Место кадровой службы в системе управления

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

1) общие положения;

2) задачи;

3) структура;

4) функции;

5) взаимоотношения с другими  подразделениями предприятия;

6) права;

7) ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения:

1. о нарушителях трудовой дисциплины;

2. копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия;

3. увольнении рабочих и служащих;

4. изменении правил внутреннего трудового распорядка;

5. сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

 

1.3. Задачи, функции и структура кадровой службы.

 

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:

1. Учетно-контрольное  направление кадровой работы  предполагает решение следующих  основных задач:

- прием работников на  предприятие;

- учет работников;

- увольнение работников;

-работа с временно  отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих  по болезни, убывших в командировки  и т. п.).

2. Планово-регулятивное  направление:

-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

-расстановка работников  предприятия;

-перемещение работников  предприятия;

-становление в должности  и адаптация работников.

3. Отчетно-аналитическое  направление кадровой работы:

-изучение работников;

-оценка работы работников;

-аналитическая работа;

-подготовка отчетов.

4. Координационно-информационное  направление:

- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;

- организация приема работников  предприятия (по служебным и личным  вопросам);

- работа с письменными  обращениями работников предприятия;

- архивная и справочная  работа.

5. Организационно-методическое  направление:

- документирование деятельности  работников предприятия;

- кадровая работа в  подразделениях предприятия;

- планирование кадровой  работы;

- руководство кадровой  работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

- размеры организации;

- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг  населению);

- стратегические цели  организации;

- стадия развития организации;

- численность персонала;

- приоритетные задачи  работы с персоналом.

Кадровая служба выполняет следующие функции:

-обработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации

-оформление приема, перевода  и увольнения работников в  соответствии с трудовым законодательством  РФ

-учет личного состава

-хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству

-контроль за исполнением  руководителями подразделений приказов  и распоряжений по работе с  личным составом

-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка  мероприятий по ее устранению

-анализ деловых качеств  специалистов организации с целью  рационального использования кадров

-создание условий для  повышения образовательного и  квалификационного уровня специалистов

-работа по созданию  резерва на выдвижение

-подготовка предложений  по улучшению расстановки и  использованию работников

-подготовка и систематизация  материалов для аттестационной  комиссии подготовка материалов  для представления работников  к поощрению и награждению

-принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников

-организация контроля  за состоянием трудовой дисциплины  и правил внутреннего трудового  распорядка

-ведение  всей отчетности по кадровым  вопросам

Полномочия, которыми, как правило, наделена кадровая служба, заключаются в следующем:

-право требовать от  всех подразделений организации  представления необходимых для  ее работы материалов

-право принимать работников  организации по вопросам перемещения  и увольнения

-право взаимодействовать  с другими организациями по  вопросу подбора кадров

-право требовать от  других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об  отделе кадров

Структура кадровой службы.

Полноценная кадровая служба обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением функции:

1. сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его  компетенцию входит разработка  кадрового плана в бизнес-плане  организации, подготовка штатного  расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников.

2. сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.Сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д. сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.

3. сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

 

 

 

 

 

1.4.Должностная инструкция сотрудника кадровой службы

 

Что касается должностной инструкции работника отдела кадров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

• руководство работой отдела;
• обеспечение выполнения работ;
• разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
• обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
• проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;
• обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
• создание условий для повышения квалификации персонала;
• контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;
• внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
• обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
• нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
• основы экономики, организации труда и управления;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.

 

Глава 2. Документирование трудовых отношений.

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в своей фирме.

 Под обобщающими понятиями  «кадровая документация» или  «документация по личному составу»  подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках  предприятия и деятельности самой  кадровой службы: персональные и  учетные документы, плановые и  отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.