Функции менеджмента: планирование, организация, мотивация и контроль

В основе менеджмента как концепции рыночного  управления лежит объективный процесс  обобществления и укрепления производства, который дает фирмам возможность  влиять на состояние рынка, характер и механизм экономических отношений  на нем, осуществлять его раздел и  передел.

В специальной  литературе по управлению этот термин трактуется в еще более многостороннем плане. Но между разными вариантами нет противоречий. Они взаимодополняют  и конкретизируют друг друга. Это  позволяет глубже уяснить сущность и содержание менеджмента, сделать  правильный вывод о его общественной значимости и необходимости изучения. Наиболее часто в характеристике менеджмента используются подходы, которые трактуют его как науку  управления, процесс управления, искусство  управления, функцию управления, органы или аппарат управления, людей, управляющих  организацией.

При определении  сущности и содержания менеджмента  подчеркивается, прежде всего, его процессный характер. Менеджмент характеризуется, прежде  всего, как интеграционный процесс, с помощью которого профессионально  подготовленные специалисты формируют  организации и управляют ими  посредством постановки целей и  разработки способов и методов их достижения.

В отличие  от теории управления, развиваемой  до недавнего прошлого в нашей  стране, современный менеджмент не может быть представлен в виде четко сформулированных правил, рецептов деятельности. В нем находит отражение  понимание того, что мы живем в  очень сложном и быстро меняющемся мире, в котором подвержены изменениям даже сами закономерности, по которым  этот мир существует и развивается. И попытки изложить наши знания, о таких сложных системах, как  современные организации, в рамках жестких схем и правил неизменно приводят к неоправданному упрощению, искажению истинной картины, а значит к иллюзиям, заблуждениям и ошибкам.

Функцией  в менеджменте называют особый вид  управленческой деятельности, с помощью  которой субъект управления воздействует на управляемый объект.

Процесс менеджмента - это совокупность и  непрерывная последовательность взаимосвязанный  действий управленческих работников по реализации функций менеджмента, осуществляемых по определенной технологии, направленных на достижение целей социально - экономической  системы [7].

 

1.2 Характеристика основных функций  менеджмента

 

Содержание  управления раскрывается в его функциях, которые возникли в

результате  разделения и специализации труда  в сфере управления как особого  вида деятельности, в котором выражаются направления целевого воздействия  на отношения людей в процессе управления.

Дать  исчерпывающий перечень функций  управления весьма затруднительно. Но, несмотря на многообразие, они делятся  на общие и конкретные. Общими функциями  являются: прогнозирование и планирование; организация; координация и регулирование; мотивация; контроль, учет и анализ. Они представляют собой  части  управленческого цикла, определяют специализацию труда.

Характерной особенностью общих функций является их взаимное проникновение друг в  друга. Например, планирование организуется, координируется, стимулируется, контролируется, анализируется. Организация планируется, координируется, стимулируется, контролируется и т. д.

Взаимодействие  элементов производства порождает  множество задач управления, которые  реализуются с помощью вполне определенных функций управления. Между  задачами управления, функциями управления и управленческими решениями  существует постоянная зависимость. В  этой зависимости раскрывается сущность управления.

Задачи  управления, как и функции, подразделяют на два класса [21]. К первому относятся  общие задачи образования системы  производства, ее устойчивости, надежности, развития. Выполнение их дает возможность  создавать рациональные формы управления и оценивать результаты жизнедеятельности  реей системы. К таким задачам  относятся: развитие производственной кооперации, совершенствование организационных  структур системы производства, поддержание  заданных режимов структурных подразделений  системы производства, создание заинтересованности работающих в результатах своего труда, организация учета и контроля за деятельностью объекта управления. Эти задачи управления вызывают жизнедеятельность      функций,     которые     реализуются     в      соответствующих  управленческих решениях (см. Приложение А). 

Например, задача управления - обоснование темпов планомерного развития системы производства - вызывает к жизни общую функцию - прогнозирование и планирование, а результатом ее воздействия  являются планы, прогнозы социального, экономического и научно-технического развития.

Ко второму  классу относятся задачи специфического характера. Они вытекают из необходимости  поддержания непрерывности производственного  процесса, экономического обслуживания производства, развития коллектива как  социальной группы. Этот класс охватывает непосредственно производственную, ч^ научно-техническую, экономическую  и политическую область производства, а также научно-техническое развитие.

Задачи  управления второго класса требуют  действия специфических функций, к  которым в первую очередь относятся  производственные функции управления: технические, технологические, организации  труда, обеспечения сырьем и материалами, обслуживания производства. Задачи научно-технического развития производства требуют действия функций управления научно-техническим  прогрессом, экономического обслуживания - экономических функций, а социально-политического  и духовно-идеологического развития производственного коллектива вызывают к жизни политические функции.

Остановимся на характеристике общих функций  управления.

Планирование - это одна из функций управления, которая представляет собой процесс  выбора целей организации и путей  их достижения. Планирование обеспечивает основу для всех управленческих решений, функции организации, мотивации  и контроля ориентированы на выработку  стратегических планов. Процесс планирования обеспечивает основу для управления членами организации [15].

Планирование  представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических  стратегий, предназначенных для  того,  чтобы  помочь  организации  достичь  своих  целей.

Процесс планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача обеспечить нововведения и изменения в организации  в достаточной степени.

Процесс планирования состоит из нескольких взаимосвязанных:

1 Прогнозирование

2 Моделирование

3 Программирование.

Особенностью  процесса планирования является тот  факт, что описание или объяснение многих экономических явлений представляет собой процесс решения неточной задачи, базирующейся на субъективных оценках. И действительно, если производственный процесс можно в известном  приближении описать с помощью  математических формул, внося в них  время от времени определенные коррективы, то, например, при планировании хозяйственной  деятельности предприятия математические методы уже не дают требуемой точности. Например, нельзя (или, во всяком случае, очень рискованно) просчитать сбыт продукции даже на ближайший период, опираясь лишь на математический аппарат.

В этом, а также во многих других случаях, нет объективного критерия, позволяющего сделать прогноз надежным.

Относиться  к подобного рода обстоятельствам  следует философски, ведь если было бы возможно владеть всей опорной  информацией, экономике не потребовались  бы менеджеры в современном понимании  этого слова, да и специалисты  множества других профессий.

Так как  наряду с объективными данными приходится использовать субъективную информацию, то возникает потребность в соответствующем  методологическом обеспечении обработки  собранных данных.

Таким образом, потребность в менеджерах, их знание, опыт и интуиция требуются именно в тех направлениях производственной и коммерческой деятельности, которые  менее всего поддаются формализации.

Существует  три основных типа планов [3]:

1 планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов в   будущем.   Эти   цели   согласовываются  и  ранжируются  по   тому  или   иному принципу, однако никогда не связываются ни с конкретным способом достижения, ни с необходимыми для этого ресурсами. Планы-цели используются при больших сроках либо принципиальной непредсказуемости конкретных событий;

2 планы для повторяющихся действий, предписывающие их сроки, а также порядок  осуществления в  стандартных ситуациях,  например,  железнодорожное расписание. Обычно в них предусматриваются «окна», позволяющие обеспечить свободу   маневра   в   случае   возникновения   непредвиденных   обстоятельств   и необходимости осуществления коррекции;

3 планы   для   неповторяющихся   действий,   составляемые   для   решения специфических проблем, возникающих в процессе развития и функционирования организации. Такие планы могут иметь вид программы, бюджета поступления и распределения ресурсов и пр.

По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся  в основном к категории планов-целей; среднесрочные (от года до пяти лет), выполняемые  в виде различного рода программ; краткосрочные (до года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и пр. Разновидностью краткосрочных планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца.

Процесс планирования в крупных западных фирмах осуществляет плановый комитет, членами которого обычно состоят  руководители подразделений, а также  плановый отдел и его структуры  на местах. Деятельность плановых органов  координируется первым лицом организации  или его заместителем.

В задачу плановых органов входит определение  того, какие подразделения будут  участвовать в реализации тех  или иных организационных целей, в какой форме это будет  происходить, как обеспечиваться ресурсами.

Отдельно  следует сказать об особенностях производственного планирования [11].

1 Объектами такого планирования могут быть заказ,  группа продукции, показатели, задел, затраты, ресурсы. Движение этих объектов в рамках производства осуществляется в виде своего рода потоков, которым соответствуют потоки в планировании:

- поток продукции (заказ склад - производство - сбыт);

- поток затрат (элементы затрат - себестоимость - реализация - стоимость) и т.п.

2 При осуществлении планирования учитывается связь уровней управления.

Планирование   может   происходить   сверху   вниз   (детализация);    снизу   вверх (обогащение внизу спущенных сверху указаний); отсутствовать как таковое на данном   уровне   (делегирование),   происходить   в   «зоне   результата»   (частичное делегирование).

3 При   составлении   производственных   планов   происходит   либо   четкая привязка к календарю (по интервалам, по точкам), либо допускается свободное планирование.

4 Применяется   самый   различный   «горизонт   планирования».   Он   может соответствовать календарному периоду (дискретное планирование); быть больше его    (скользящее    планирование);    быть    меньше    (остаточное    планирование); предполагать   возможность   исполнителям   самостоятельно   определять   период планирования (планирование с выбором планового горизонта).

5 Планирование    может,    как    испытывать    влияние    предшествующего результата и обязательств (возвратное планирование), так и осуществиться с нуля.

6 Существуют различные варианты связи между объектами планирования - «по    узкому    месту»    (наименее    производительной    единице    оборудования); последовательная проводка объекта «от входа к выходу»; обратная проводка «от выхода к входу».

Планирование  базируется на ряде принципов, то есть правил, которые необходимо учитывать  в процессе его осуществления [10].

1 Участие  максимального числа сотрудников  организации в работе над планом  уже на самых ранних этапах  его составления. Как правило,  люди скорее и охотнее выполняют те задачи, которые сами себе поставили, чем «спущенные сверху», поскольку они им ближе и понятнее.

2 Непрерывность,         обусловленная         соответствующим         характером хозяйственной   деятельности    фирмы.   В    соответствии    с    ним   планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс, в рамках   которого   все   текущие   планы   разрабатываются   с   учетом   выполнения прошлых и того, что они послужат основой составления планов в будущем.

3 Гибкость, предполагающая возможность корректировки или пересмотра в любой   момент   ранее   принятых   решений   в   соответствии   с   изменяющимися обстоятельствами.    Для   обеспечения   гибкости   в   планы   закладываются   так называемые «окна», дающие в определенных пределах свободу маневра.

4 Координация и интеграция плановой деятельности между различными подразделениями.

5 Экономичность,   предполагающая,   что   затраты   на   составление   плана должны быть меньше эффекта, приносимого его выполнением.

6 Создание необходимых условий для выполнения плана - организационных, ресурсных, идеологических и т.п.

Виды  планирования [25].

Планирование  можно условно разделить на два  вида: краткосрочное (оперативное) и  долгосрочное (стратегическое).