Управление складским технологическим процессом и критерии оценки эффективности его организации

 Причина недооценки  роли склада кроется в отношении  к самому понятию «склад». Первоначально  это было место только для  хранения материальных ценностей,  и только потом - место для  выполнения складских операций. В результате хранение стали считать основной функцией склада, а складские операции - поддерживающей. 

Технологический процесс  переработки товаров на складе

Подготовка к приемке  и приемка: разгрузка поступающего товара, перегрузка на погрузочные  средства, перевозка из зоны поступления на склад хранения, либо на склад комиссионирования, если необходима его обработка. После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала.

Размещение их на хранение, организация хранения: используется стеллажное оборудование, стеллажи паллетные и глубинные.

При хранении с товаром  не выполняется никаких операций, следовательно, основная задача – оптимальное  использование пространства склада. Ограничение возникает при решении  задачи свободного доступа к каждому виду товара и при учете принципа ФИФО («первым поступил – первым ушел»).

Подготовка к отпуску  и отпуск товаров: получение товара из зоны упаковки, промежуточное хранение до тех пор, пока товар не будет  передан заказчику, размещение транспортных средств, предназначенных для загрузки товара, погрузка на транспортное средство.

Приемка по количеству и  качеству: Приёмка товара производится в соответствии с Инструкциями Госарбитража П-6 и П-7 (Инструкции о порядке  приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству). Проверка целостности упаковки: осуществляется при поступлении товара и при отгрузке, в случае необходимости производится замена упаковки.

Вид упаковки: ткань –  рулоны в полиэтиленовых мешках, готовая продукция в отдельных полиэтиленовых упаковках и затем в бумажных коробках.

Способ доставки товара: авто (транспортом предприятия, но возможно и транспортом поставщика, в случае, если нет свободного транспорта у  покупателя). Место приемки: оптовый склад предприятия

Процесс поступления  продукции на склад: физическая обработка  входящих потоков продукции; идентификация  продукции; уточнение количества и  качества продукции; подготовка отчетов; перемещение продукции на место  ее использования или хранения.

Схема технологического процесса на складе (Рисунок 5).

 

 

Рисунок 5. Схема технологического процесса на складе.

Подготовительные мероприятия, проводимые на складе до прибытия продукции:

1) устанавливаются места разгрузки транспортных средств;

2) проверяется наличие  необходимого количества поддонов;

3) устанавливается, с  помощью, каких механизмов и  оборудования разгружается и  перемещается поступившая продукция;

4) определяются места  хранения поступающей продукции;

5) определяется необходимое  количество работников склада  и складского оборудования;

6) осуществляется подготовка  приемосдаточной документации.

Приемка продукции по количеству процедура сверки массы  количества мест и единиц фактически поступившей продукции с данными сопроводительных товарно-транспортных документов (счета-фактуры, товарно-транспортной накладной).

Проводится в сроки, указанные в инструкциях. Недостача  оформляется коммерческим актом.

Вручение товарораспорядительных документов рассматривается как передача самой продукции. Отгруженный вес или количество вес или объем продукции, устанавливаемый в пункте отправления и указанный перевозчиком в соответствующем транспортном документе (коносаменте, накладной, почтовой квитанции).

Выгруженный вес или количество вес, установленный в оговоренном пункте назначения. Взвешивание продукции обычно производится во время разгрузки продукции или через определенное время после ее окончания присяжными весовщиками (счетчиками, тальманами), действующими на основании полномочий, получаемых от местных властей или торговых палат.

Приемка продукции по качеству представляет собой процедуру  выявления качества и комплектности  продукции, поступившей на склад, а  также соответствия тары, упаковки и маркировки установленным требованиям государственных стандартов, технически условий, утвержденным образцам (эталонам), условиям договор поставки) и сопроводительным документам (сертификат качества, санитарный сертификат, ветеринарный сертификат). Проводится в установленные инструкциями сроки. При обнаружении недоброкачественной или некомплектной продукции приемку приостанавливают и составляют коммерческий акт.

Организация складского пространства: вертикальная интеграция, товары более длительного хранения размещаются на стеллажах более высокого уровня. Размещение товаров: товары для длительного хранения и товара для комиссионирования размещаются в одном помещении; организация склада построена согласно вертикальной интеграции, то есть товары для длительного хранения, размещаются на стеллажах более высокого уровня.

Условия хранения и охрана: отдельное помещение, охранник.

Организация учета: ассортимент  номенклатуры включает в себя как  штучный, так и весовой (фасованный и россыпной) товар. Складской учет товара организован на базе стандартной конфигурации "1С:Торговля и Склад". Подъемно-транспортное оборудование: в качестве вспомогательного погрузочного средства на складах хранения используется стандартный поддон.

Отопление и вентиляция помещения играют первостепенную роль в создании нормального температурно-влажностного режима. Нельзя допускать перерывов в отоплении. Отдушины вентиляции не должны загораживаться посторонними предметами. При отсутствии в системы принудительной вентиляции одним из основных средств, поддерживающих температурно-влажностный режим в помещении, является проветривание через окна, форточки. Проветривание способствует обновлению состава воздуха, который за время пребывания в помещении людей насыщается влагой и вредными газами. Освещение от обычных ламп.

Организация учета и контроля за оптовыми закупками.  

 Организация учета и контроля за оптовыми закупками – важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества.

Учет выполнения договоров  поставки осуществляется в специальных  журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщикам претензий.

Журнальная форма учета  выполнения договоров не позволяет  иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту и применяется всего лишь для внутреннего пользования отдела закупок и в упрощенной форме.

Поэтому используется автоматизация  учета поставок с помощью 1С. Успешному  проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих суммы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, а также согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведением закупок.

Если анализировать  товарные потери компаний, то для разных организаций структура потерь окажется практически одинаковой. Однако значение каждой составляющей в потерях заметно  различается, так как всё зависит  от вида бизнеса, в котором работает компания, и от типов хранимой на складе продукции.

Как правило, потери имеют  следующую структуру:

- хищения (как явный  вынос продукции со склада  или её употребление прямо  на складе, так и исправления  в документах и т. п.);

- ошибки персонала,  прежде всего в учёте (ошибки при приёмке товара, при контроле сроков годности продукции и т.д.);

- несоблюдение условий  хранения (в том числе порча  товаров на разных этапах складских  операций);

- пожары, наводнения из-за  неисправности оборудования и  другие подобные бедствия;

- порча складского  оборудования (сознательная или  случайная).

Для каждого вида потерь существует свой комплекс мер безопасности. К ним, в том числе, относится  использование различных технических  систем безопасности.

Особое внимание внутренней безопасности складов уделяют следующие категории компаний:

- организации, оказывающие  услуги ответственного хранения (для них уровень товарных потерь, составляющий более 0,5% от оборота,  означает, как правило, «переход  через границу» рентабельности  бизнеса);

- компании, осуществляющие  хранение собственных товаров  следующих видов: электроника,  лекарственные препараты, алкоголь, дорогостоящие товары, пищевые продукты (для таких логистов критичен  уровень потерь, превышающий 1% от  оборота).

Нельзя недооценивать присутствие в России иностранных игроков, которых становится всё больше. Применяя ТСБ и автоматизированные системы жизнеобеспечения склада, они осознают, что защищают таким образом главную вверенную им ценность - товар, который является активом. Не в каждом случае использование ТСБ является залогом успеха. Удачным применение систем можно считать только при грамотном подходе к ним.     Простой пример: установленные на складе устройства видеозаписи позволяют круглосуточно контролировать все стадии работы с запасами, но при этом нельзя сказать, что устройства предотвращают потери товаров и способствуют оперативной работе логиста с заказчиками, то есть на основе видеозаписей невозможно идентифицировать нарушителя (это значит, что на объекте установлено недостаточно камер, не используются идентификаторы персонала, или же на территории образовались так называемые «мёртвые зоны»). Если через ваш склад ежегодно должно проходить грузов на сумму больше 1 миллиарда долларов, то вы, скорее всего, хотели бы быть уверенными в эффективной работе своей системы безопасности.

Российские девелоперы складов класса А и В приходят к планированию всех решений по безопасности на уровне предпроектных разработок. Такой подход не только соответствует  стандартам качественных складов, но и позволяет инвесторам проектов экономично расходовать средства, в отличие от ситуации, когда технические системы монтируются на действующем объекте. Известно строительное правило: любое решение, запланированное на этапе проектирования, позволяет сэкономить около 20% общего объёма инвестиций.

Стоимость непосредственно  ТСБ на вашем объекте также  может варьироваться, в зависимости  от уровня сложности и ценового диапазона  охранных решений. На стоимость решений, прежде всего, влияет цена оборудования. Так, установка систем охранного телевидения может варьироваться от $7 500 до $50 000 и выше при длине периметра складского объекта в 2,5 км, с интервалом установки камер через каждые 50 м. Примерно такая же разница в цене наблюдается при прокладке кабеля охранной сигнализации по периметру комплекса.

При этом практика показывает, что:

- более дорогие ТСБ  просты и экономичны в обслуживании;

- эффект снижения  потерь на складе возникает  только при применении комплексных  решений безопасности;

- стоимость комплекса  решений ТСБ тем меньше, чем раньше его начинают разрабатывать и закладывать в проект.

Безопасность  складского объекта.

Безопасность складского объекта можно разделить на внешнюю  и внутреннюю. Пожары, стихийные  бедствия, террористические акты, грабежи - это внешние угрозы. Распространённые же нарушения внутренней безопасности исходят чаще от персонала, работающего на объекте. В их числе - элементарные кражи, иногда совершаемые посторонними лицами по сговору с работниками склада. Для данной ситуации справедлив следующий принцип: ответственность за 80% потерь лежит на внутренних источниках, и за 20% - на внешних. Предотвращать воровство - дело службы безопасности склада. По статистике около двух третей сотрудников склонны к совершению краж (при этом состав службы безопасности не является исключением). Такие моменты, как исправления товарно-транспортной документации, странные пометки на упаковках, нахождение продукции в неположенном месте и даже слишком частые перекуры работников, являются тревожным сигналом для менеджера по безопасности.

Система безопасности не способна противостоять всем бедам, если хотя бы один из ее элементов уязвим (необходима многоуровневая система  защиты с пересекающимися системами  контроля). Есть разница между созданием  на складе внутренней службы безопасности, установкой тех или иных ТСБ и системой безопасности в целом. Система безопасности представляет собой некую концепцию, которая становится бизнес-процессом компаний, работающих в логистическом секторе.

Концепция безопасности.

Документ «Концепция безопасности» - это комплекс решений по защите склада от внешних и внутренних угроз и рисков. Для каждого складского объекта наши специалисты и специалисты iSES разрабатывают концепцию безопасности, под которой подразумевается безопасность экономическая, информационная, пожарная, физическая и т. д. Особая роль в концепции отводится техническим системам безопасности. Практика показывает: чем раньше создается подобный документ, тем больше возможностей представляется для подбора оптимальных для данного склада ТСБ.