Место и роль аппарата управления

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственная полярная академия

Кафедра: Государственного муниципального и организационного управления

 

 

Контрольная работа

По дисциплине:

Теория управления

На тему:

«Место и роль аппарата управления»

 

 

 

Выполнила:

Студентка 3 курса 482 гр.

Зырянова А.А.

Проверила:

Скурту Е.С.

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2010

Содержание:

Введение………………………………………………………………………..3

1. Аппарат управления предприятием………………………………………….4

1.1. Деятельность аппарата управления………………………………………………………………….…….4

1.2. Характеристика конкретного предприятия ……………………………….6

2. Формирование резерва управленческих кадров…………………………….8

2.1. Принципы формирования и источники кадрового резерва……………....9

2.2. Этапы работы с резервом…………………………………………………..10

Заключение………………………………………………………………………16

Список литературы……………………………………………………………...17 
Введение

 

Без людей нет организации. Без  нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Несомненно, что трудовые ресурсы, относящиеся к социально-экономической категории, являются одним из важнейших аспектов теории и практики управления.

Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми  ресурсами в крупных организациях обычно возложена на профессионально подготовленных работников отделов кадров, обычно в составе штабных служб. Для того чтобы такие специалисты могли активно содействовать реализации целей организации, им нужны не только знания и компетенция в своей конкретной области, но и осведомленность о нуждах руководителей низшего звена. Вместе с тем, если руководители низшего звена не понимают специфики управления трудовыми ресурсами, его механизма, возможностей и недостатков, то они не могут в полной мере воспользоваться услугами специалистов-кадровиков. Поэтому важно, чтобы все руководители знали и понимали способы и методы управления людьми.

 

1. Аппарат управления предприятием

 

1.1. Деятельность аппарата управления

Деятельность аппарата управления по созданию документов и организации  работы с ними в процессе осуществления  управленческих функций называется делопроизводством. Процесс переноса информации в документ называется документированием.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников.

При рационально налаженном делопроизводственном процессе руководители и специалисты освобождаются  от несвойственных им операций, в результате чего повышается качество и эффективность  управленческого труда в целом. Обеспечивая контроль за исполнением  документов и принятых решений, делопроизводство способствует управлению исполнительной дисциплиной. Общественное значение делопроизводства состоит в обслуживании граждан, удовлетворении их запросов.  Делопроизводственное обслуживание может осуществляться централизованно, децентрализованно  и смешанно.

При централизованной системе все  операции, связанные с управленческой документацией, сосредоточиваются  в единой для всей организации  канцелярии или у секретаря-референта.

При децентрализованной системе все  аналогичные операции рассредоточены по подразделениям организации. Как  правило, эта система применяется  в организациях, структурные подразделения  которых территориально разделены  и удалены друг от друга (дочерние предприятия, холдинги, филиалы фирм и др.).

При смешанной системе  часть операций, например,  прием  и отправка документов, осуществляются централизованно, а составление  и оформление документов, их регистрация, формирование документов в дела  производится как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях. Чаще всего смешанная система ведения делопроизводства применяется на крупных предприятиях со значительным объемом входящей и исходящей документации. Таким образом, выбор системы делопроизводства зависит от структуры организации и территориального размещения ее подразделений, объема документооборота¹.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Характеристика конкретного  предприятия

В качестве объекта анализа я  предлагаю предприятие ООО «Премия». Согласно Гражданского кодекса РФ², обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное двумя или более лицами общество, уставный фонд которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров. Участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Учредительными документами общества с ограниченной ответственностью являются учредительный договор, подписанный его учредителями, и утвержденный ими устав. Высшим органом общества с ограниченной ответственностью является общее собрание его участников. В обществе с ограниченной ответственностью создается исполнительный орган (коллегиальный или единоличный), осуществляющий текущее руководство его деятельностью и подотчетный общему собранию его участников. (ГК ст.86, 88, 90).

Фирма «Премия» основана в 1991 году. ООО “Премия” является дилером  ОАО «Ярославского шинного завода»  и поддерживает тесные контакты с  другими заводами РФ, изготавливающими аналогичную продукцию (СП ЗАО «Матадор-Омскшина», ОАО «Белоцерковский шинный завод» и др), а также с Подольским аккумуляторным заводом, и занимается сбытом готовой продукции этих заводов.

ООО «Премия» имеет сложную  комплексную структуру. Комплексные  организации сталкиваются с комплексными проблемами координации и контроля, и «Премия» в этом смысле ничем  не отличается. Эффективная связь  между филиалами является одним  из способов достижения координации  и контроля. Такая связь осуществляется с помощью компьютерных информационных систем управления. Один раз а месяц  управляющие складом приезжают  на отчет.

Организационная структура  ООО «Премия»:

- Совет директоров,

- Генеральный директор

- Офис – менеджер,

- Коммерческий директор,

- Бухгалтерия,

- Отдел реализации,

- Отдел поставок,

- Отдел программного обеспечения,

- Общий отдел,

- Филиалы (удаленные склады).

Это организационная структура  механического типа. Организация  развивается, делая постоянный выбор  между централизацией и децентрализацией.

 

 

 

 

 

 

 

2.Формирование резерва управленческих кадров

 

Кадровый резерв — это группа руководителей и специалистов, обладающих способностью к управленческой деятельности, отвечающих требованиям, предъявляемым должностью того или иного ранга, подвергшихся отбору и прошедших систематическую целевую квалификационную подготовку³.

Можно выделить несколько  типологий кадрового резерва (по виду деятельности, скорости замещения  должностей, уровню подготовленности и т.д.). В зависимости от целей  кадровой работы можно использовать либо одну, либо другую типологию.

По виду деятельности кадровый резерв можно разделить на две  части:

1. Резерв развития — группа специалистов и руководителей, готовящихся к работе в рамках новых направлений (при диверсификации производства, разработке новых товаров и технологий). Они могут выбрать одно из двух направлений карьеры — профессиональную либо руководящую карьеру.
2. Резерв функционирования — группа специалистов и руководителей, которые должны в будущем обеспечить эффективное функционирование организации. Эти сотрудники ориентированы на руководящую карьеру.

По времени назначения:

1. группа А — кандидаты, которые могут быть выдвинуты на вышестоящие должности в настоящее время;
2. группа В — кандидаты, выдвижение которых планируется в ближайшие один-три года⁴.

2.1 Принципы формирования и источники кадрового резерва

 

Принцип актуальности резерва — потребность в замещении должностей должна быть реальной.

Принцип соответствия кандидата  должности и типу резерва — требования к квалификации кандидата при работе в определенной должности.

При отборе кандидатов в  резерв для конкретных должностей надо учитывать не только общие требования, но и профессиональные требования, которым должен отвечать руководитель того или иного отдела, службы, цеха, участка и т. д., а также особенности  требований к личности кандидата, основанные на анализе ситуации в подразделении, типе организационной культуры и  т. д.

Источниками резерва кадров на руководящие должности могут стать:

• руководящие работники аппарата, дочерних акционерных обществ и предприятий;
• главные и ведущие специалисты;
• специалисты, имеющие соответствующее образование и положительно зарекомендовавшие себя в производственной деятельности;
• молодые специалисты, успешно прошедшие стажировку.

Первый уровень резерва  кадров — все специалисты предприятия, следующий уровень — заместители  руководителей различного ранга. Основной резерв составляют руководители различных  рангов⁵.

2.2. Этапы  работы с резервом

Этап 1. Анализ потребности в резерве

Прежде чем начать процедуры  формирования резерва, следует:

• спрогнозировать изменение структуры аппарата;
• усовершенствовать продвижение работников по службе;
• определить степень обеспеченности резервом номенклатурных должностей;
• определить степень насыщенности резерва по каждой должности или группе одинаковых должностей (сколько кандидатур из резерва приходится на каждую должность или их группу).

В результате становится возможным  определить текущую и перспективную  потребность в резерве. Для определения  оптимальной численности резерва  кадров необходимо установить:

• потребность предприятия в кадрах управления на ближайшую или более длительную перспективу (до пяти лет);
• фактическую численность подготовленного в данный момент резерва каждого уровня независимо от того, где проходил подготовку работник, зачисленный в резерв;
• примерный процент выбытия из резерва кадров отдельных работников, например из-за невыполнения индивидуальной программы подготовки в связи с выездом в другой район и др.;
• число высвобождающихся в результате изменения структуры управления руководящих работников, которые могут быть использованы для руководящей деятельности на других участках.

Эти вопросы решаются до формирования кадрового резерва  и корректируются в течение всего  периода работы с ним.

Для дальнейшего совершенствования  работы по формированию резерва при  составлении списков резерва  необходимо учитывать следующие  важнейшие моменты:

• категории должностей, которые являются базовыми для создания резерва руководителя конкретного подразделения, дифференциацию резерва в зависимости от особенностей производства;
• возможность подбора заместителей группы руководителей. При этом определяющим фактором должно быть мнение об их перспективности для дальнейшего роста по служебной лестнице по всем оцениваемым качествам;
• персональную ответственность руководителей за рациональную расстановку определенной категории кадров. Например, за расстановку мастеров и начальников участков в цехе должен отвечать начальник цеха, за расстановку начальников цехов — руководитель предприятия, за расстановку заместителей начальников цехов и подразделений предприятия — заместитель руководителя предприятия по кадрам⁶.

Этап 2. Формирование и составление  списка резерва

Включает:

• формирование списка кандидатов в резерв;
• создание резерва на конкретные должности.

В процессе формирования резерва следует определить:

• кого можно и необходимо включить в списки кандидатов в резерв;
• кто из включенных в списки кандидатов в резерв должен пройти обучение;
• какую форму подготовки применить к каждому кандидату с учетом его индивидуальных особенностей и перспективы использования на руководящей должности.