Коммуникации, их роль в управлении фирмой

Инструменты построения и повышения эффективности СВК можно  разделить на четыре основных вида (таблица 2):

• аналитические;
• информационные;
• коммуникативные;
• организационные.

Для построения эффективной СВК рекомендуется использовать инструменты каждой группы, в то время как большинство организаций применяют одновременно не более двух групп вышеуказанного инструментария.  Реже   всего   организациями   используются  следующие

Таблица 2

Инструменты построения и повышения эффективности СВК

Аналитические	Информационные	Коммуникативные	Организационные
анкетирование; опрос; «почтовый ящик»; фокус-группа	внутренний сайт; доски объявлений; корпоративные СМИ; листовки; рассылка сообщений	корпоративные мероприятия; корпоративное обучение; корпоративные тренинги; система адаптации; соревнование по профессии	выступления руководства; разработка и внедрение корпоративных стандартов; собрания; совещания

инструменты:

• деловые игры;
• «почтовые ящики» для сбора предложений;
• презентации для сотрудников;
• тематические фотостенды;
• электронные библиотеки;
• электронные СМИ.

Чаще всего организациями используются:

• внутренние сайты;
• внутренние собрания;
• рассылки сообщений;
• стенды с информацией.

Алгоритм создания эффективной СВК приведен на рисунке 2.

В первую очередь необходимо осуществить диагностику существующей СВК. Например,  проводятся ли, и с какой регулярностью, собрания трудовых коллективов подразделений и компании в целом, присутствуют ли доски объявлений. Также необходимо выявить, через каких 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2 Создание эффективной СВК

сотрудников и с какой скоростью распространяются слухи, принято ли в организации проведение опросов мнения сотрудников, анкетирование, внутреннее обучение персонала.  На следующем этапе создается единое информационное пространство, разрабатываются политика и стандарты компании в области внутренних коммуникаций. Затем происходит внедрение этих стандартов, проводятся мероприятия по укреплению лояльности персонала.

Завершение алгоритма – осуществление мониторинга работоспособности СВК, оценка ее эффективности, при необходимости осуществление мер по ее улучшению. Ставятся новые задачи в области управления внутренними коммуникациями.

Дополнительно можно привести следующие критерии эффективности:

• ясность. Информация должна быть сформулирована и передана таким образом, что может быть понятой получателем;
• целостность. Содействие установлению взаимопонимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей организации;
• эффективная обратная связь, обеспечивающая главную цель коммуникативного процесса – достижение взаимопонимания. Эффективная обратная связь характеризуется точным определением, в чем неполадки, что конкретно должно быть сделано для их устранения, носит незамедлительный характер, должна быть надежной и понятной. Обратная связь эффективна, когда члены организации готовы ее принять.

3.2. Информационные технологии как фактор эффективности

Информационные технологии, последние достижения в данной области способны в значительной степени совершенствовать обмену информацией в компаниях.

Информационные технологии – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи (5,с 212).

В настоящей работе выражение информационные технологии (ИТ) будет употребляться, с включением в него не только компьютерных технологий (оборудование и программное обеспечение) для формирования и хранения информации, но также и технологий связи для передачи информации.

Персональным компьютером (ПК)  уже оказано огромное воздействие на информацию, получаемую и рассылаемую руководителями, вспомогательным персоналом и рабочими. С помощью электронной почты работники имеют возможность направить письменное сообщение любому сотруднику организации. Помимо этого электронная почта является эффективным средством связи между людьми, находящимися в территориально разобщенных офисах, разных городах , странах. Благодаря системе Интернет (стремительно растущая информационная среда, которая в глобальном масштабе связывает компьютерные сети) миллионы людей имеют возможность получить информацию практически во всех сферах своих интересов, и осуществить коммуникации с любым человеком, у которого есть компьютер.

Видеоконференции позволяют людям, находящимся в разных местах (разных странах, в том числе) обсуждать самые разнообразные вопросы, глядя друг другу в лицо. Появились компьютерные программы, которые обеспечивают совместную работу территориально разобщенных сотрудников (5, с 196).

Организации наряду с интеллектуальными автоответчиками и электронной почтой используют электронные доски объявлений , чтобы передавать рутинную информацию, уменьшить бумажную работу и хранить необходимую информацию. Некоторыми компаниями создаются виртуальные офисы, которые не нуждаются в помещениях и рабочих столах. Основные средства производства в таких офисах – компактные средства коммуникации:

• мобильные телефоны;
• модемы;
• портативные компьютеры;
• системы проведения видеоконференций;
• факсимильные аппараты;
• электронная почта

Оснащенные ими сотрудники способны к выполнению работы не только дома, но практически в любом месте. Не следует забывать, однако, о рисках утраты возможностей социальных взаимодействий.

Весьма эффективным средством коммуникаций в организации является корпоративный информационный портал (КИП).

Корпоративный информационный портал (КИП) – реализованный на основе технологии Intranet внутренний сайт компании, обладающий расширенной функциональностью и ориентированный на сотрудников фирмы, её клиентов и партнеров. Основная задача портала – организация разнородной информации, имеющейся в компании. Использование локальной сети позволяет размещать на портале файлы практически любого размера. Ограничение доступа дает возможность размещать на портале закрытую информацию и гибко управлять правами доступа к ней.

КИП предназначен решать следующие задачи:

• информирование сотрудников компании о различных аспектах деятельности как компании в целом, так и отдельных её отделов и подразделений;
• облегчение поиска информации;
• унифицированный, ролевый доступ к необходимой информации. Доступ к информации может быть ограничен на основании логина пользователя, отдела или компании, к которым он относится, должности или роли пользователя и т.д.;
• контроль за созданием документов, их изменением, предоставление средств обсуждения документов;
• поддержка групп пользователей, занятых в одном процессе;
• обеспечения площадок для обсуждения различных тем;
• обеспечение прозрачности и контролируемости выполнения заданий.

Таким образом, применение информационных технологий способствует достижению организацией следующих целей:

• ликвидация излишней и повторяющейся работы;
• оптимизация использования человеческих ресурсов;
• сокращение времени получения информации.

Если говорить о недостатках применения информационных технологий, то самым существенным, по мнению автора настоящей работы является тот факт, что к минимуму сводится непосредственный личный контакт людей, затрудняется интерпретация эмоций и чувств.

 

4. Коммуникации компании ООО «ОП «Охрана-Техника»

Общество с ограниченной ответственностью «Охранное предприятие «Охрана-Техника» (в дальнейшем – ООО, ОП) входит в группу компаний «Нарвская застава» и занимается охраной объектов физическими постами.

Пост физической охраны может быть подкреплен использованием технических средств охраны – камер видеонаблюдения, датчиков различных показателей, систем контроля доступа. В случае возникновения экстренной ситуации охранник передает сигнал тревоги и в течение короткого промежутка времени группы быстрого реагирования ООО прибывают на место вызова для защиты интересов заказчика.

ОП предоставляет полный комплекс услуг в области физической охраны:

• охрана объектов физическими постами с вооруженным охранником, охранником со специальными средствами или без оружия;
• посты физической охраны для обеспечения безопасности на массовых мероприятиях;
• личная охрана, охрана документов и ценностей при физическом лице;
• контрольно-пропускной режим на объекте;
• патрулирование территории объекта.

Вышеприведенная информация позволяет сделать вывод, что наибольшая часть персонала ОП практически все свое рабочее время находится на территориально разобщенных объектах, что еще более повышает значимость коммуникаций в ООО.

Проведенный автором настоящей работы анализ СВК ОП показал, что недостаточный уровень коммуникативной компетентности руководящего состава ООО, и, как следствие, недопонимание важности формирования эффективной системы внутренних деловых коммуникаций приводит к низкой результативности обмена информацией между руководством и персоналом ООО. В большинстве случаев вся ответственность за это ложится на руководителей.

Основные коммуникации в компании – устные, да и те осуществляются большей частью «на бегу», что отнюдь не способствует осознанию получаемой информации и осуществлению эффективной обратной связи. Совещания в ООО проводятся редко (например, на уровне Генерального директора, оперативные совещания проходят не чаще 1-2 раз в месяц, проблемные -1 в 3 месяца), а если и проводятся, то весьма неэффективно:

• подготовка к совещанию не проводится;
• управление совещанием практически не осуществляется, в результате процесс надолго затягивается и превращается в хаотическое обсуждение;
• итоги совещания не фиксируются (мероприятия, сроки, ответственные), не доводятся в полном объеме до ответственных исполнителей.

В конечном итоге, одну и ту же рабочую проблему приходится обсуждать по нескольку раз, что приводит к неэффективному использованию рабочего времени руководителей, растягивает решение проблемы по времени (что приводит уже к денежным потерям) и зачастую создает нездоровую атмосферу в коллективе. Так, например вопрос разработки стандартов работы с клиентами обсуждался уже на трех совещаниях у Генерального директора, но до сих пор никакого решения не вынесено.