Анализ и совершенствование управленческой деятельности в организации (на примере Главного управления МЧС России по Республике Ингушет

Объектом пристального внимания управленцев являются технологии, используемые при производстве продукции  или услуг, поскольку они во многом определяют качество производимой организацией продукции, а, следовательно, его конкурентоспособность.

В условиях рыночной экономики происходит постоянное совершенствование  выпускаемой продукции. Поэтому  необходимо постоянно отслеживать  используемые в производстве технологии, обеспечивать постоянное совершенствование их уровня, вводя новые элементы, используя патенты, лицензии, "ноу-хау".

Кадры являются неотъемлемой составляющей частью любой  организации. Они производят продукцию  организации, осуществляют деятельность ее основных функциональных подразделений, определяют внутреннюю культуру организации.

Эффективная кадровая политика во многом определяет эффективное  функционирование организации.

Организационную культуру составляют устойчивые нормы, представления, убеждения, принципы, сложившиеся внутри организации.

Организационная культура во многом инициируется менеджерами  и оказывает существенное влияние  на производственную деятельность, межличностные  взаимоотношения, климат внутри организации.

Управление организацией при ее взаимодействии с внешней средой распространяется, преимущественно, на ее непосредственное деловое окружение: покупателей, поставщиков, конкурентов, деловых партнеров, деловых объединений и ассоциаций и т.д.

 

2.2. Исследование  организационной структуры предприятия и кадрового       состава отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН

 

Организационная структура ГУ МЧС России по РИ построена по линейно – функциональному принципу.

Преимущество  такой структуры управления заключается  в простоте, надежности и экономичности. Руководитель в данном случае должен охватывать все стороны деятельности организации.

Отдел ИТ, ГИС и ОКСИОН является структурным подразделением в составе Управления делами ГУ МЧС России по РИ, главной функцией которого является поддержание автоматизированных систем Организации в работоспособном и актуальном состоянии.

Руководство Отдела осуществляет начальник Отдела ИТ,ГИС и ОКСИОН.

На время  отсутствия начальника Отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН его функции исполняет заместитель начальника Отдела либо его заместитель.

Инициатором постановки задач Отдела ИТ, ГИС и ОКСИОНявляются Начальник ГУ МЧС России по РИ, руководители подразделений Организации.

Потребителями результатов деятельности Отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН являются:

• Начальник ГУ МЧС России по РИ;

• Руководители подразделений;

• Работники Предприятия.

Начальник Отдела назначается и освобождается  от должности по представлению Начальником ГУ МЧС России по РИ.

К основным требованиям, предъявляемым к начальнику Отдела автоматизации, относятся:

• уровень профессионального образования – высшее образование;
• опыт работы (стаж) на государственной службе – не менее 2 лет; опыт работы по специальности – не менее четырех лет.

Всего в Отделе насчитывается 6 сотрудников, представляющих следующую структуру должностей:

• Начальник Отдела
• Заместитель начальника отдела – главный специалист
• Ведущие специалисты (двое сотрудников)
• Специалисты 1 разряда (двое сотрудников)

В основном в  Отделе и в Организации в целом работают сотрудники с высшим образованием. На руководящие должности назначаются сотрудники только с опытом работы и высшим образованием, постоянно повышающие свои квалификационные и профессиональные навыки.

Более половины сотрудников Отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН работают в ГУ МЧС России по РИ более 3 лет. Тем самым, проявляется достаточно низкая текучесть кадров, что позволяет поддерживать корпоративный дух и благоприятную атмосферу, а также способствует  повышению производственных показателей и эффективной деятельности как самого Отдела, так и в целом Организации.

Основными целями и задачами отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН являются:

• Организация разработки и внедрения новых систем;
• Поддержание в актуальном состоянии документации на автоматизированные системы;
• Поиск и удовлетворение всех потребностей Организации в технологических решениях;
• Создание и поддержание в актуальном состоянии свода технологий Предприятия. Контроль соблюдения технологических процессов. Обеспечение актуальности, целостности, взаимоувязанности и непротиворечивости внутренних регламентов работы подразделений Предприятия;

Ключевыми задачами отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН в части автоматизации деятельности Организации являются:

• Оценка потребностей работников в автоматизации деятельности.
• Организация разработки и внедрения новых автоматизированных систем.
• Анализ состояния автоматизированных систем и выработка предложений по их оптимизации и совершенствованию.
• Организация внесения изменений в автоматизированные системы.
• Выполнение регламентных работ для поддержания автоматизированных систем в работоспособном состоянии.
• Оперативное решение проблем по запросам пользователей, связанным с автоматизированными системами Организации.
• Обучение пользованию автоматизированными системами Организации.
• Консультирование пользователей по вопросам функционирования автоматизированных систем.

Ключевыми задачами отдела автоматизации в части  оптимизации бизнес – процессов  Предприятия являются:

• Координация направления работы по организационному развитию (анализ функционала и оргструктур, организация внедрения оргструктур, контроль актуализации моделей оргструктур, постановка принципов идентификации, структурирования и хранения описания процессов в едином формате Организации, координация описания процессов и т.д.).
• Координация направления работы по методологии регламентации (планирование потребности в регламентации, составления, согласования, утверждения, доведения плана регламентации и контроля выполнения, внедрение единых стандартов описания деятельност.).
• Согласование нормативных документов, разрабатываемых функциональными подразделениями.
• Разработка регламентов взаимодействия подразделений Организации.
• Координация и экспертиза организационных изменений, рекомендуемых в рамках проектов, реализуемых функциональными подразделениями Предприятия собственными силами и/или с привлечением внешних консультантов.
• Подготовка и представление проектов нормативных документов по вопросам деятельности Организации,  отнесенных к компетенции Отдела.

Отношения с органами управления Организации

Начальник ГУ МЧС  России поРИ принимает следующие решения, касающиеся деятельности Отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН:

• Утверждает кандидатуру Руководителя Отдела, условия трудового соглашения с ним;
• Утверждает Положение об Отделе, изменения и дополнения к нему.

Руководитель  Управления делами Организации принимает следующие решения, касающиеся деятельности Отдела автоматизации:

• Определяет кандидатуру Руководителя Отдела, условия трудового соглашения с ним, а также принимает решение об освобождении Руководителя Отдела автоматизации от занимаемой должности;
• Утверждает план работ и бюджет Отдела автоматизации;
• Утверждает систему мотивации работников Отдела автоматизации;
• Оценивает деятельность Отдела автоматизации по результатам отчетного периода;
• Определяет поощрения и взыскания для Руководителя и работников Отдела автоматизации.

Права и обязанности  работников Отдела автоматизации распределены четко, и зафиксированы в должностных  инструкциях и положениях, регулирующих работу данного отдела. Жесткая иерархия позволяет организовать эффективное взаимодействие различных структурных подразделений по достижению общих целей развития Предприятия.

Кадровый состав Отдела количественно и качественно  обеспечен кадрами, уровень образования, квалификация, стаж работы руководящих работников удовлетворяют требованиям работы Организации. Тенденции к замещению руководящих работников с более высоким уровнем образования и квалификацией не требуется.

Взаимодействие  со смежными подразделениями

Отдел Автоматизации взаимодействует с руководством Предприятия в части:

• Оценки потребностей Предприятия в автоматизации деятельности;
• Организации разработки и внедрения новых автоматизированных систем;
• Организации разработки и внедрения новых бизнес – процессов.

Отдел Автоматизации взаимодействует с управлением по работе с персоналом в части организации обучения работников Предприятия.

Отдел ИТ, ГИС и ОКСИОН взаимодействует с работниками всех структурных подразделений Предприятия в части решения  функциональных задач отдела.

Права работников Отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН

Для выполнения возложенных на Отдел функций  работники отдела имеют следующие права:

• Запрашивать и получать от руководителей подразделений данные, необходимые для выполнения функций подразделения в рамках указанных процессов взаимодействия;
• Проводить совещания с работниками Отдела и структурных подразделений Организации;
• Представлять заявки на технические средства, материальные и финансовые ресурсы, необходимые для функционирования Отдела;
• Инициировать включение в план подразделения задач, направленных на совершенствование автоматизированных систем Организации;

Обязанности работников Отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН

Работники Отдела обязаны:

• руководствоваться в своей работе действующим законодательством,  Положением об отделе, внутренними документами Организации;
• не распространять информацию, ставшую им известной в результате деятельности отдела.

Ответственность работников Отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН

Работники Отдела несут ответственность за:

• качественный уровень работ, проводимых Отделом;
• организацию разработки и проведения всех работ в установленные сроки;
• своевременное и качественное предоставление необходимой информации смежным подразделениям, требуемой для организации работ;
• выполнение обязанностей, предусмотренных Положением об отделе.

За неисполнение или некачественное исполнение должностных  обязанностей и другие нарушения  действующих на Организации норм и правил на работника Отдела автоматизации может быть наложено взыскание в форме, определяемой действующими локальными нормативными актами Организации и Трудовым Кодексом Российской Федерации.

 

 

2.3. Описание службы обработки информации и выявление проблем

в ее деятельности

 

В ГУ МЧС России по РИ используются различные технологии обработки, хранения, защиты и передачи информации.

Отдел ИТ, ГИС и ОКСИОН выполняет в организации функции развертывания и развития информационных систем.

Основными фазами жизни неструктурированной информации на предприятии являются:

• ввод информации в систему
• хранение, навигация, поиск и фильтрация документов
• коллективная работа с документами
• вывод информации из системы