Анализ и совершенствование управленческой деятельности в организации (на примере Главного управления МЧС России по Республике Ингушет

Менеджмент  как область самостоятельных  знаний, как наука сформировалась в конце XIX в. Научная дисциплина «менеджмент» представляет собой совокупность эмпирических знаний, аккумулирующих разнообразный управленческий опыт и знания, накопленные за сотни и тысячи лет практики и обобщения в виде подходов, принципов и методов, раскрывающих и моделирующих различные аспекты управленческой деятельности.

Управленческое  взаимодействие имеет место только в том случае, если объект управления выполняет команды субъекта управления. Для того, чтобы между двумя  субъектами существовала управленческая связь и соответственно осуществлялось управленческое взаимодействие, нужно, чтобы между ними существовали отношения управления.

В хозяйственной  системе наиболее распространены отношения  управления, базирующиеся на экономических  отношениях. Для управления наиболее принципиальными являются два типа отношений: отношения, возникающие при разделении и кооперации труда в процессе совместной трудовой деятельности собственников, и отношения найма, возникающие между собственниками и пользователями средств производства².

Управленческие  отношения, как и любой другой вид отношений, складываются лишь в рамках некоторой системы, которая представляет собой объективное единство закономерно связанных друг с другом элементов, предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе. Управленческие отношения возникают и складываются в некоторой системе лишь в том случае, когда возникает необходимость достижения данной системой некоторой цели. Существование цели определяет общие для всех элементов системы принципы и правила реализации взаимосвязей и взаимодействия, обусловливающие целенаправленность развития системы в целом.

Таким образом, управленческие отношения обеспечивают согласованное взаимодействие между  всеми структурными элементами производственных и общественных отношений в выделенных системах. Неразрывная связь управленческих отношений с другими видами отношений в системе объясняется тем, что управленческая функция присуща каждому виду отношений в системе и начинает проявляться тогда, когда система приступает к целенаправленному функционированию.

Наличие управленческих отношений в системе предполагает выделение управляющего органа и управляемого объекта или их группы. Управленческие отношения – это совокупность взаимосвязей  и взаимодействий между элементами системы управления, направленная на поддержание или улучшение функционирования управляемого объекта в соответствии с существующей целью системы в целом.

Средством реализации управленческих отношений являются управленческие решения, которые представляют собой форму выражения целенаправленности, способы реализации потребностей, интересов и других побудительных мотивов, занятых в сфере управленческих отношений элементов системы.

Управление  при этом представляет собой процесс  выработки и реализации субъектом  управления управленческих решений  в рамках целенаправленного воздействия на объект управления для организации и координации его деятельности при функционировании системы. Из всех возможных управленческих решений  субъект управления должен выбрать наилучшее с точки зрения некоторого критерия, определяющего эффективность управления (см. главу 1.2.).

Отношения управления являются постоянной и жизненной  необходимостью, так как без их реализации невозможно наладить эффективные  совместные действия людей в производственной и духовной деятельности общества, то есть практически невозможно само существование общественного производства. Именно поэтому управленческие отношения являются средством развития общества. Без их реализации общество прекратит производство, распадется и перестанет существовать как таковое³.

Управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления. Если данная система является органичной частью организации, ее действиями осуществляется управление организацией, и она не решает задач, отличных от управленческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему или же как систему управления. 

Система управления является формой реального воплощения управленческих взаимосвязей. Она выступает  как бы в виде реально существующей субстанции, посредством которой управление приобретает конкретное содержание и конкретное проявление, а функция управления – практическую реализацию. В реальной действительности управленческая деятельность – это функционирование системы.

Система управления складывается и действует не только в соответствии с содержанием функции управления и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых она формируется, а также в соответствии с присущими системе управления принципами ее построения, функционирования и преобразования⁴.

В современной  специальной литературе рассматривается  множество функций управления, например: прогнозирование, целеполагание, планирование, организация и координация деятельности, мотивирование персонала, контроль, учет и анализ. Методы и техники реализации специфических функций менеджмента лежат в основе профессиональной деятельности любого менеджера.

Под функцией управления понимают объективно обусловленную  форму проявления обособленного вида управленческой деятельности, выделившуюся в процессе специализации управленческого труда.

Чаще всего  к общим функциям управления относят  следующие функции: планирование, организация, оперативное управление (контроль), информационное взаимодействие и работа с персоналом.

Планирование  – вид управленческой деятельности по определению перспектив развития управляемой системы, разработке на этой основе заданий на определенный промежуток времени и организационному их оформлению в качестве показателей  деятельности, по которым осуществляются контроль и оценка. Планирование как вид управленческой деятельности пронизывает всю систему управления сверху донизу и осуществляется на уровне управления национальным хозяйством в целом, на уровне отрасли и отдельного предприятия.

Процесс управления любой системой начинается с постановки целей. Поэтому функция планирования – исходная в управлении и играет ведущую роль. Функция планирования включает в себя и функцию прогнозирования, то есть составление стратегического (долгосрочного), перспективного (среднесрочного), текущего и оперативно – производственного планов⁵.

Функция организации  определяет структуру предприятия, состав и взаимосвязь входящих в  него элементов. Основным функциональным назначением данной функции является создание новых и качественное совершенствование ранее созданных и функционирующих систем любого типа. Организовать – значит либо создать систему вновь, либо улучшить ее состояние в процессе функционирования в соответствии с меняющимися внутренними и внешними условиями.

Организация управления – это совокупность приемов и  методов рационального сочетания  элементов и звеньев субъекта управления, а также  взаимосвязь  с управляемым объектом и другими  управляющими системами. Организация  управления обеспечивает создание условий для достижения поставленных целей в установленный период при минимальных затратах ресурсов⁶.

Оперативное управление – функция управления, обеспечивающая функционирование управляемых процессов  в рамках параметров, заданных планом, программой, регламентом. Оно основано на получении информации, поступающей от управляемого объекта, и используется в целях устранения отклонений, компенсации возмущающих воздействий. С помощью оперативного управления также происходит предотвращение рисков.

Оперативное управление включает в качестве необходимой вспомогательной функции контроль, который состоит в наблюдении за течением процессов на объекте управления, сравнении величин контролируемых параметров с заданным планом, выявлении отклонений, их места, времени, причин и характера. Функция контроля реализуется в форме воздействия на группы или конкретных исполнителей посредством учета и анализа результатов их производственной деятельности и доведения их до руководителей подразделений и служб управления с целью подготовки управленческих решений.

Функция информационного  взаимодействия предназначена для  реализации процесса восприятия, преобразования и передачи информации в организационных  системах. Центральным моментом этого  процесса является акт принятия решения, состоящий в выборе одного из множества возможных способов действий.

Информационное  взаимодействие в организационных  системах должно обеспечить связь органов  управления и работников через потоки информации, образующие единую коммуникационную сеть, где выход из одного органа является информационным входом для других. Именно поэтому функция информационного взаимодействия организует и согласовывает потоки информации в системе по содержанию, интенсивности и временному режиму, то есть создает и поддерживает информационную модель организационного управления.

Управление  персоналом или работа с кадрами  также является одной из важнейших  функций управления. Работа с кадрами  включает продуманный набор и  расстановку кадров руководителей  и специалистов, создание кадрового  резерва, целенаправленное формирование мотивации сплоченного управленческого коллектива с учетом динамики движения управляющих кадров.

Реализация  этой функции включает в себя следующие  этапы: планирование трудовых ресурсов, подбор и отбор персонала, определение заработной платы и льгот, профориентация, обучение и адаптация персонала, оценка трудовой деятельности, перемещение работников по должностям, подготовка руководящих кадров и их резерва. Функция управления персоналом включает в себя и функцию мотивации, призванную оказывать влияние на работников предприятия в форме материальных и моральных стимулов к эффективному труду. Эти формы воздействия активизируют работу органов управления, повышают эффективность всей системы управления в целом⁷.

1.2. Особенности эффективной управленческой деятельности

Одной из главных  задач управления является определение  целей деятельности организации. Основная цель управления предприятием заключается  в том, чтобы обеспечить рациональное функционирование всех входящих в его  состав подразделений путем обеспечения четкой и согласованной организации их работы, нормативной регламентации их действий для выполнения намеченной программы.

Цели в организации  – это конкретные конечные состояния  или искомые результаты, которых  хочет добиться коллектив при совместной работе. Формальные организации определяют цели через процесс планирования.

Целевое управление состоит из четырех этапов:

• выработка ясной и сжатой формулировки цели;
• разработка реальных планов их достижения;
• систематический контроль и измерение качества работы и результатов;
• принятие корректирующих мер для достижения планируемых результатов⁸.

Эффективность – это комплексное понятие, описываемое  такими характеристиками, как целесообразность, результативность, качество, полезность и многими другими.

Эффективное выполнение целей и задач основывается на регламентации работы всех структурных  подразделений предприятия, организации  их координации, определения строгой  ответственности за выполнение функций, планов, графиков и т.д.

Таким образом, основная роль руководства заключается в том, чтобы обеспечить эффективное развитие организации. И существуют определенные требования, которые и позволяют достичь этой эффективности. Они называются принципами эффективности. К ним относятся:

• целостность – определяет необходимость рассмотрения организации как целостной социально – экономической системы
• иерархическая упорядоченность – регламентирует уровень дифференциации процессов менеджмента в организации
• целевая направленность – постулирует приоритет целевой стратегической ориентации организации и достижение целей как важнейший критерий эффективности менеджмента
• научная обоснованность и оптимизация – формулирует необходимость использования научного подхода, широкой гаммы методов и инструментов для обоснования управленческих решений
• сочетание централизации и децентрализации – устанавливает требование рационального разделения управленческих процедур и решений на основе обоснованного делегирования полномочий и ответственности менеджеров
• демократизация – предполагает использование поведенческих инструментов менеджмента для мотивации продуктивного сотрудничества менеджеров⁹.

Для измерения  эффективности руководства организацией существует система критериев и  показателей. Критерий – это важнейший  отличительный признак, характеризующий качественные стороны явления, его сущность. Он выступает выражением цели многогранного процесса менеджмента.

При этом в практической деятельности используется не сам критерий, а построенная на его основе система  показателей, каждый из которых должен в определенной мере отражать элементы рассматриваемого процесса. Критерий и показатель тесно взаимосвязаны: научно обоснованный выбор критерия в значительной степени обусловливает правильный выбор системы показателей. И наоборот, качество показателя определяется тем, насколько полно и объективно он характеризует принятый критерий.