Коммуникации, их роль в управлении фирмой

Такие виды письменных деловых коммуникаций как служебные записки, отчеты, методические документы также практически не используются в ООО. Так, например, за первое полугодие 2012 года секретарем Генерального директора зарегистрировано только двенадцать входящих служебных записок и шесть отчетов подразделений о проделанной работе. За указанный период ни одного методического документа в ООО выпущено не было. В схожей по численности и сфере деятельности организации «Арес» со «здоровым» уровнем бюрократизма за этот же период времени было зарегистрировано шестьдесят три служебных записки, 16 отчетов подразделений о проделанной работе (восемь руководителей подразделений представляют Генеральному директору квартальные отчеты), пять методических указаний (о совершенствовании уже описанных бизнес-процессов).

Основные выявленные недостатки сведены в таблицу 3.

Таблица 3

Выявленные недостатки и меры по их устранению

Недостаток	Меры по его устранению
Низкий уровень организационных и коммуникативных навыков сотрудников (в первую очередь – руководителей и сотрудников отдела персонала).	Организация и проведение обучения управленческого аппарата Предприятия навыкам эффективной коммуникации с сотрудниками.
Применяемые информационные каналы (практически применяется один – речевой) не адекватны деятельности организации, порядка 85% деловой информации распространяется в устной форме.	формирование рабочей группы проекта «Коммуникации в нашей компании»; обеспечение своевременности и достаточности информации (личные беседы руководства, собрания, рассылка, информационные стенды); обеспечение получения обратной связи от персонала ООО (личные беседы, собрания, «почтовые ящики»); разработка и внедрение корпоративного информационного портала
Отсутствует разумное равновесие документированной информации (ее вообще крайне мало) и вербальных (словесных) средств.	формирование рабочей группы проекта «Коммуникации в нашей компании»; разработка политики ООО в части  коммуникаций; разработка стандартов ООО в части коммуникаций
Продолжение таблицы 3
Недостаток	Меры по его устранению
Сопротивление сотрудников переменам	обеспечение своевременности и достаточности информации (личные беседы руководства, собрания, рассылка, информационные стенды) о значимых этапах проекта; обеспечение получения обратной связи от персонала ООО (личные беседы, собрания, «почтовые ящики»).

Рассмотрим приведенные в таблице 14 мероприятия подробнее.

В части совершенствования процесса коммуникаций, по мнению автора, необходимо повысить коммуникативную компетентность руководства ОП.

Исходя их вышеизложенного, мероприятие 1 (одно из важнейших мероприятий реализуемого проекта) – организовать и провести обучение управленческого аппарата ОП навыкам эффективной коммуникации с сотрудниками. Для реализации данного мероприятия была составлена одноименная программа. Примерный план программы, расписание приведены в Приложении 1. Продолжительность курса – 12 академических часов, шесть занятий по два академических часа. Место проведения – офис ООО, начало занятий – по окончании рабочего времени. В соответствии с производственной целесообразностью занятия проводятся один раз в неделю с учетом напряженности графика работы.

Мероприятие 2. Формирование рабочей группы проекта «Коммуникации в нашей компании». В эту группу должен войти Генеральный директор ООО (или, как минимум, его первый заместитель), как лицо, владеющее наибольшей информацией о ООО, стратегии его развития. К тому же именно к этим лицам идет основной поток обращений со стороны персонала ООО. И, наконец, последний довод за введение первого лица ООО в рабочую группу – подчеркнуть важность разработки эффективной системы внутренних деловых коммуникаций. Также в рабочую группу обязательно должны быть включены руководитель отдела персонала и PR-менеджер, как сотрудники, которые будут осуществлять основную организационную работу  (организация собраний группы, ведение протоколов, сбор материалов, предоставление необходимой информации участникам рабочей группы и т.д.). Состав рабочей группы должен быть утвержден приказом Генерального директора.

Мероприятие 3. Разработка политики ООО в части внутренних деловых коммуникаций. Первые шаги рабочей группы должны быть направлены на формирование политики и стандартов ООО в области внутренних коммуникаций. Очень важно, чтобы все (даже промежуточные) решения в этой области были письменно зафиксированы и могли быть оперативно представлены в распоряжение каждого члена рабочей группы.

В части формирования политики ООО в части внутренних коммуникаций, разрабатываются и утверждаются несколько отдельных документов (политик) в области внутренних коммуникаций. Таким образом, можно будет достаточно просто корректировать отдельные процессы, что неизбежно в процессе внедрения и эксплуатации СВК.

Разрабатываются и утверждаются следующие политики:

• об информировании персонала;
• о деловой этике;
• о разрешении конфликтов

Пример одной из политик, разработанных автором настоящей работы, приведен в Приложении 2.

Мероприятие 4. Разработка стандартов ООО в части внутренних деловых коммуникаций.

Что же касается разработки стандартов ООО в области внутренних коммуникаций, автор считает важным добиться простоты и читаемости документов. Это особенно актуально, если вспомнить, что в настоящее время письменные коммуникации на Предприятии используются весьма слабо, и персонал просто не привык к ним. Разрабатывались следующие  стандарты:

• документооборота Предприятия;
• подготовки и проведения совещаний;
• подачи предложений;
• рассмотрения жалоб сотрудников Предприятия.

Проект стандарта Предприятия в части подготовки и проведения совещаний приведен в Приложении 3.

Мероприятие 5. Обеспечение своевременности и достаточности информации (личные беседы руководства, собрания, рассылка, информационные стенды) о значимых этапах проекта.

Мероприятие 6. Обеспечение получения обратной связи от персонала ООО (личные беседы, собрания, «почтовые ящики»).

Мероприятие 7. Разработка и внедрение корпоративного информационного портала.

Существенным подспорьем в процессе формирования системы коммуникаций и дальнейшего ее функционирования может явиться корпоративный информационный портал (КИП).

На КИП могут быть представлены:

• справочные материалы (информация об ОП, персонале, тел. справочник и т.д.);
• корпоративные новостные ленты, уведомление о приказах, объявления сотрудников;
• документы, классификаторы и каталоги. Документы могут быть собраны в произвольные категории, возможно включение одного документа в разные разделы;
• файловые хранилища;
• подсистемы управления задачами и проектами. Позволяют выставлять задачи на сайте и отслеживать процесс их выполнения. Например, выставляется заявка в отдел ИТ, после чего пользователь может проследить, кому именно передана данная заявка, какая важность ей присвоена, какие действия проведены по заявке и т.д. 
• средства совместной работы. Обсуждения по любым вопросам, контроль версий документов, сбор мнений сотрудников компаний;
• учебные материалы. На портале возможно как хранение учебных пособий, так и размещение систем тестирования и интерактивного обучения;
• данные интернет-сервисов (информеры) – например, информация о курсах валют, погоде и т.п.

Общий план преобразований должен учитывать такие поведенческие проблемы, как возможное негативное отношение сотрудников к переменам и связанной с ними неопределенности

Огромная роль в процессе отводится руководителям, инициирующим направленные на укрепление и развитие позиций ООО, стратегические перемены. Именно они формулируют видение и «показывают товар лицом», помогают работникам приподняться над индивидуальными интересами, связанными с их работой или подразделениями и попытаться увидеть картину в целом.

Главное в том, что сотрудники ОП смогут добиться большего лишь тогда, когда у них будет сильная мотивация к этому, то есть желание, стремление добиться большего, чем они уже добились на сегодняшний день. Это стремление необходимо в них не только создать, но и найти нужные средства для его поддержания на высоком уровне.

 

Заключение

Результаты проведенного исследования дают основания сделать вывод о том, что цель курсового проекта достигнута – проведен анализ, систематизация и изложение материалов о деятельности конкретного предприятия, сформулирован ряд выводов,

В целом решены важнейшие задачи курсового проекта:

• проведена оценка роли коммуникаций в деятельности организаций;
• рассмотрены сущность, этапы, элементы коммуникационного процесса;
• рассмотрены виды коммуникаций;
• сформированы пути совершенствования межличностных и организационных коммуникаций;
• проанализированы коммуникации в ООО «ОП «Охрана-Техника», даны краткие рекомендации по их совершенствованию.

Многочисленные проблемные места в системе управления ООО связаны с недостатками во внутренних  деловых коммуникациях.

Так, например:

• применяемые информационные каналы (практически применяется один – речевой) не адекватны деятельности организации, порядка 85% деловой информации распространяется в устной форме;
• отсутствует разумное равновесие документированной информации (ее вообще крайне мало) и вербальных (словесных) средств;
• как следствие недостатка информации весьма высоко количество  слухов, не соответствующих действительному положению вещей;
• в итоге социально-психологический климат в трудовом коллективе весьма напряженный. 

Автором разработан проект по совершенствованию коммуникаций ОП.

В частности:

• разработана программа обучения аппарата управления ОП навыкам эффективной коммуникации с сотрудниками;
• сформированы политики ООО в части внутренних деловых коммуникаций;
• разработаны стандарты ООО в части внутренних деловых коммуникаций;
• сформированы предложения по разработке корпоративного информационного портала.

Внедрение проекта приведет к совершенствованию системы управления ОП, формированию благоприятного социально-психологического климата, повышению производительности труда персонала и, как следствие, повышению эффективности работы ООО «ОП «Охрана-Техника».

 

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части 1,2,3 и 4 – М.: Проспект, КноРус, 2010. – 544 с.
2. Борисова Е.А. Эффективные коммуникации в бизнесе. – СПб.: Питер, 2005. – 208 с.
3. Веснин В.Р. Менеджмент. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 504 с.
4. Гнатюк О.Л. Основы теории коммуникации. – М.: Кнорус, 2010 – 256 с.
5. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2001.– 368 с.
6. Десслер Г. Управление персоналом. – М.: Бином, Лаборатория знаний, 2004. – 800 с.
7. Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н.Новгород: НИМБ, 2005. – 722 с.
8. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М: Дело, 2006. – 720 с
9. Орлов А.С. Введение в коммуникационнвй менеджмент. – М.: Гардарики, 2005 – 368 с.
10. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. – М.: Рефл-бук, 2001. – 656 с.
11. Улла Дик Эффективная коммуникация. Приемы и навыки.- М.: Гуманитарный центр, 2007. – 188 с.
12. Шекшня С.В., Ермошкин Н.Н. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. 6-е изд., перераб. и доп.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. – 336 с.
13. www.nzastava.ru

 

Приложение 1

Примерный план программы обучения менеджеров ООО «ОП «Охрана-Техника»

 

 

КОММУНИКАЦИИ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

 

1. Введение в курс

1.1. Понятие коммуникаций. Коммуникации и эффективность совместной деятельности.

1.2. Особенности деловых коммуникаций.  Коммуникации и организационная культура. Ресурсные затраты на коммуникации: оценка времени и денег. Стоимость коммуникативных ошибок для организации и сотрудников.