический характер и установка может приобрести характер целевой ориентации.

  Количество и разнообразие целей и задач организации настолько велики, что без комплексного и системного подхода не может обойтись ни одна из них, независимо от принадлежности, характера и видов деятельности. В качестве удобного и апробированного на практике способа можно использовать построение целевой модели в виде "дерева целей".  Дерево целей можно разрабатывать по подразделениям (функционально), либо включить стимулирующие моменты (цели - ориентиры).

   Посредством дерева  целей описывается их упорядоченная  иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по определенным правилам:

• общая цель или миссия организации должна содержать описание конечного результата;
• при развертывании общей цели в иерархическую структуру надо учитывать, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего;
• при формулировании целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения;
• подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимы друг из друга;
• фундамент целей должны составлять конкретные задачи с определенными сроками.

ПРИМЕРНАЯ  ИЕРАРХИЯ ЦЕЛЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

ДЕРЕВО ЦЕЛЕЙ

 

 

Резюме. Количество уровней декомпозиции зависит от масштаба и сложности поставленных целей, от принятой в организации структуры, от иерархичности системы ее организации и управления.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ  И ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

 

1. В чем различие философии и миссии организации? Что у них общего? Приведите примеры философии и миссии любой социальной организации.
2. В чем заключается принципиальный смысл существования организации, заложенный в ее миссию? Почему?
3. Определите конкретный круг людей, чьи интересы должны быть отражены в миссии страховой компании. Сформулируйте, исходя из этого, ее миссию.
4. Миссия организации определяет:

• направления деятельности организации

• состав и количество персонала
• общую цель организации
• спектр услуг и производства организации
• перспективы ее развития

5. Составьте задачу на определение деятельности школы (поликлиники, фонда социального страхования), исходя из целей данной организации.

6. Назовите критерии постановки целей и докажите их необходимость.
7. Для чего используется классификация целей организации?
8. В каких организациях по типу (деловых или союзных) происходит децентрализованная установка целей? Приведите примеры.
9. Опишите "дерево целей" высшего учебного заведения, в котором Вы учитесь.

 

 

ТЕМА 7. СТАДИИ СУЩЕСТВОВАНИЯ  И РАЗВИТИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

 

1. Понятие жизненного цикла организации.
2. Характеристика этапов жизненного цикла по степени зрелости.
3. Временные этапы развития организации.

 

1. Понятие жизненного цикла организации.

   Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и, в конце концов, прекращают свое существование. Мы уже рассмотрели понятия миссии и целей организации, из которых понятно, что организации не создаются просто так, из одного желания ее членов. Любая организация имеет свое предназначение, на реализацию которого и направлена ее деятельность. Могут существовать несколько причин возникновения и существования организации. Одна из них - это требование внешней среды или, в частности, для социальных организаций, - социальный запрос. В обществе может возникнуть потребность в реализации какой - либо деятельности  исходя из насущных социальных задач. Так, например, в России по мере распада Советского Союза и усиления центробежных националистических процессов в бывших его республиках возникла потребность в организации специальной миграционной службы, занимающейся проблемами беженцев и вынужденных переселенцев. В советский период необходимости в такой службе не существовало.

  Второй путь = потребности какой-то  группы людей в объединении для совместного решения определенного круга проблем. Эти проблемы могут быть не слишком значимы для общества в целом, но без объединения усилий нерешаемы для конкретной группы. В свое время таким образом создавались различного рода кооперативы - от потребительских и производственных до жилищных и садоводческих.

   Однако со временем задачи, поставленные перед организацией, могут быть решены, или исчезает социальная потребность в какой - либо организации. Немногие из них существуют бесконечно долго, и ни одна не живет без изменений. Новые организации формируются постоянно. В то же время сотни организаций ликвидируются навсегда. Какие-то организации развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие. Поэтому руководители должны знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать итоги и перспективы существования.

   Именно поэтому широко  распространено понятие о жизненном  цикле организаций как о предсказуемых их изменениях с определенной последовательностью состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного цикла, можно увидеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации. Переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.

   Концепции жизненного цикла  существуют по многим параметрам. Жизненный цикл используется для объяснения того, как продукт или услуга проходят через этапы рождения или формирования. Организации имеют некоторые исключительные характеристики, которые требуют определенной модификации понятия жизненного цикла.

 

2. Характеристика этапов жизненного цикла по степени зрелости.

   Один из вариантов   деления жизненного цикла организации предусматривает следующие этапы.

   Этап предпринимательства. Организация находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. На этом этапе цели еще нечеткие; в организации идет процесс поиска перспективных направлений деятельности. В наличии высокие творческие возможности как руководителей, так и сотрудников. Идет закрепление внутренней сферы организации, становление внутренней структуры взаимоотношений между сотрудниками. Функциональные обязанности практически не распределены, а разделение работы идет по внутренним соглашениям. Продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами. Этот этап характеризуется большими надеждами и таким же энтузиазмом.

   Этап коллективности. На этом этапе поиск сфер деятельности ограничивается и идет формирование миссии организации. Создается система формальных правил и функциональных обязанностей. Развиваются инновационные процессы предыдущего этапа, однако они становятся более четкими и направленными. Коммуникации и структура в рамках организации остаются во многом неформальными. Члены организации затрачивают много времени на работу и демонстрируют высокие обязательства.

   Этап зрелости (формализация и управление, выработка структуры). Структура организации стабилизируется, вводятся определенные правила в соответствии с миссией организации, определяются процедуры деятельности. Упор  делается на эффективность инноваций и стабильность, причем стабильность становится преимущественным требованием. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным и консервативным. Уделяется значительное внимание профессиональному росту сотрудников, при найме на работу основным требованием становится профессионализм и компетентность. Роли в организации уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает серьезной опасности.  На этом этапе организация увеличивает выпуск своего продукта и расширяет рынок оказания услуг. Идет усложнение структуры организации, усиливаются бюрократические процедуры. Руководители выявляют новые возможности развития. Часто на этом этапе происходит децентрализация руководства, выражающаяся в широком делегировании полномочий руководителям среднего и нижнего звеньев. Высшее руководство занимается преимущественно стратегическим планированием и  поддержанием внешних связей. Организационная структура становится комплексной и отработанной.

   Этап упадка. В результате конкуренции и изменяющихся влияний внешней среды, а также накапливающихся негативных моментов в развитии внутренней среды организация сталкивается с проблемами существования. К ним могут относиться уменьшение спроса на свою продукцию или услуги, центробежные силы внутри организации. Руководители ищут пути удержания рынков и использования новых возможностей. Увеличивается потребность в работниках, особенно тех, кто обладает наиболее ценными специальностями. Количество конфликтов в организации нередко увеличивается вследствие неудовлетворенности сотрудников отношениями в организации, формализмом и бюрократизацией отношений. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки задержать упадок. Механизм  выработки и принятия решений снова становится централизованным. В организации растет текучесть кадров, в связи с этим снижается профессиональный уровень персонала и моральная обстановка в организации.

    Практически  все организации проходят данные  стадии развития; более того, по характерным признакам можно определить, на какой стадии находится организация. Это необходимо, прежде всего, для выработки  стратегии  руководства в отношении внешней и внутренней среды.